Gandrīz visi strādājošie izmanto e -pastu, taču tas var mūs viegli pārvarēt. Daži no mums saņem daudz vairāk e -pasta ziņojumu, nekā varam efektīvi risināt. Spēja ātri un pareizi atbildēt uz e -pastu var palīdzēt ietaupīt laiku un izskatīties profesionālāk. Piezīme:
Ne visas šīs darbības un ieteikumi darbojas visos e -pasta pakalpojumos, taču tie visi darbojas pakalpojumā Gmail.
Soļi
1. solis. Izprotiet iemeslu, kāpēc cilvēki izmanto e -pastu
E -pasts ir paredzēts saziņai starp cilvēkiem; tas ir paredzēts teksta un vizuālās informācijas nosūtīšanai no vienas personas citai / daudziem citiem. Tas nav paredzēts:
- Informācijas uzglabāšana; labāk ir saglabāt informāciju kā dokumentu savā datorā vai mākonī
- Atgādinot, kas jādara; drīzāk izmantojiet uzdevumu sarakstu vai kalendāru
2. solis. Izmantojiet etiķetes vai mapes, lai e -pasta ziņojumi būtu sakārtoti un nebūtu iesūtnē
- Izmantojiet apzīmējumu “sekot” vai “atbildēt”. Pēc tam tie jāpievieno dienasgrāmatai vai uzdevumu sarakstam.
- Izmantojiet “gaida atbildi”, kad gaidāt kādu citu
- Izmantojiet “steidzamu” lietām, kas jādara pēc iespējas ātrāk
3. solis. Saglabājiet noderīgu informāciju un pēc tam arhivējiet e -pastu
- Lejupielādējiet visus pielikumus un saglabājiet failus pareizajā vietā
- Tad, ja jūs neatbildēsit uz e -pastu, arhivējiet to
4. darbība. Arhivējiet e -pastus, ar kuriem esat beidzis
Nebaidieties no arhivēšanas; Tas būtībā pārvieto e-pastu no jūsu iesūtnes uz lodziņu bez nosaukuma (tehniski tas noņem etiķeti “iesūtne”)
- Tas nav pazudis - tas ir domāts dzēšanai
- Tas vienmēr ir meklējams un atrodams
5. solis. Izdzēsiet kļūdas e -pastus, pēc tam anulējiet to avotu
Tādējādi jūsu iesūtne būs brīva no nevajadzīgiem un nevēlamiem e -pasta ziņojumiem.
- Izdzēsiet e -pastus, kurus jums nevajadzēja saņemt
- Tie vairs nebūs meklējami vai atrodami pēc tam, kad kādu laiku atradīsieties atkritumu tvertnē
- Ja vairs nevēlaties saņemt šāda veida e -pasta ziņojumus, noteikti anulējiet to saņemšanu, e -pasta apakšdaļā atrodot informāciju par atrakstīšanos.
- Ja nevarat atteikties no tā abonēšanas, piešķiriet e -pastu kā surogātpastu
6. Izmantojiet zvaigznītes īpašiem un ļoti svarīgiem vai steidzamiem e -pasta ziņojumiem
Izmantojiet zvaigznītes taupīgi, jo pārāk daudz ar zvaigznīti atzīmētu e -pasta ziņojumu būs tikpat nelietderīgi kā e -pasta ziņojumi, kas nav atzīmēti ar zvaigznīti.
Padomi
- Vienmēr paturiet prātā e -pasta mērķi un mēģiniet to neizmantot nekam citam.
- Izmantojiet e-pastu kā daļu no “produktivitātes darbplūsmas” kopā ar uzdevumu sarakstu, kalendāru vai dienasgrāmatu un jebkuru citu rīku, kas jums šķiet noderīgs.
