Ja jūsu darba gaita prasa sazināties ar klientiem pa tālruni, iespējams, ka atstājat daudz balss pasta ziņojumu. Bet ko tieši vajadzētu pateikt pēc pīkstiena? Tas var būt nervus kutinošs, mēģinot atcerēties visu attiecīgo informāciju, kas jums nepieciešama, lai iegūtu informāciju, un tāpēc svarīgas detaļas netiek iekļautas. Atstājiet izkliedētus, improvizētus ziņojumus, izstrādājot balss pasta atstāšanas sistēmu. Izslēdzot īsu kontrolsarakstu savā galvā, jūs varat pārliecināties, ka esat saņēmis visu informāciju, kas nepieciešama, lai to nodotu adresātam, un uzlabot izredzes uz atzvanīšanu.
Soļi
1. daļa no 3: sevis identificēšana
1. solis. Izmantojiet pareizo balss toni
Tiklīdz sākat ierakstīt ziņojumu, runājiet skaidrā, dzirdamā balsī. Nekurpiniet un nerunājiet pārāk ātri. Centieties izklausīties ieinteresēts un enerģisks, lai piesaistītu klausītāja uzmanību. Pat ja adresāts jūs neredz, jūsu vispārējais tonis tiks parādīts pa tālruni, tāpēc pārliecinieties, ka nododat pareizo.
- Izsakiet visu, ko sakāt. Slikta uztveršana var izkropļot jūsu balsi un izraisīt pārtraukumu. Pat parastā runājošā balss pa tālruni var kļūt neskaidra.
- Jūsu balss kvalitātei atbilstoši jāatspoguļo zvana veids. Piemēram, ir labi izklausīties satraukti, kad atstājat balss pastu, lai apsveiktu brāļadēlu ar vidusskolas beigšanu. Tomēr, ja jūs izsakāt līdzjūtību sērojošam draugam, jums vajadzētu saglabāt savu toni svinīgu un cieņas pilnu.
2. solis. Pieminiet savu vārdu
Vispirms norādiet saņēmējam savu vārdu. Tādā veidā persona, kurai zvanāt, uzreiz zinās, kas jūs esat. Vienkāršs “tas ir (tavs vārds)” derēs lielākajā daļā situāciju, vai arī ievads “mans vārds ir (pilns vārds)”, ja persona, kurai zvani, iepriekš nav tevi satikusi. Draugi un radinieki jūs atpazīs bez papildu identifikācijas. Ja tas ir profesionāls zvans, viņiem būs vārds, kas jāsaista ar balsi un ziņojumu, kas palīdzēs atvērt personīgāku saziņas līniju.
- Šis solis šķiet pašsaprotams, taču zvanītāji to bieži aizmirst, kad tiek novietots uz vietas.
- Ja jums ir amats vai apraksts par sevi, kas varētu izrādīties noderīgs saņēmējam atkārtotā zvana laikā, norādiet to aiz sava vārda, ti, "Mans vārds ir doktors Holdsvorts, Sacred Heart Medical Center vecākais radiologs", vai "Šī ir Glorija Kārpentere, es esmu Hlojas māte no skolas."
3. solis. Atstājiet savu tālruņa numuru
Tūlīt pēc vārda atkārtojiet savu tālruņa numuru. Lielākā daļa zvanītāju nogaida līdz balss pasta beigām, lai sniegtu savu kontaktinformāciju, bet, ja adresāts to nesaņem pirmo reizi, viņi būs spiesti vēlreiz noklausīties visu ziņojumu. Neaizmirstiet runāt lēni un izrunāties, atstājot savu tālruņa numuru, lai tas būtu saprotams.
- Vienkāršs veids, kā īsziņas sākumā piedāvāt savu tālruņa numuru, ir pateikt kaut ko līdzīgu: “tas ir (jūsu vārds), mans numurs ir (jūsu tālruņa numurs)” vai “mans vārds ir (vārds), kas zvana no (numurs)”..”
- Neraugoties uz zvanītāja ID funkciju izplatību, vienmēr ieteicams atstāt savu tālruņa numuru, ja personai, kurai zvanāt, nav saglabāts jūsu numurs vai jūs pieprasāt, lai viņa atgriež zvanu citā paplašinājumā.
4. solis. Izveidojiet savienojumu
Klausoties ar uzņēmējdarbību saistītus balss pastus vai ziņas no nezināmiem sūtītājiem, cilvēki sāks kļūt aizdomīgi vai neieinteresēti, ja nezinās, kas jūs esat vai kāpēc zvanāt. Nomieriniet viņus, minot kopīgu draugu vai atsauci, kas jums ir norādījusi savu numuru. Atkal tas liek zvanam justies personiskākam. Balss pasts šķitīs mazāk invazīvs, un jūs, visticamāk, saņemsit atbildi.
