Nesakopta pastkaste lietotājiem var apgrūtināt vajadzīgā e -pasta atrašanu. Microsoft Outlook ir nodrošinājis diezgan noderīgus rīkus, kas palīdz filtrēt e -pastus un sakārtot ziņojumus vieglāk pārvaldāmā veidā. Outlook var jums pat palīdzēt palielināt efektivitāti un veiktspēju. Neatkarīgi no tā, vai izmantojat Outlook 2010, Outlook 2007 vai Outlook 2003, varat viegli pārvaldīt savus e -pastus, izmantojot tālāk norādītos rīkus, lai notīrītu iesūtni, kā arī atvieglotu nepieciešamās informācijas atrašanu.
Soļi
1. metode no 6: filtrēšana
Solis 1. Ātri filtrējiet ziņojumus
Programmai Outlook 2010 ir jauna funkcija, kas palīdz sakārtot ziņojumus pēc datumiem un sakārtot tos sarunā.
- Izmantojot šo funkciju, ziņojumi ar tādu pašu tēmu tiks parādīti kā saruna, un lietotāji var tos apskatīt, paplašināt vai samazināt, noklikšķinot uz ikonas pa kreisi no tēmas. Katrā sarunā esošie ziņojumi tiek klasificēti ar jaunāko ziņojumu augšpusē. Kad tiek saņemts jauns ziņojums, visa saruna tiks pārvietota uz e -pasta saraksta augšdaļu, kas palīdzēs viegli izsekot e -pasta ziņojumu plūsmai.
- Lai aktivizētu sarunu, sarunu grupas cilnē Skats atzīmējiet izvēles rūtiņu Rādīt kā sarunu. Jūs varat samazināt sarunas lielumu, izmantojot tīrīšanas funkciju. Šī funkcija palīdzēs sarunā noņemt ziņojuma dublikātus.
- Cilnes Sākums grupā Dzēst noklikšķiniet uz Notīrīt, pēc tam noklikšķiniet uz Notīrīt sarunu. Visās Outlook versijās lietotāji var ātrāk atrast pastkastes mapē esošos ziņojumus, mainot veidu, kādā tie tiek klasificēti e -pasta mapē. Piemēram, varat kārtot e -pastus pēc datuma, sūtītāja un faila lieluma vai svarīguma līmeņa.
2. solis. Izmantojiet standarta tēmu virsrakstus
Psihiskā enerģija, kas nepieciešama, lai mainītu fokusu starp pastāvīgi mainīgajām tēmām, izsūc jūs, nevis skaļumu. Jums ir tendence lasīt secībā vai nu hronoloģiski, vai pēc "vissvarīgākās personas". Tā ir smadzeņu izdegšana. Tā vietā izmantojiet šo noteikumu; tas attiecas uz e -pastu no tiešajiem pārskatiem un darbojas labāk nekā sarunu ķēdes.
- Nosakiet 2-5 populārākos projektus, kas jūs visvairāk uztrauc; izveidojiet tēmu virsrakstus, lai tos atspoguļotu.
- Ļaujiet komandai zināt, ka sākotnēji pievērsīsit uzmanību visiem šiem e -pasta ziņojumiem ar šiem standarta tematu virsrakstiem. Šie priekšmeti šobrīd ir jūsu prioritārākie projekti - jūsu e -pasts tiks sakārtots pēc tēmas un vispirms tiks lasīta/atbildēta galvenā prioritāte.
- Skaidri norādiet, ka neatbilstoši nosaukti e-pasta ziņojumi pārkāpēju nosūtītāju iekļaus melnajā sarakstā 1 reizi.
