Ja jūs kādu laiku strādājat, jūs droši vien zināt, cik svarīgi ir e -pasta ziņojumi. Tā kā internetā nav iespējams nodot toni vai ķermeņa valodu, ir viegli nepareizi interpretēt kāda cilvēka ziņojumu, kad to redzat ekrānā. Turpiniet lasīt, lai uzzinātu, kā rakstīt skaidrus, kodolīgus un efektīvus e -pastus profesionālā vidē.
Soļi
1. metode no 10: rakstiet e -pastus, kad varat koncentrēties
1. darbība. Ja esat apjucis, iespējams, jūsu e-pasts nav tik labi salikts kopā
Ja jums ir jāraksta e -pasts, mēģiniet nepārtraukti sēdēt, kad nedomājat par miljonu citu lietu. Jūsu rakstāmais būs skaidrāks, un jūs varēsit koncentrēties uz savu gramatiku, toni un kopējo vēstījumu.
- Tas ir īpaši svarīgi, ja jūsu e -pasts tiek nosūtīts vairākiem cilvēkiem.
- Rakstiet e -pastus klusā telpā un nolieciet tālruni un citus traucējošos faktorus.
2. metode no 10: iestatiet toni ar pirmajiem vārdiem
1. solis. Jūsu sākuma frāzei var būt liela ietekme
Ja vēlaties, lai jūsu tonis būtu viegls un gadījuma rakstura, atveriet kaut ko līdzīgu: “Sveika Džesika! Ceru, ka jums bija laba nedēļas nogale.” Ja vēlaties to padarīt nedaudz profesionālāku, vienkārši pasakiet kaut ko līdzīgu: “Sveiks Deivid!”
Centieties izvairīties no kaut kā pārāk aizlikta, piemēram, “Dārgais Robert.” Tas šķiet nedaudz bezpersoniski
3. metode no 10: Saglabājiet savus e -pastus īsus
1. solis. Ilgstoši ziņojumi mēdz sajaukt jūsu adresātu
Ja iespējams, mēģiniet būt īss un kodolīgs. Saglabājiet savus teikumus īsus un nepievienojiet pārāk daudz detaļu-ja pamanāt, ka rakstāt vairāk nekā 1 vai 2 rindkopas, jums, iespējams, jāsniedz informācija cilvēkiem video tērzēšanas laikā vai personīgi.
- Mēģiniet ātri nonākt pie lietas un izvairieties no daudzu patīkamu lietu rakstīšanas.
- Cilvēki mēdz lasīt e -pastus īsos periodos. Ja pievienojat pārāk daudz informācijas, iespējams, ka daļa no tās pazudīs.
- Saglabājiet savus e-pastus īsus, taču mēģiniet izvairīties no neass teikumiem vai viena vārda atbildēm. Tie var šķist nedaudz rupji, it īpaši datora ekrānā.
4. metode no 10: skaidri norādiet, kas jums nepieciešams
1. solis. Ja jūs kaut ko pieprasāt, pārliecinieties, ka tas ir saprotams
Nepārsitiet to, kas jums nepieciešams, skaidri un tieši, lai nebūtu pārpratumu. Ja ir laika grafiks, noteikti iekļaujiet to arī. Tomēr pārliecinieties, ka jūsu tonis ir gaišs. Piemēram:
- "Man ir nepieciešams šis ikmēneša progresa ziņojums iesūtnē līdz pirmdienas vakaram."
- "Ja jūs nedēļas beigās varētu saņemt šo komandas atsauksmju veidlapu, tas būtu lieliski."
5. metode no 10: sakārtojiet savas domas ar rindkopām
1. solis. Tas palīdzēs cilvēkiem viegli izlasīt informāciju
Pārejot uz jaunu tēmu, atdaliet to ar jaunu rindkopu, lai jūsu e -pasts būtu skatāms. Tas palīdzēs jūsu lasītājam ātri skenēt ziņojumu, lai atrastu viņiem visatbilstošākās daļas.
Lai sāktu rindkopas, izmantojiet tādus vārdus kā “arī”, “nākamais” un “visbeidzot”
6. metode no 10: pievienojiet konkrētu temata rindiņu
1. solis. Ļaujiet cilvēkiem zināt, kas tieši ir par e -pastu
Pārliecinieties, ka jūsu priekšmets ir specifisks; piemēram, tā vietā, lai rakstītu “Pārskats”, izmēģiniet kaut ko līdzīgu “Mēneša plānošanas pārskats: 2021. gada jūnijs”. Jūsu kolēģi, visticamāk, to atvērs un izlasīs, ja zinās, ka tas viņiem ir svarīgi un svarīgi.