- Mēģiniet izveidot īsu ievadu, kas palīdzēs klausītājam, piemēram, "Es saņēmu jūsu numuru no Pat, kurš saka, ka jūs interesē laivas pārdošana".
- Pat ja neveicat biznesa zvanu, savienojuma izveide var padarīt adresātu ērtāku. “Šis ir Bobs, tavs kaimiņš no ielas” ir personiskāks nekā “Šis ir Roberts Hendersons”.
Rezultāts
0 / 0
1.daļa Viktorīna
Ja jūs atstājat ziņu draugam vai radiniekam, kā jums vajadzētu iepazīstināt?
Tikai ar savu vārdu.
Tieši tā! Ja zvanāt kādam, kurš jūs labi pazīst, viņš varēs jūs identificēt tikai pēc jūsu vārda. Pilna vārda atstāšana ģimenes loceklim vai draugam izklausīsies stīvi un neveikli. Lasiet tālāk, lai iegūtu vēl vienu viktorīnas jautājumu.
Tikai ar savu uzvārdu.
Mēģini vēlreiz! Ja vien kopā ar draugiem neizmantojat savu uzvārdu, ir dīvaini ar balss ziņu sevi šādi iepazīstināt. Un daudziem jūsu ģimenes locekļiem, iespējams, ir viens un tas pats uzvārds, tāpēc tas viņiem nepalīdzēs jūs identificēt. Uzmini vēlreiz!
Ar pilnu vārdu.
Ne īsti! Ja atstājat balss pastu kādam, kuru nekad neesat saticis, jums vajadzētu atstāt savu pilnu vārdu. Bet ģimenes loceklim vai draugam nebūs vajadzīgs jūsu pilns vārds, lai jūs identificētu. Uzmini vēlreiz!
Patiesībā jums nav jāsniedz savs vārds kādam, kurš jūs labi pazīst.
Nav nepieciešams! Atcerieties, ka runāšana pa tālruni izkropļo jūsu balsi. Tāpēc pat cilvēki, kuri jūs labi pazīst, var neatpazīt jūsu balsi pa tālruni. Izvēlies citu atbildi!
Vai vēlaties vairāk viktorīnu?
Turpiniet pārbaudīt sevi!
2. daļa no 3: sava uzņēmuma norādīšana
1. solis. Padomājiet par to, ko jūs teiksit iepriekš
Pirms sākat atstāt balss pastu, skaidri saprotiet, ko jūs teiksit. Ja zvanāt ar konkrētu nolūku, tam nevajadzētu radīt lielas problēmas, taču, dzirdot pīkstienu otrā galā un zinot, ka tie tiek ierakstīti, daudzi zvanītāji var izdarīt tukšu zīmējumu. Sadaliet informāciju aizzīmju punktos un nospiediet katru, pirms nolieciet klausuli.
- Balss pastiem, kas ir īpaši aktuāli vai svarīgi, apsveriet iespēju pirms laika uzrakstīt aptuvenu skriptu.
- Ja pamanāt attālumu, koncentrējieties tikai uz vārda, atzvanīšanas numura un zvana iemesla noteikšanu dažos vārdos.
- Attēls, kurā jūs sūtāt balss pastu, lai sekotu romantiskai interesei par vakardienas datumu. Ja garīgi izklāstāt savu ziņojumu pirms tā ierakstīšanas, tas var nozīmēt atšķirību starp atdzišanu, mierīgumu un savākšanos un stostīgu, nervozu drupu.
2. solis. Saglabājiet ziņojumu īsi
Ierobežojiet balss pasta ziņojumu līdz 20-30 sekundēm. Reti būs gadījums, kad balss pastam vajadzētu būt garākai. Jūs nevēlaties nogurdināt saņēmēju ar pārāk garu, līkumotu ievadu vai stāstu. Palieciet īsi un konkrēti. Īsa ziņa patiesībā var izraisīt zinātkāri un pārliecināt personu atzvanīt, ja citādi nebūtu.
- No otras puses, ja atstājat balss pastu, kas ir pārāk īss, adresāts var uzskatīt, ka tas nav svarīgi, un izdzēst to, pat to neklausoties. Tas ir īpaši iespējams, ja zvanāt no nerindota numura.
- Balss pasta atstāšanas mērķis ir piespiest kādu jums piezvanīt, nevis izkraut visu informāciju, ar kuru sarunas laikā gatavojāties ar viņiem dalīties.
