E -pasta tematu rindas bieži izmanto lasītāji, lai izlemtu, vai atvērt jūsu e -pastu. Šīs vietas jāaizpilda ar īsu, precīzu un uz detaļām orientētu valodu, lai adresāts neizdzēstu jūsu e-pastu, pat to neizlasot. Ja jūs precīzi norādāt, kāpēc jūsu lasītājam vajadzētu redzēt jūsu teikto, izmantojot informāciju tēmu rindās, jums vajadzētu izbaudīt ātrāku un biežāku atbildi uz jūsu e -pastiem.
Soļi
1. daļa no 3: Tematu līniju formatēšana
1. solis. Neatstājiet tēmas rindu tukšu
Ja izvēlaties neiekļaut tēmas rindiņu, jūs neizmantojat tās sniegto iespēju, lai piesaistītu lasītāju. Ja tēmas rindiņa būs tukša, izskatīsies arī slinks. Vissvarīgākais, tas noteikti neradīs lasītājam sajūtu, ka viņam ātri jāatver vai jāatbild uz jūsu e -pastu.
2. solis. Pirms e -pasta rakstīšanas uzrakstiet temata rindiņu
Jūsu temata rindiņa var šķist kā pēcapziņa, kas nav tik svarīga kā e -pasta faktiskais saturs. Tā kā tas ir pirmais, ko jūsu lasītājs redz, tas ir tikpat kritisks - ja ne vēl vairāk! - kā iekšā. Lai pārliecinātos, ka veltāt pietiekami daudz laika un uzmanības savai tēmai, uzrakstiet to, pirms rakstāt kaut ko citu.
3. solis. Izpildiet standarta lielo burtu lietojuma noteikumus, lai izvairītos no paviršības
Ja vien nesūtāt īsu piezīmi kādam, ko labi pazīstat, pret e -pasta ziņojumiem jāizturas kā pret oficiālu saziņu. Lielo burtu lietojiet tēmu rindās tādā pašā veidā, kā lietotu savu prezentāciju nosaukumus.
Atcerieties dažus pamatnoteikumus, kas palīdzēs pareizi izmantot. Piemēram, vienmēr ar lielo burtu lietojiet tēmas rindiņu pirmos un pēdējos vārdus. Jums vienmēr vajadzētu arī rakstīt lielo burtu (kalns, prezentācija, ēka), vietniekvārdus (viņš, viņa, viņi), darbības vārdus (iet, mainīt), lietvārdus (ātri, lēni) un īpašības vārdus (neveikli, lieliski). Neizmantojiet rakstus (a, an, the), prievārdus (in, out) vai koordinējošus savienojumus (un, bet) ar lielo burtu
4. Izvairieties no tēmas rindkopām kā pilniem teikumiem
Lai gan tēmas rindiņām jābūt gramatiski pareizām, skatiet tās kā virsrakstus, nevis teikumus, kuriem vienmēr nepieciešamas pieturzīmes. Tēmas rindiņas nav jāaprobežo ar punktu, jautājuma zīmi vai izsaukuma zīmi.
- Ņemiet vērā, ka daži surogātpasta filtri automātiski nosūtīs nevēlamā pasta filtram e -pasta ziņojumus ar pieturzīmēm.
- Laiku pa laikam jūs varat izmantot jautājuma zīmi, lai piesaistītu lasītāja uzmanību. Neizmantojiet šo stratēģiju pārmērīgi.
- Savienojiet vairākas frāzes tēmu rindās ar domuzīmēm. Piemēram, tēmas rindiņā: “Plānota sanāksme otrdienai - obligāti jāapmeklē” ir divas atšķirīgas frāzes, kas saistītas ar domuzīmi.
5. Saglabājiet tēmas rindas, kas nepārsniedz 50 rakstzīmes
Tēmas rindiņām jābūt pēc iespējas īsākām. Reizēm var būt nepieciešams atstāt dažas detaļas par labu citām. Vissvarīgākais, lai lasītājs zinātu, kas viņam jādara, tiklīdz viņš lasa jūsu tēmas rindiņu.
Ne vienmēr ir iespējams saglabāt temata rindas līdz 50 rakstzīmēm. Dažreiz jūs pārsniegsit apmēram desmit rakstzīmes. Tomēr, ja sākat fotografēt pēc 50 rakstzīmju noteikuma, jūs automātiski sāksit rakstīt īsākas tēmas rindas
6. solis. Ielieciet svarīgus vārdus vispirms, lai piesaistītu lasītāja uzmanību
Šie vārdi atšķirsies atkarībā no jūsu e -pasta mērķa. Dažos e -pasta ziņojumos, iespējams, vispirms būs jānorāda jūsu vārds un uzvārds, bet citos - jūsu vai lasītāja veiktās darbības. Padomājiet par to, kas jūsu lasītājam, visticamāk, atvērs jūsu e -pastu, un ievietojiet vārdus, kas atbilst šai tēmai, tēmas rindiņas pašā sākumā.