2. metode no 6: grupēšana
1. darbība. Grupējiet tās pašas ziņas mapēs
Izveidojot jaunu e -pasta mapi, lietotāji var grupēt saistītos ziņojumus mapēs. Piemēram, jūs varat grupēt ziņojumus pēc tēmas, projekta, komunikācijas vai citām kategorijām, kas atbilst jūsu darbiem vai vaļaspriekiem. Lietotāji var arī izveidot mapi visiem ziņojumiem, kurus nosūtījis jūsu priekšnieks vai kāda cita svarīga persona, ieskaitot galveno informāciju, kas ir jāsaglabā. Lai programmā Outlook 2010 izveidotu jaunu mapi, cilnes Mape sadaļā Jauns noklikšķiniet uz Jauna mape. Lai izveidotu jaunu mapi programmā Outlook 2007 vai Outlook 2003, izvēlņu joslā noklikšķiniet uz Fails, izvēlieties Jauns un pēc tam mape.
3. metode no 6: Meklēt mapē
1. darbība. Izveidojiet meklēšanas mapi, lai atrastu ziņojumus
Meklēšanas mape ir ātrs un ērts veids, kā atrast e -pasta ziņojumu kolekciju. Tas nesaglabā nevienu ziņojumu, bet nodrošina virtuālās mapes, kurās tiek parādīti visi jūsu iesūtnes ziņojumi, pamatojoties uz jūsu atribūtiem. Outlook meklēšanas mapēs ir noklusējuma funkcijas, piemēram, nelasīts pasts, taču varat arī izveidot savu kārtulu. Piemēram, varat izmantot meklēšanas mapi, lai palīdzētu atrast visu informāciju, kas saistīta ar noteiktu projektu, svarīgu klientu vai gaidāmo tikšanos.
- Lai programmā Outlook 2010 izveidotu meklēšanas mapi, cilnes Pasts mapē Jauns noklikšķiniet uz Jauna meklēšanas mape.
- Lai izveidotu meklēšanas mapi programmā Outlook 2007 vai Outlook 2003, pasta izvēlnē Fails pārvietojiet peli uz Jauns un pēc tam noklikšķiniet uz meklēšanas mapes.
4. metode no 6: e -pasta filtrs
1. solis. Samaziniet nevēlamos e -pastus, izmantojot e -pasta filtru
Saglabājiet nevajadzīgos e -pasta ziņojumus no iesūtnes, izmantojot Outlook nevēlamā e -pasta filtru. Šis filtrs nosūtīs e -pasta ziņojumus, kas atzīmēti kā nevēlami e -pasta ziņojumi, atsevišķā pastkastes mapē. Lietotāji var apskatīt šīs mapes saturu, lai pārliecinātos, ka tai nav kļūdaini nosūtīti derīgi e -pasta ziņojumi. Ja tā, jums ir jāpielāgo filtrs, lai turpmāk izvairītos no nepareizas atzīmes uz ziņojumiem.
5. metode no 6: krāsu kategorija
1. solis. Piešķiriet krāsu kategoriju
Piešķiriet krāsu nesaistītai e -pasta ziņojumu grupai un citām Outlook kategorijām, piemēram, piezīmēm, kontaktpersonām un tikšanās reizēm. No turienes lietotāji tos var viegli identificēt un kārtot. Piemēram, varat viegli izsekot visiem ziņojumiem, tikšanās reizēm un kontaktpersonām datoru pārdošanas projektam, izveidojot kategoriju ar nosaukumu “Datoru pārdošana” un piešķirot tai ziņojumus.
6. metode no 6: atzīmēšana
1. solis. Atzīmējiet karogu
Lietotāji var izmantot funkciju Atzīmēt pēcpārbaudes, lai atzīmētu e -pasta ziņojumus un uzdevumus, lai palīdzētu tos kārtot vai atzīmēt. Karodziņi liks jums izsekot problēmai, norādīt kāda pieprasījumu vai pasūtījumu pēc pieprasīta ziņojuma un kontaktpersonas. Viņi var arī ērti sakārtot jūsu e -pasta mapi, jo jūs precīzi zināt, kas un kad ir jādara. Ņemiet vērā, ka, izveidojot uzdevumu un iestatot uzdevumam derīguma termiņu, tas tiks automātiski atzīmēts, lai neaizmirstu darbības beigu datumu un to izpildītu.