Solis 3. Atveriet ar vissvarīgāko informāciju
Nenovērsieties un skaidri norādiet zvanīšanas iemeslu. Ja jūs vienkārši pieskaraties pamatnei, sakiet tā; ja jums ir pārdošanas piedāvājums vai sekojat darījumam vai apstiprināt tikšanos, informējiet saņēmēju. Klausītājs ātri zaudēs interesi un var izdzēst ziņojumu, ja jūs iepriekš nepaziņojat viņam par savu mērķi.
- Jums ir tikai īss laiks, lai noskaidrotu savu viedokli. Ja jūs sitīsit apkārt, jūsu klausītājs var atteikties no ziņojuma, pirms viņš iegūst svarīgu informāciju.
- Daudz labāk ir sniegt tukšas ziņas, piemēram, “tētis atrodas slimnīcā”, un tukšu ziņojumu izmantot, lai mierinātu un paskaidrotu, nekā dejot apkārtējai tēmai un likt klausītājam uztraukties.
4. solis. Esiet personīgi un organiski
Izturieties pret vēlmi ieslīgt sabojātā, vispārēji skanīgā “tālruņa balsī”. Vienkārši esiet pieklājīgs, esiet pats un runājiet dabiski. Cilvēki var pateikt, kad kāds mēģina viņiem kaut ko pārdot vai atkāpties noteiktā veidā, un viņi, visticamāk, sniegs jums diennakts laiku, ja viņiem šķitīs, ka jūs tuvojaties viņiem vienlīdzīgi.
Izklausoties, ka lasāt no scenārija, klausītājam radīsies iespaids, ka tas ir tikai vēl viens zvans, kas jums jāveic
Rezultāts
0 / 0
2. daļa Viktorīna
Cik daudz informācijas jums vajadzētu sniegt balss pasta laikā?
Pēc iespējas mazāk, piemēram, savu vārdu un numuru.
Nē! Nemēģiniet būt noslēpumains balss pasta dēļ, it īpaši, ja zvanāt no nerindota numura. Ja esat pārāk noslēpumains, persona, kurai zvanāt, var vienkārši izdzēst jūsu balss pastu kā nesvarīgu. Izvēlies citu atbildi!
Pietiek, lai izskaidrotu, kāpēc viņiem vajadzētu jums piezvanīt.
Pareizi! Esiet kodolīgs, bet sniedziet personai, kurai zvanāt, pietiekami daudz informācijas, lai uzzinātu, kāpēc zvanījāt. Viņi, visticamāk, jums atzvanīs, ja neesat ne pārāk atturīgs, ne pārāk runīgs. Lasiet tālāk, lai iegūtu vēl vienu viktorīnas jautājumu.
Visa informācija, ko jūs būtu sniedzis, ja viņi būtu pacēluši klausuli.
Ne gluži! Balss ziņas neaizstāj pilnas sarunas. Ja runājat ilgāk par 20 vai 30 sekundēm, personai, kurai zvanījāt, visticamāk, kļūs garlaicīgi vai kaitinās, un viņš, iespējams, neatzvanīs. Izvēlies citu atbildi!
Vai vēlaties vairāk viktorīnu?
Turpiniet pārbaudīt sevi!
3. daļa no 3: Izrakstīšanās
1. solis. Uzdodiet konkrētu jautājumu vai pieprasījumu
Noslēdzot ziņojumu, norādiet, kāpēc vēlaties, lai saņēmējs jums atzvanīs. Uzdodiet viņiem precīzu jautājumu vai iesniedziet pieprasījumu, kas motivēs viņu pacelt klausuli. Ja pēc balss pasta noklausīšanās viņi jūtas apjukuši vai neskaidri par jūsu nodomu, tas nav paveicis savu darbu.
- Izmēģiniet tādas frāzes kā “dariet man zināmu, kā jums patika šī recepte, ko es jums nosūtīju” vai “Es esmu ieinteresēts dzirdēt jūsu idejas par šo priekšlikumu”.
- Cilvēki ir vairāk motivēti sazināties, kad esat tos norādījis ar lūgumu, nekā tad, ja jūs vienkārši sakāt “piezvani man”.
2. solis. Atkārtojiet savu vārdu un kontaktinformāciju
Noslēdziet savu ziņojumu, vēlreiz norādot klausītājam savu vārdu un tālruņa numuru. Atkārtojiet savu tālruņa numuru divas reizes, lai nebūtu nekādu izredžu, ka viņi varētu kļūdīties vai nespētu to pierakstīt. Noteikti iekļaujiet arī visu informāciju, kas var būt noderīga, kad saņēmējs atgriež jūsu zvanu, piemēram, kad jūs būsit un nebūsit pieejams, un labākais dienas laiks, kad zvanīt.