Parasti tēmas rindiņu vajadzētu sākt ar vārdu, kas norāda, kāpēc sazināties ar lasītāju. Ja nesen esat mainījis biroja noteikumus, piemēram, uzrakstiet: “Mainīti uzņēmuma noteikumi - šodien ir jāpārskata.”
7. solis. Izvēlieties konkrētus lietvārdus un darbības vārdus, lai paziņotu e -pasta mērķi
Tēmas rindiņā neiekļaujiet neskaidrus vai neskaidrus lietvārdus un darbības vārdus. Tā vietā izmantojiet vārdus, kas īpaši norāda tieši to, ko vēlaties no lasītāja. Tādējādi tiks samazināts tēmas rindas garums, vienlaikus nodrošinot nepieciešamo informāciju tēmas rindiņā.
Tā vietā: “Sazinoties ar jums, lai uzzinātu jaunu informāciju”, rakstiet: “Pārskatīti personāla noteikumi - nepieciešams apstiprinājums līdz trešdienai.” Tēmas rindas otrajā versijā jūs precīzi noskaidrojāt, kas ir “jaunā informācija” un kāpēc sazināties ar lasītāju. Jūs esat novērsis neskaidrības par to, vai adresātam ir jāizlasa e -pasts un kas jādara pēc tā atvēršanas
2. daļa no 3: Detalizētas informācijas sniegšana tēmu rindās
1. solis. Norādiet sava e -pasta mērķi
Pastāstiet lasītājam, kāpēc jūs ar viņiem sazināties. Esiet pēc iespējas konkrētāks. Tas palīdzēs lasītājam uzreiz zināt, vai viņam vajadzētu atvērt jūsu ziņojumu.
- Temata rindiņa, kurā tiek prasīta ieteikuma vēstule vai atsauce, varētu izskatīties šādi: “Atsauces pieprasīšana Tamārai G. līdz piektdienai, 6. jūnijam.”
- Ja piedāvājat savam lasītājam kādu labumu, izmēģiniet kaut ko līdzīgu: “Nomainiet eļļu ar Džima 50% atlaidi tikai šonedēļ.”
2. solis. Uzrakstiet, kādas darbības vēlaties lasītājam veikt
Tiklīdz viņš redzēs jūsu e -pastu, jūsu lasītājs vēlēsies uzzināt, kas viņam jādara. Šo zināšanu tūlītēja sagatavošana lasītājam sagatavos meklēt sīkāku informāciju jūsu piezīmes saturā.
Tā vietā, lai rakstītu “Sasniedzot labumu”, uzrakstiet temata rindiņu: “Nepieciešama jūsu palīdzība, rakstot projekta priekšlikumu nākamajā nedēļā”. Tas ļauj lasītājam ne tikai zināt, ka jūs lūdzat palīdzību, bet arī precīzi izskaidro, ko, jūsuprāt, lasītājs darīs jūsu labā
3. solis. Norādiet termiņu, lai lasītājs zinātu, kad atbildēt
Ja nepaziņojat lasītājam, kad jums ir jārīkojas vai jāatbild, iespējams, viņš neatvērs jūsu e -pastu tikai rīt, nākamajā nedēļā vai pat nākamajā mēnesī. Tas nav tāpēc, ka jūsu lasītājs nevēlas jums palīdzēt. Lielākā daļa cilvēku saņem desmitiem vai pat simtiem e -pasta ziņojumu dienā, tāpēc e -pasta ziņojumi bez skaidriem termiņiem tiek viegli zaudēti ganāmpulkā.
Ja jūsu e -pasts ir īpaši svarīgs un tam ir nepieciešama tūlītēja atbilde, varat izmantot vārdus “Steidzami”, “Kritiski” vai “Nepieciešama tūlītēja atbilde”, lai lasītājs zinātu, ka viņam jāpievērš īpaša uzmanība šai piezīmei
4. solis. Norādiet, kas jūs esat, ja lasītājs jūs vēl nepazīst
Dažreiz jūs nosūtīsit e -pastu cilvēkiem, kurus jūs nekad neesat saticis. Šādos gadījumos jums var būt svarīgi norādīt lasītājam savu nosaukumu, uzņēmumu vai vārdu, lai viņam būtu iemesls atvērt jūsu piezīmi. Pretējā gadījumā var šķist, ka esat tikai nejauša persona, kuras e -pasts var nonākt tieši miskastē!
Varbūt jūs esat students, kurš sazinās ar vietējo politiķi skolas projektā. Uzrakstiet: “Vidusskolas vecākais, kas pieprasa interviju projektam, paredzēts 24.06.”
