Šis wikiHow apmācīs jūs, kā veikt pasta sapludināšanu Microsoft Office vai OpenOffice.org. Pasta sapludināšana ir īpaši ērta funkcija, kas ļauj automātiski personalizēt dokumentu katram adresātam, kuram tas tiek nosūtīts. Tādā veidā jums nav atsevišķi jāmaina dokuments katram adresātam. Tas ir milzīgs laika ietaupījums, un to ir patiešām viegli izdarīt! Tālāk norādītās darbības jums soli pa solim parādīs visu procesu.
Soļi
1. metode no 3: Sagatavošana
1. solis. Izveidojiet datu failu
Tas var būt izklājlapas fails, datu bāzes fails vai pat teksta dokuments ar atbilstošu formatējumu. Visbiežāk tiek izmantoti izklājlapu faili; šajā rokasgrāmatā tiek pieņemts, ka izmantojat izklājlapu.
-
Jūsu datu failā jābūt visai informācijai, kas būs jāmaina no kopijas uz kopiju. Piemēram, ja rakstāt veidlapas vēstuli, jūsu datu failā būs visu to personu vārdi un, iespējams, adreses, kurām plānojat nosūtīt vēstuli.
Ievietojiet vienu informācijas vienību katrā šūnā pa līniju, lai katrs informācijas veids (vārds, uzvārds, gods un tā tālāk) būtu savā slejā
-
Izveidojiet saprātīgus kolonnu nosaukumus. Pasta sapludināšana nolasa datus kolonnās. Tiek pieņemts, ka pirmais ieraksts katrā informācijas slejā ir šāda veida informācijas vispārējais nosaukums, tāpēc izmantojiet nosaukumus, kas jums ir saprātīgi.
Piemēram, sāciet vārdu nosaukumu kolonnu, ierakstot “vārds”, pēc tam ievietojiet visus vārdus zem tā. Kad jums tiek jautāts, kuru lauku ievadīt savā vēstulē, jūs redzēsit opciju “vārds” un atcerēsities, kas ir ietverts šajā slejā
- Microsoft Office lietotāji, kuri e-pastam izmanto arī programmu Outlook, pēc izvēles var izmantot savu Outlook adrešu grāmatu kā datu failu.
2. darbība. Saglabājiet datu failu
Saglabājiet to vietā, kur to viegli atrast, un nosauciet to par kaut ko tādu, ko viegli atcerēsities.
3. solis. Izrakstiet savu primāro dokumentu
Šis ir dokuments, kurā jūs ievietojat informāciju. Piemēram, ja rakstāt veidlapas vēstuli, galvenais dokuments ir burts. Jebkurš vienums, ko pasta sapludināšana aizpildīs jūsu vietā (piemēram, vārdi), pagaidām jāatstāj tukšs.
2. metode no 3: pasta sapludināšana MS Office
1. darbība. Atveriet pasta sapludināšanas uzdevumrūti
Sākotnējā dokumentā noklikšķiniet uz rūts, lai to atvērtu. Ja to neredzat, atveriet izvēlni Rīki un sarakstā atlasiet Pasta sapludināšana.
2. solis. Atbildiet uz MS Office jautājumiem
Office pasta sapludināšanas rīkam ir daži soļi, kas paredzēti, lai atvieglotu jūsu dzīvi, gudrāk un precīzāk apvienojot failus.
- Sāciet, pastāstot, kāda veida dokumentu jūs rakstāt. Noklikšķiniet uz vispiemērotākās un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.
- Pastāstiet, kādu “sākuma dokumentu” (primāro dokumentu) vēlaties izmantot. Ja esat veicis šīs darbības, jums vajadzētu būt iespējai izvēlēties “izmantot šo dokumentu”. Noklikšķiniet uz Tālāk.
3. solis. Izvēlieties apvienojamo failu
Šis ir iepriekš izveidotais datu fails. Atlasiet atbilstošo radio pogu un noklikšķiniet uz Tālāk, lai meklētu failu un savienotu to ar primāro dokumentu.