- Zvana beigās tālruņa numura uzrakstīšana vairāk nekā divas reizes ir pārmērīga, un to var pat interpretēt kā rupju.
- Iespējams, vēlēsities arī uzrakstīt savu uzvārdu, ja zvanītājs nekad iepriekš nav jūs saticis.
- Jums nav jāuztraucas par šo soli, ja jūsu ziņojums ir gadījuma raksts draugam vai radiniekam.
Solis 3. Izvairieties no gariem galiem
Kad ir pienācis laiks pārtraukt klausuli, nevajadzīgi nekautrējieties un nepagariniet ziņojumu. Ja vien tas nav personisks aicinājums mīļotajam, nav nepieciešams kādam novēlēt brīnišķīgu dienu. Saņēmēja uzmanība samazināsies, jo ilgāk tiks nosūtīts balss pasts, tāpēc mēģiniet beigās nezaudēt fokusu. Paldies viņiem par veltīto laiku un atstājiet nākamo komunikācijas posmu viņu ziņā.
- Draudzīgi slēgumi, piemēram, “Es ceru uz jūsu ziņu”, ir siltāki un tāpēc efektīvāki nekā vispārīgi, komerciāli, piemēram, “jauku dienu”.
- Beigās neapkopojiet un neapkopojiet savu ziņojumu. Ja adresātam atkal ir jādzird konkrēta informācija, viņš to var atskaņot vēlāk.
Rezultāts
0 / 0
3. daļa Viktorīna
Cik reizes balss pasta beigās vajadzētu pateikt savu tālruņa numuru?
Nav, pieņemot, ka jūs to teicāt ziņojuma sākumā.
Ne īsti! Jā, balss pasta sākumā jānorāda savs numurs. Bet pat tad pastāv iespēja, ka persona pirmo reizi to nokavēja, tāpēc ir labi to atkārtot ziņojuma beigās. Noklikšķiniet uz citas atbildes, lai atrastu pareizo…
Reiz
Aizvērt! Ziņas beigās vienreiz pateikt savu numuru noteikti ir labāk nekā to nemaz neteikt. Bet ideālā gadījumā jums tas jāatkārto vairāk nekā vienu reizi, lai pārliecinātos, ka persona to iegūst. Izvēlies citu atbildi!
Divas reizes
Jā! Īsziņas beigās divreiz atkārtojiet savu numuru. Tas ir ideāls skaitlis, lai pārliecinātos, ka persona to dzird pareizi, nesaskaroties ar uzmācīgu vai rupju attieksmi. Lasiet tālāk, lai iegūtu vēl vienu viktorīnas jautājumu.
Trīs reizes
Gandrīz! Balss pasta beigās jums trīs reizes nav jānorāda savs numurs. Persona, kurai zvanāt, saņems jūsu numuru ar mazāk atkārtojumu nekā šis. Un vēl ļaunāk, atkārtojot to trīs vai vairāk reizes, tas var šķist rupjš. Izmēģiniet citu atbildi…
Vai vēlaties vairāk viktorīnu?
Turpiniet pārbaudīt sevi!
Video - izmantojot šo pakalpojumu, daļa informācijas var tikt kopīgota ar pakalpojumu YouTube
Padomi
- Padomājiet par reizēm, kad esat saņēmis balss pasta ziņojumus, kas likuši jums domāt: "Ko šī persona vēlas?" Atstājiet tādu balss pastu, kādu vēlaties saņemt.
- Papildus tālruņa numuram norādiet savu e -pasta adresi vai citu saziņas veidu, ja tas attiecas uz mijiedarbību ar saņēmēju.
- Smaidi! Tas nāk cauri, pat pa tālruni.
- Neaizmirstiet minēt datumu, ja kopīgojat ar laiku saistītu informāciju.
- Ja zvanāt par sensitīvu tēmu, ierobežojiet balss pastā iekļauto informāciju, ja to nav dzirdējuši citi.
- Ārkārtas vai dabas katastrofas gadījumā izmantojiet izejošo balss pasta ziņojumu, lai ļautu citiem zināt, ka ar jums viss ir kārtībā.
Brīdinājumi
- Ja jūs mēģināt panākt, lai kāds jums atzvana, nerunājiet par neveiksmīgiem zvanu mēģinājumiem. Tas var likt jums šķist nokaitināts, un viņiem būs mazāk ērti sarunāties ar jums.
- Profesionālos apstākļos vienmēr jāatstāj balss pasts, ja persona, kurai zvanāt, neatbild. Ja redzat vairākus neatbildētus zvanus bez balss pasta ziņojumiem, tiek apdraudēta jūsu uzņēmuma nozīme.
