Savu prioritāšu rakstīšana uz papīra darbojas, ja pēcpusdienā varat tās izslēgt. Izmantojot ienākošo uzdevumu straumi mājās vai darbā, daudzi tiek pārnesti uz nākamo dienu (vai nedēļu vai mēnesi). Šī Excel izklājlapa vēro tuvojošos termiņu un attiecīgi maina uzdevumu prioritātes. Pēc 20 minūtēm tālāk norādītās darbības nodrošina efektīvāku veidu, kā pārvaldīt savas prioritātes.
Soļi
Solis 1. Izveidojiet cilni "Mājas" vai "Birojs"
Atveriet jaunu Excel izklājlapu. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz cilnes "Sheet1" apakšā un noklikšķiniet uz Pārdēvēt. Ierakstiet "Mājas" vai "Birojs".
2. solis. Pārdēvējiet 2. lapu par “veidni” un lapu 3. par “punktiem”, atkārtojot 1. darbību
3. solis. Izveidojiet tabulu Svarīgums
Cilnē Punkti aizpildiet A, B un C slejas:
Solis 4. Definējiet nosaukumu "Nozīme"
Atlasiet no šūnas A2 līdz C7. Noklikšķiniet uz Ievietot nosaukuma definīciju
Definējiet nosaukumu kā "Nozīme" un noklikšķiniet uz Labi
5. solis. Izveidojiet piepūles tabulu
Atkārtojiet 3., 4. un 5. darbību, lai E, F un G slejās izveidotu tabulu Pūles. Atlasiet šūnas no E2 līdz G6 un piešķiriet tām nosaukumu "Pūles".
6. solis. Izveidojiet tabulu Steidzamība
Atkārtojiet 3., 4. un 5. darbību, lai I, J un K. slejās izveidotu tabulu Steidzamība. Nosauciet tās kā "Steidzamība".
7. solis. Ievadiet virsrakstus cilnē Sākums
Noklikšķiniet uz cilnes Sākums un ievietojiet virsrakstus 1. rindā:
- A - A prioritātes formula, 1 vissvarīgākajam uzdevumam, bet var būt vairāk par 100
- B - Uzdevums Uzdevuma nosaukums.
- C - nozīme A, B, C, D, E vai F no tabulas.
- D - piepūle A 1-5, no piepūles tabulas.
- E - Steidzamība Formula, kuras pamatā ir izpildes datums.
- F - termiņš, kad uzdevums jāpabeidz. Termiņi nav grūti un ātri. Ramp Up stāsta, cik agri jūs varētu sākt uzdevumu un Pagarinājums norāda, cik dienas tas varētu slīdēt. Matu griešanai var būt piecas reizes un pagarinājums 4 - nav jēgas veikt matu griezumu 2 nedēļas agrāk, un cilvēki to var pamanīt, ja tas kavējas vairāk nekā 5 dienas.
- G - Ramp Up dienas pirms termiņa jūs varētu sākt uzdevumu.
- H - Pagarinājums Automātisks termiņa pagarinājums
- I - dienu kreisā formula. Dienu skaits pirms termiņa; negatīvs, ja termiņš ir pagājis.
- J - Finished Date uzdevums faktiski tika pabeigts.
- K - komentārs Jebkura informācija par uzdevumu.
8. solis. Ievadiet savu uzdevumu sarakstu
Piezīme Prioritāte, steidzamība un atlikušās dienas ir tukšas. Tie tiks aizpildīti ar formulām. Šeit ir mājas uzdevumu paraugs.
9. solis. Ievadiet formulas atlikušajām dienām, steidzamībai un prioritātei
Tālāk sniegtās formulas ir paredzētas 2. rindai.
- I (atlikušās dienas) = F2-IF (ISBLANK (J2), TODAY (), J2)
- E (steidzamība) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2+H2> 0, 2, 1)))))
- A (prioritāte) = MEKLĒŠANA (C2, nozīme, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, piepūle, 2, FALSE) + MEKLĒŠANA (E2, steidzamība, 2, FALSE)
10. solis. Mainiet šūnas I2 formātu uz veselu skaitli, ar peles labo pogu noklikšķinot uz šūnas, atlasot formātu un padarot to par skaitli ar 0 zīmēm aiz komata
11. solis. Kopējiet formulas par prioritāti, steidzamību un atlikušajām dienām uz katras kolonnas atlikušajām šūnām
Atlasiet šūnu E2 un ierakstiet CTRL-C.
Atlasiet šūnas no E3 līdz E10 un noklikšķiniet uz CTRL-V. Atkārtojiet, lai kopētu šūnu I2 uz šūnām I3 līdz I10. Visbeidzot, atkārtojiet, lai kopētu šūnu A2 uz šūnām A3 līdz A10. Ignorējiet nepāra vērtības, ko saņemat nenoteiktiem uzdevumiem.