Ja vēlaties izmantot savu Outlook adrešu grāmatu, tā vietā noklikšķiniet uz šīs opcijas
4. solis. Izvēlieties, kādus datus izmantot
Office ļauj atlasīt vai atcelt informācijas rindu izvēli, kā vēlaties. Tas ļauj jums izvēlēties, kurus datu faila informācijas vienumus vēlaties apvienot primārajā dokumentā, padarot datu failu noderīgāku laika gaitā, kad to izmantojat dažādām lietām. Kad esat apmierināts, noklikšķiniet uz Tālāk.
Datus var kārtot, noklikšķinot uz katras kolonnas galvenes. Tas var būt noderīgi, ja jums ātri jāmeklē daudz informācijas
5. solis. Ievietojiet datu laukus
Uzdevumu rūts nākamajā lapā jums tiks piedāvāts uzrakstīt dokumentu, ja vēl neesat to izdarījis, un tiks piedāvāts virkne iespēju datu ievietošanai no faila dokumentā.
-
Ievietojiet datu lauku, novietojot kursoru vietā, kur tas tiks novirzīts, un pēc tam uzdevumrūtī noklikšķinot uz atbilstošās pogas, lai to ievietotu.
Jūs varat izdzēst nepareizi novietotus vai dublētus datu laukus, nospiežot taustiņu Dzēst, tāpat kā parastu burtu vai ciparu
-
Iepriekš iestatītās opcijas nedaudz mainās atkarībā no tā, kāda veida dokumentu jūs rakstījāt Office. Office dara visu iespējamo, lai no jūsu sniegtajiem datiem aizpildītu atbilstošo informāciju. Piemēram, ja rakstāt veidlapas biznesa vēstuli, iespējams, redzēsit iespēju ievietot adrešu bloku, kurā ir katra saņēmēja vārds un uzvārds, kā arī pilna adrese, kas kārtīgi sakārtota dažās rindās.
- Dažas no iepriekš iestatītajām opcijām atvērs papildu logus, lai jūs varētu aizpildīt atbilstošo informāciju. Tie visi ir vairāk vai mazāk vienkārši un viegli saprotami.
- Ja jūs izmantojat iepriekš iestatītu iestatījumu un šķiet, ka nevarat atrast pareizo informāciju, noklikšķiniet uz pogas ar atzīmi “Atbilst laukiem”, lai programmai iemācītu, kuri no jūsu lauku nosaukumiem atbilst tās standarta nosaukumiem. Piemēram, varat parādīt, ka tai ir jāizmanto kategorija “Uzvārds” jūsu datu failā, lai adrešu blokā aizpildītu “Uzvārds” datus.
- Lai izmantotu savus laukus, noklikšķiniet uz “vairāk iespēju”. Jūs varēsit redzēt katras slejas nosaukumus un tos izmantot.
6. solis. Pārbaudiet savus burtus
Pasta sapludināšanā netiks parādīta konkrētā informācija laukos, kurus lietojat savam primārajam dokumentam, kamēr neesat to izdrukājis, taču Office piedāvā priekšskatījuma funkciju, kas ļauj pārbaudīt un pārliecināties, vai informācija tiek parādīta pareizi atbilstoši tam, kā ievietojāt laukus savā dokumentā. Jūtieties brīvi to izmantot, līdz esat pārliecināts, ka viss ir kārtībā.
7. solis. Pabeigt sapludināšanu
Pasta sapludināšanas uzdevumrūtes pēdējais ekrāns informē, ka viss ir vietā, un tas ir gatavs dokumentu drukāšanai. Katrā izdrukātajā dokumentā parādīsies viena informācijas kopa, un programma izdrukās tik daudz kopiju, cik ir informācijas kopu.
Ja vēlaties atsevišķus burtus rediģēt atsevišķi, to varat izdarīt arī šajā uzdevumrūtī, vispirms noklikšķinot uz “rediģēt atsevišķus burtus”
3. metode no 3: pasta sapludināšana vietnē OpenOffice.org
1. solis. Izveidojiet datu bāzi
Vietnē OpenOffice.org pasta sapludināšanai vienmēr ir nepieciešams datu bāzes fails; tomēr jūs joprojām varat vispirms izveidot savus datus izklājlapā.