5. solis. Pieminiet tikšanos ar lasītāju, ja viņš ir nesen paziņa
Jūs, iespējams, sazināties ar šo personu, jo tikko tikāties un cerat izveidot ciešākas attiecības ar viņu. Ierakstiet viņu atmiņu tēmas rindiņā, lai viņi atcerētos jūs satikt. Viņi, visticamāk, izveidos pēcpārbaudi, ja atcerēsies jūsu iepriekšējo tikšanos.
Iespējams, konferencē vai vakariņās jūs īsi apspriedāt savas intereses. Uzrakstiet tēmu: “Sekojiet mūsu tērzēšanai Writers’ Conf, 4/30.”
6. solis. Nosauciet savu savstarpējo kontaktu, ja tiekat iepazīstināts ar lasītāju
Ja kāds cits sazinājās ar jūsu saņēmēju, ir svarīgi precizēt šo faktu. Jūsu lasītājs, visticamāk, atvērs e -pasta ziņojumu ar tēmas rindiņu, kurā iekļauts pazīstamas personas vārds, nevis anonīma persona, kuru viņi nekad nav satikuši. Jūsu lasītājs var arī izvēlēties sazināties ar jūsu savstarpējo kontaktpersonu, lai apstiprinātu ievadu.
Piemēram, rakstiet: “Dr. Smita students @ Hopkins, pieprasa tikšanos nākamajā mēnesī.”
3. daļa no 3: Tematu līniju racionalizēšana un korektūra
1. solis. Lai izvairītos no neskaidrībām, izmantojiet vienkāršu valodu
Jūs nevēlaties, lai jūsu lasītājam būtu grūtības saprast jūsu tēmas rindiņu. Izvairieties lietot pārāk garus vārdus un sarežģītu vārdu krājumu. Izlikties, ka sūtāt savu e -pastu vidusskolniekam, un pajautājiet sev, vai viņi var saprast katru tēmas rindiņas vārdu.
Izvairieties lietot neskaidru vārdu krājumu, kad derēs vienkāršāks vārds. Izvēlieties: “Jauni biroja noteikumi - ātri pārskatiet un atbildiet”, nevis “Jauni biroja noteikumi - pārskatiet un atbildiet ar atsaucību”. “Ātri” un “ar precizitāti” nozīmē vienu un to pašu, taču pirmā iespēja ir mazāk mulsinoša un mulsinoša
2. solis. Izmantojiet simbolus un saīsinājumus, lai saīsinātu tēmas rindas
Daudzus vārdus var saīsināt, neatstājot lasītāju neizpratnē. Izmantojiet tikai parastos saīsinājumus un simbolus un izlasiet temata rindiņu, lai pārliecinātos, ka nebūs nekādu neskaidrību par jūsu e -pasta mērķi.
Piemēram, visas nedēļas dienas var saīsināt. “@” Ir parasts simbols “at”. Varat arī izmantot “RE:”, lai apzīmētu “aptuveni”. “EOM” var izmantot kā “ziņojuma beigas”, bet “EOD” - “dienas beigas”
3. solis. Pārbaudiet, vai nav pareizrakstības un gramatikas kļūdu
Tāpat kā jebkurā citā e -pasta daļā, tēmas rindiņā nedrīkst būt kļūdu. Tas nodrošinās, ka jūs neizskatāties neprofesionāli vai slinki uzreiz, pirms jūsu lasītājam pat ir iespēja atvērt jūsu piezīmi.
- E-pasta pareizrakstības pārbaudītāji, iespējams, neaptver tēmas rindiņas, tāpēc esiet īpaši uzmanīgs ar pareizrakstības kļūdām. Ja esat noraizējies, nokopējiet un ielīmējiet tēmas rindiņu Word vai Google dokumentā un palaidiet tur pareizrakstības pārbaudi.
- Tēmas rindiņai, iespējams, nav jābūt pilnam teikumam. Tomēr izvairieties no tādām bieži sastopamām gramatiskām kļūdām kā sajaukt “viņi ir”, “viņu” un “tur” vai “tu” un “tavs”.
4. solis. Izlasiet tēmas rindiņas skaļi, lai pārbaudītu to skaidrību
Labākais veids, kā nodrošināt, lai temata rindas būtu vienkāršas, kodolīgas un pareizi uzrakstītas, ir tās skaļi nolasīt sev. Kad jūs dzirdēsiet savus vārdus, jūs pamanīsit kļūdas, kuras jūs neizdarītu, ja tikko tās būtu pārbaudījis ekrānā.
Ja atrodaties sabiedriskā vietā, mierīgi izlasiet vārdus zem elpas
Brīdinājumi
- Nerakstiet parastās e -pasta tēmas rindiņas ar izsaukuma zīmēm !!! vai visas CAPS. Jūs zaudēsit uzticamību.
- Nekad nesāciet teikumu tēmas rindiņā, kuru pabeidzat sava e -pasta saturā. Piemēram, jūs nevēlaties tēmas rindiņā rakstīt “Lūgt jums labvēlību, ko es vēlētos…” un pēc tam atvērt e -pastu ar: “dari līdz piektdienai”.
