Arhivēšana ir informācijas glabāšana vai saglabāšana. Organizācijas katru dienu pārveido papīra dokumentus ciparu formātā, lai pagarinātu dokumentu kalpošanas laiku. Tas kopā ar milzīgo datu daudzumu, ko mūsdienās ģenerē datori, nozīmē, ka dokumentu arhivēšanas nozīme tikai pieaugs. Ja zināt, kā arhivēt dokumentus, varat atbrīvot vietu, lai dators efektīvāk apstrādātu pašreizējos dokumentus.
Soļi
1. darbība. Arhivējiet dokumentus zip failā
Īpaši noderīgi ar svarīgiem, bet reti nepieciešamiem failiem, zip faili samazina vietu, ko dokumenti aizņem cietajā diskā.
- Vienkārši iezīmējiet failus, kurus vēlaties pārvērst zip formātā.
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet un pēc tam izvēlieties "Sūtīt".
- Jūs vēlaties nosūtīt failus uz "saspiestu (zip) mapi".
- Pārbaudiet, vai faili patiešām ir tur, veicot dubultklikšķi uz mapes zip. Ja tie ir, varat dzēst sākotnējos failus.
2. darbība. Migrējiet savus dokumentus uz atsevišķu datu nesēju
Populāras digitālās arhivēšanas iespējas ir ārējie lenšu diskdziņi, ārējie cietie diski vai atmiņas diski.
3. solis. Dublējiet dokumentus CD vai DVD diskā, ja jums ir CD vai DVD rakstītājs
Dublējumi ir vēl viens arhivēšanas veids, lai gan jūs, iespējams, zināt šo metodi ar citu nosaukumu - ierakstot disku. Piemēram, sistēma Windows izmanto tiešo failu sistēmu un apgūto formātu (labāk saderībai ar citām ierīcēm), lai kopētu failus uz kompaktdiskiem vai DVD.
- Ievietojiet rakstāmu kompaktdisku vai DVD disku datora CD vai DVD ierakstītājā, kas paredzēts tiešo failu sistēmai.
- Kad tiek parādīts dialoglodziņš, noklikšķiniet uz "Ierakstīt failus datu diskā".
- Nosauciet disku un pēc tam noklikšķiniet uz "Tālāk".
- Pagaidiet, līdz disks parādās tukšā mapē. Tas nozīmē, ka disks ir formatēts un gatavs failu kopēšanai.
- Atveriet mapi ar dokumentiem, kurus vēlaties arhivēt, un velciet failus tukšajā diska mapē.
- Apgūtā formāta gadījumā ievietojiet rakstāmu CD vai DVD disku datora CD vai DVD ierakstītājā.
- Kad tiek parādīts dialoglodziņš, noklikšķiniet uz "Ierakstīt failus datu diskā".
- Nosauciet disku un noklikšķiniet uz "Rādīt formatēšanas opcijas".
- Izvēlieties "Apgūts" un noklikšķiniet uz "Tālāk".
- Pagaidiet, līdz disks parādās tukšā mapē. Tas nozīmē, ka disks ir formatēts un gatavs failu kopēšanai.
- Atveriet mapi ar dokumentiem, kurus vēlaties arhivēt, un velciet šos failus tukšajā diska mapē.
4. darbība. Nosūtiet dokumentus uz ārējo krātuvi
- Papildus tam, ka tās darbojas kā arhivēto failu atrašanās vieta, drošas izbraukuma uzglabāšanas vietas aizsargā datus no tādām katastrofām kā ugunsgrēks un cietā diska kļūmes.
- Tā kā tik daudz uzņēmumu piedāvā šo pakalpojumu, jums ir jāsazinās tieši ar uzņēmumu, lai uzzinātu, kā tie darbojas un kādas garantijas ir iekļautas dokumentu arhivēšanā ārpus uzņēmuma.
5. solis. Izmantojiet programmatūru digitālajai arhivēšanai
- Viena no pazīstamākajām metodēm dokumenta izskata saglabāšanai ir PDF faila izveide. Šī Adobe piedāvātā programmatūra - pazīstama kā Adobe Acrobat - ļauj viegli pārvērst dokumentus PDF formātā no dažādām programmatūras programmām. Ir arī vairākas bezmaksas programmas, kas izveidos šos failus.
- Tas, ka specifikācijas ir publiskas, nozīmē, ka Adobe programmatūras turpmākās versijas varēs lasīt iepriekšējās dokumentu versijas.
- Turklāt PDF lasītāji ir viegli pieejami bezmaksas lejupielādei no Adobe vietnes.
6. solis. Sekojiet līdzi dokumentu arhivēšanas tehnoloģijai
Strauji attīstoties tehnoloģijām, tas, kas šodien ir aktuāls, rīt var būt novecojis. Tā var būt problēma, migrējot arhivētos failus uz jaunu sistēmu.
Padomi
- Katalogizējiet arhivētos failus, lai jūs vai citi cilvēki laika gaitā varētu atrast nepieciešamos failus. Tas var būt tik vienkārši, kā nosaukt failus vai mapes ar satura nosaukumu un datumiem, kuros faili iekļauti. Piemēram, ja arhivējat biznesa ierakstus, vienu mapi varat nosaukt par “Uzņēmējdarbības faili 1997. gada 1. ceturksnis”. Lielākās sistēmās arhīvi, visticamāk, izmanto metadatus kataloģizācijas nolūkos.
- Vēl viens iemesls failu arhivēšanai ir tas, ka dažkārt pastāv juridiskas prasības, kas prasa saglabāt informāciju.
Brīdinājumi
- Multivides dati bieži ir saistīti ar īpašu aparatūru vai programmatūru, un tie var nebūt pieejami ārpus patentētām sistēmām.
- Viens apdraudējums ir failu korupcijas risks. Noteikti izmantojiet labi pārbaudītu sistēmu, lai dublētu savu informāciju.
- Ja nav izveidota dokumentu arhivēšanas sistēma, faili var tikt nejauši zaudēti, it īpaši, ja tie tiek izdzēsti kļūdas dēļ.