- Sākotnējā dokumentā atveriet izvēlni Fails un izvēlieties izveidot jaunu datu bāzes failu.
- Parādītajā logā atlasiet opciju “izveidot savienojumu ar esošu datu bāzi”. Nolaižamajā izvēlnē atlasiet “izklājlapa” un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.
- Nākamajā ekrānā novirziet OpenOffice.org uz izklājlapas failu, kuru vēlaties izmantot. Jūs varat izvēlēties, vai aizsargāt datu bāzi ar paroli, atzīmējot izvēles rūtiņu zem faila atrašanās vietas. Kad esat gatavs, noklikšķiniet uz Tālāk.
-
Šajā ekrānā izvēlieties, vai reģistrēt datu bāzi, lai vēlāk būtu vieglāk piekļūt, un izlemiet, vai vēlaties atvērt datu bāzes failu, lai to rediģētu tieši tagad. (Jums, iespējams, nebūs, ja tikko izveidojāt izklājlapas failu.) Lai saglabātu datu bāzi, noklikšķiniet uz Pabeigt.
Noteikti piešķiriet datu bāzei nosaukumu, kuru varat viegli atcerēties
2. solis. Ievietojiet savus laukus
Tagad, kad esat saistījis savu informāciju ar datu bāzi, ko OpenOffice.org var saprast, ir vienkārši izmantot šo datu bāzi pasta sapludināšanai, ja vien zināt, kur meklēt.
- Izvēlnē Ievietot atlasiet “lauki” un pēc tam apakšizvēlnē “cits…”. Varat arī ierakstīt control-F2.
- Parādītajā logā noklikšķiniet uz cilnes "datu bāze".
-
Loga apakšējā labajā pusē noklikšķiniet uz pogas Pārlūkot un atrodiet tikko izveidoto datu bāzes failu.
Kad esat izvēlējies savu datu bāzi, tā tiks parādīta sarakstā ar nosaukumu “datu bāzes izvēle” loga labajā pusē
- Saraksta “tips” loga kreisajā pusē atlasiet “pasta sapludināšanas lauki”.
- Noklikšķiniet uz + blakus savai datu bāzei, un zem tās vajadzētu parādīties izklājlapas failam. Noklikšķiniet uz + blakus ka, un jūs redzēsit lauku nosaukumus, kurus izvēlējāties, veidojot izklājlapu.
-
Atlasiet lauku, kuru vēlaties ievietot, un noklikšķiniet uz Ievietot, lai ievietotu lauku primārajā dokumentā.
- Pirms ievietošanas ievietojiet kursoru vietā, kur vēlaties ievietot lauku, pretējā gadījumā jums būs jāizgriež un jāielīmē, lai to pārvietotu pareizajā vietā.
- Tāpat kā Office, jūsu primārajā dokumentā teksta laukus uzskata par burtciparu rakstzīmēm. Tos var pārvietot, izmantojot atstarpes taustiņu, un dzēst, izmantojot dzēšanas taustiņu.
Solis 3. Pabeigt sapludināšanu
Vēlreiz pārbaudiet, vai katrs lauks ir pareizi novietots. Kad esat gatavs, izdrukājiet primāro dokumentu. Pasta sapludināšana izdrukās vienu eksemplāru katrai ierakstu kopai failā, kuru apvienojāt ar dokumentu.
Padomi
- Teksta apstrādes programmās bieži ir veidnes, kuras varat izmantot primāro dokumentu izveidei.
- Noteikti sadaliet laukus pēc iespējas precīzākos terminos. Piemēram, varat izmantot pieklājības nosaukumu (kungs, kundze, jaunkundze), vārdu un uzvārdu. Tas ir trīs nosaukumu nosaukumi, tāpēc izmantojiet trīs atsevišķas kolonnas ar viena veida laukiem katrā kolonnā.