12. solis. Kārtojiet rindas pēc prioritātes
Atlasiet no šūnām A1 līdz K tik daudzām rindām, cik jums ir datu. Pēc tam noklikšķiniet uz Datu kārtošana.
13. darbība. Saglabājiet savu prioritāšu izklājlapu, ieskaitot versijas izveides datumu
14. solis. Atzīmējiet uzdevumus kā pabeigtus
Pabeigt uzdevumus, atzīmējiet datumu slejā Pabeigts. Atcerieties CTRL- ;
(vadības taustiņš un semikols) uzreiz ievada pašreizējo datumu.
15. solis. Skatieties, kā prioritātes mainās katru dienu
Šeit ir prioritātes vairākām dienām. 13. jūlijā visi uzdevumi ir pirms Ramp Up periodā, tāpēc ir liels skaits. 20. jūlijā parādās augstākas prioritātes (mazāki skaitļi) četriem uzdevumiem, ieskaitot Pļauj zālienu kas ir trāpījis Pienākums datums. 21. datumā prioritāte ir augstāka, jo atrodamies Pagarinājums periodā, un 23. jūlijā tas ir vēl augstāks, jo tas ir ārpus Pagarinājums periods. Samaksāt rēķinus piedzīvo arī eskalāciju 23. un 25. datumā.
Padomi
- Jūtieties brīvi pievienot citas slejas - kas piešķīra uzdevumu, kategoriju utt.
- Sadaliet lielus uzdevumus mazākos.
- Ja nepieciešams, katru dienu kārtojiet uzdevumu sarakstu.
- Saglabājiet atsevišķus Excel failus ģimenei/mājām un darbam.
- = JA (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) +7, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- Izmantojiet automātisko filtru, lai atlasītu kavētos uzdevumus (steidzamība = 1) vai ļoti svarīgus uzdevumus (nozīme = "A")
- Izlasiet tālāk uzskaitītos rakstus par prioritāšu noteikšanu un laika pārvaldību.
- Kopējiet periodiskos uzdevumus cilnē Veidnes, lai tos varētu viegli atrast un atkārtot.
- Jūtieties brīvi mainīt punktus, kas doti par katru prioritātes daļu.
- Viens veids, kā pastāvīgi atjaunināt atkārtotu uzdevumu, ir ievadīt to datuma slejā: (Šajā piemērā izmantota piektdiena, kas šeit ir “5”.)
- Termiņā pievienojiet nosacījuma formātus, lai norādītu, kad tas ir nokavēts.
- Katru nedēļu, mēnesi (vai varbūt divreiz vairāk) saskaita pabeigto uzdevumu skaitu katrā periodā. Šī var būt vienīgā pozitīvā atsauksme par jūsu darbu.
- Tas atrod "šodienas" datumu (pirmdiena = 1, otrdiena = 2,… svētdiena = 7) un pārbauda, vai nav vēlāk par piektdienu. Ja tā ir, tas pašreizējam piektdienai pievienos septiņus, nākamās nedēļas dodot piektdien. Ja tas nav vēlāk par piektdienu, tas parāda tikai šīs nedēļas piektdienas datumu.
- Šajā piemērā pirmdiena = 1, otrdiena = 2, trešdiena = 3, ceturtdiena = 4, piektdiena = 5, sestdiena = 6 un svētdiena = 7.
- Lai mainītu šo formulu, lai tā darbotos, piemēram, otrdien, mēs redzam, ka, aplūkojot iepriekš minēto sarakstu, otrdiena = 2, tāpēc vienkārši nomainiet trīs piecus formulā uz 2.
Brīdinājumi
- Tā vietā, lai visu laiku nēsātu līdzi Excel failus, izmantojiet Google izklājlapu, lai jūsu faili vienmēr būtu jums pieejami.
- Atkopšanai saglabājiet izklājlapu ik pēc dažām sesijām.
- Laika pārvaldība ir ļoti personiska, un šī izklājlapa var neatbilst jūsu vajadzībām un vēlmēm. Tas var šķist uzbāzīgs vai pārāk prasīgs, lai apmeklētu katru dienu. Tas var noderēt jums, bet ne jūsu draugiem vai otrādi.
- Aprēķinātās prioritātes nav kārtas skaitļi. “1” prioritārā uzdevuma izpilde nemaina visus pārējos. Prioritātes var būt vairāk nekā simts, un ne visi skaitļi ir iespējami. Parasti koncentrējieties uz prioritātēm no 1 līdz 12.
- Neuztraucieties, ka jums ir pārāk daudz uzdevumu - pat divu mēnešu uzdevumi var gaidīt saraksta apakšā, līdz tuvojas to izpildes termiņš.