Tas arī palīdz saglabāt jūsu e -pastus no surogātpasta mapes
7. metode no 10: korektūra drukas kļūdu gadījumā
1. solis. Kļūdas patiešām var atmest jūsu ziņojumu
Lai gan lielākā daļa pareizrakstības pārbaudītāju uztvers nepareizi uzrakstītus vārdus, viņi nevarēs uztvert nepareizu vārdu izvēli vai kāda nepareizi uzrakstītu vārdu. Jums vajadzētu arī izlasīt, vai trūkst pieturzīmju vai gramatikas kļūdu, jo tās var likt lasītājam domāt, ka jums ir vienalga. Pirms e -pasta nosūtīšanas veltiet tam 2–3 minūtes, lai pārliecinātos, ka tajā nav acīmredzamu kļūdu.
Profesionālā vidē ir ļoti svarīgi pareizi uzrakstīt kāda vārdu. Pirms nosūtīšanas veltiet minūti, lai vēlreiz pārbaudītu, vai jums tas ir, lai izvairītos no neērtībām nākotnē
8. metode no 10: vēlreiz izlasiet e-pastus, lai uzzinātu signālu
1. solis. Padomājiet par to, kā adresāti lasīs jūsu ziņojumu
Kaut kas līdzīgs “Parunāsim vēlāk” jums varētu šķist nevainīgs, bet jūsu kolēģis, lasot to, varētu domāt, ka viņiem ir nepatikšanas vai ka jūs esat dusmīgs. Mainiet to uz kaut ko līdzīgu: “Vai jums ir laiks vēlāk tērzēt par gaidāmajām izmaiņām pārskatā?” lai būtu mazliet skaidrāk.
- Nekad savā e -pastā neizmantojiet visus lielos burtus! Teikuma rakstīšana ar Caps Lock parasti tiek uztverta kā kliegšana pret kādu, izmantojot datora ekrānu.
- Tā vietā, lai teiktu: “Iesniedziet izmaiņas līdz rītdienas rītam”. izmēģiniet kaut ko līdzīgu: “Tā kā termiņš ir rīt pēcpusdienā, man būs nepieciešamas jūsu izmaiņas līdz rītdienas rītam. Ļaujiet man zināt, vai šis laika grafiks jums noder.”
9. metode no 10: Pauze, pirms atbildat uz iekaisuma e -pastu
1. solis. Ja saņemat e -pastu, kas liek jums justies dusmīgam, atvēliet elpu
Tā vietā, lai izstrādātu atbildi, saskaitiet līdz 10 (vai 1 000), līdz jūtaties mierīgi. Pēc tam vēlreiz izlasiet e-pastu, lai redzētu, vai tas tiešām ir aizvainojošs. Iespējams, jūs esat mazliet nepareizi interpretējis ziņojumu, un tas patiesībā nav tik slikti.
Ja joprojām jūtat nepieciešamību sagatavot dusmīgu atbildi, pagaidiet 24 stundas pirms tās nosūtīšanas. Pēc tam vēlreiz pārskatiet savu atbildi pēc dienas, lai redzētu, vai joprojām vēlaties to nosūtīt
10. metode no 10: dodiet cilvēkiem labumu no šaubām
1. solis. E -pastā ir grūti nodot pozitīvu toni
Ja lasāt kaut ko, ko jums nosūtīja kolēģis, un jūs uzreiz aizvainojat, atkāpieties un vēlreiz izlasiet viņu rakstīto. Mēģiniet sev pajautāt, vai ir kāds cits veids, kā to var interpretēt-vai šis e-pasts patiesībā ir rupjš, vai arī tas ir tikai neass?
Piemēram, kāds varētu uzrakstīt: “Man šovakar ir vajadzīgs šis ziņojums.” No pirmā acu uzmetiena tas šķiet nedaudz auksts un bez emocijām. Tomēr tas ne vienmēr ir rupjš, tas ir tikai fakti un īss
Padomi
E-pastus bieži uzskata par neatliekamiem. Ja jums nepieciešama atbilde uzreiz, mēģiniet runāt ar savu kolēģi klātienē vai izmantojot video tērzēšanu
Brīdinājumi
- Lai gan emocijzīmes un emocijzīmes norāda uz signālu, neizmantojiet tās profesionālam e -pastam.
- Nesūtiet aizvainojošus vai aizraujošus e -pastus, it īpaši personai, kuru jūs ļoti labi nepazīstat.
