Tas izklausās vienkārši, bet vai tā ir? Vai jūs darāt pareizos soļus? Pastāv veids, kā pārvaldīt e -pastu, izmantojot Microsoft Outlook pasta mapes, taču ne vienmēr ir skaidrs, kā to izdarīt efektīvi.
Soļi
1. solis. Identificējiet personas vai cilvēku grupas, no kurām regulāri saņemat e -pastu
2. solis. Programmā Outlook Mail, Darbības, Noteikumi un brīdinājumi izveidojiet jaunus noteikumus katrai atsevišķai grupai vai personai, no kuras regulāri saņemat e -pasta ziņojumus, un novirziet šos e -pastus uz konkrētu mapi zem mapes Iesūtne
3. solis. Nosakiet, vai vēlaties, lai A) tiktu brīdināts, kad saņemat īpašu ziņojumu no šīs personas vai grupas, un/vai B) atzīmējiet to kā izlasītu
Pārskatiet citas darbības iespējas, lai redzētu, vai tās var jums vēl vairāk palīdzēt.
4. solis. Izveidojiet jaunus noteikumus katrai atsevišķai grupai vai personai, kurai regulāri sūtāt e -pastu, un novirziet šos e -pasta ziņojumus uz e -pasta kopiju, ko nosūtāt uz noteiktu mapi zem nosūtītās mapes
5. solis. Pamatojoties uz prioritāti, izlemiet, kad un kādā secībā vēlaties pārtraukt kārtulas apstrādi
Tas ir īpaši svarīgi, strādājot ar noteikumiem, kas attiecas uz jums adresētiem e -pastiem nosūtīt - pretējā gadījumā jūs saglabāsit vairākas viena e-pasta kopijas.
6. solis. Nosūtiet vienu kārtulu visu nosūtīto kārtulu apakšā ar Pārtraukt apstrādi
Šis noteikums aptvers visus e -pastus, kas netika ievietoti atsevišķās apakšmapēs.
7. solis. Pastāvīgi novērtējiet nosūtītos e -pastus, kas nonāk mapē Nosūtītie un kas netiek pārvietoti uz citu apakšmapi
Ziņojumu skaits mapē Nosūtīts mape var norādīt, kad ir pienācis laiks izveidot jaunas nosūtīto e -pasta apakškategorijas.
8. solis. Pastāvīgi novērtējiet iesūtnes e -pasta ziņojumus, kas nonāk iesūtnē un netiek pārvietoti uz citu apakškategoriju
Ziņojumu skaits galvenajā Iesūtne mape var noteikt, kad ir pienācis laiks izveidot jaunas saņemto e -pasta apakškategorijas.
Video - izmantojot šo pakalpojumu, daļa informācijas var tikt kopīgota ar pakalpojumu YouTube
Padomi
- Lai pārvaldītu e -pastu, izmantojot Microsoft Outlook, galvenais ir iemācīties izveidot e -pasta kategorijas un noteikt e -pasta prioritātes - domājiet par to kā par e -pasta dārza atzarošanu un ravēšanu, lai jūs varētu gūt labumu no pieejamās informācijas uzplaukuma.
- Apsveriet iespēju mainīt mapju rekvizītus, lai tiktu parādīts kopējais vienumu skaits, nevis kopējais nelasīto vienumu skaits, jo īpaši, ja jūs jau saņemat brīdinājumus par svarīgu jaunu ziņojumu saņemšanu.
- Mapēm, kuras izveidojat Nosūtīts pastu, pielāgojiet skatu (ar peles labo pogu noklikšķiniet uz mapes displeja/kārtošanas joslas, pielāgojiet pašreizējo skatu, laukus utt.), lai noņemtu No un Saņemts un pievienojiet Uz un Nosūtīts lauks.
- Reiz Nosūtīts un Saņemts e -pasti ir iedalīti kategorijās, ir vieglāk redzēt, no kurienes nāk "e -pasta pieaugums", un izlemt, kur apgriezt un izveidot jaunas filiāles.
- Piemēram, reklāmas e -pasta ziņojumus, iespējams, ir vērts pārskatīt, kad tie pirmo reizi tiek saņemti, taču drīz tie ir novecojuši un var tikt noņemti. Bankas paziņojumi un kvītis, kuras, iespējams, vēlēsities paturēt.
- Iespējams, vēlēsities mapes skatam pievienot arī citus noderīgus laukus. Izmērs ļauj redzēt un kārtot ziņas lielumu. Jūs varat izlemt atslogot e -pasta mapes no lielākiem e -pasta ziņojumiem un pārvaldīt tās ārpus e -pasta (t.i., saglabāt svarīgus pielikumus vai saglabāt visu e -pastu vietā, kas nav Outlook).
- Vai nepieciešama palīdzība saistībā ar surogātpastu programmā Outlook? spambayes. Tas ir ātri. Tas ir viegli. Tas ir par brīvu.
Brīdinājumi
- Kad ziņojumu skaits mapē tuvojas noteiktam skaitam (50? 100? 200?), Ir pienācis laiks izvērtēt ravēšanu, atzarošanu, e-pasta ziņojumu apakškategorizēšanu šajā mapē.
- Pirms izmaiņu veikšanas Outlook darba versijā (vai otrādi, atkarībā no tā, kas jums rūp vairāk), jums vajadzētu padarīt savu mājas Outlook versiju par pārbaudes gadījumu, lai izveidotu Outlook e -pasta kārtulas.
