Ja jūsu IBM Notes e -pastā sāk pietrūkt vietas, bet neesat gatavs dzēst e -pastus, apsveriet to arhivēšanu. E -pasta ziņojumu arhivēšana nozīmē ziņojumu kopēšanu uz citu datora atrašanās vietu. Uzziniet, kā arhivēt IBM piezīmes, lai atbrīvotu vietu jūsu kontā, vienlaikus saglabājot sākotnējos e -pastus. Tas arī palīdz jūsu datoram un programmatūrai darboties ar vislabāko veiktspēju.
Soļi
1. solis. Ierobežojiet pasta faila lielumu
Saglabājiet pasta faila lielumu mazāk nekā 500 MB. (Dažām organizācijām var būt nepieciešams stingrāks ierobežojums, piemēram, 200 MB.)
- Pārbaudiet savu datu lielumu, dodoties uz Fails, Datu bāze, Rekvizīti. Programmā Lotus 8 dodieties uz Fails, Programmas, Rekvizīti.
- Noklikšķiniet uz cilnes "i". Skaitlis aiz "Diska vietas" norāda, cik daudz datu jums pašlaik ir IBM piezīmēs.
2. solis. Uzziniet savas organizācijas iepriekš noteiktos iestatījumus
Ja izmantojat IBM piezīmes skolā vai darbā, iespējams, jau ir ieviesti arhīva iestatījumi. Tas palīdz organizācijām kontrolēt e -pasta ziņojumu skaitu vienam lietotājam, kā arī vispārējo datoru veiktspēju organizācijā. Ja arhīva iestatījumi jau ir izveidoti, sazinieties ar tehnisko sistēmu darbiniekiem, lai noskaidrotu, vai tos var mainīt.
3. solis. Nosakiet vēlamos arhīva iestatījumus
Jūs varat arhivēt visus IBM Notes e -pastus vai atlasīt konkrētus. Jums arī jāizlemj, cik bieži vēlaties arhivēt IBM piezīmes.
- Atveriet atbilstošo lietojumprogrammu (Pasts).
- Dodieties uz Darbības, Arhīvs, Iestatījumi.
- Dodieties uz cilni Kritēriji un pārliecinieties, vai ir atlasīta opcija “Noklusējums pēdējai modificēšanai”.
- Noklikšķiniet uz "Labi", lai saglabātu izmaiņas.
- Pārliecinieties, vai kritēriji ir iespējoti.
4. solis. Ieplānojiet automātiskos arhīvus
Automātisko arhīvu plānošana nodrošina regulāru un konsekventu arhivēšanu. Tas arī ietaupa jūsu laiku.
- Atveriet atbilstošo lietojumprogrammu (Pasts).
- Dodieties uz Darbības, Arhīvs, Iestatījumi.
- Dodieties uz cilni Grafiks. Pārliecinieties, vai ir atlasīta opcija "Plānot arhivēšanu".
- Izvēlieties piemērotu laiku un dienu, kad vēlaties, lai dators arhivētu jūsu failus.
5. solis. Manuāli arhivējiet IBM piezīmes
Pat ja jūs plānojat automātisku arhivēšanu, jūs jebkurā laikā varat arhivēt manuāli.
- Atveriet atbilstošo lietojumprogrammu (Pasts).
- Atveriet pastu vai mapi, kuru vēlaties arhivēt.
- Dodieties uz Darbības, Arhivēt, Arhivēt tūlīt.
- Noklikšķiniet uz Jā, lai arhivētu atbilstoši iepriekš noteiktajiem iestatījumiem.
6. darbība. Arhivēšana, izmantojot vilkšanas un nomešanas metodi
Tas ir vēl viens veids, kā manuāli arhivēt IBM piezīmes.
- Atveriet atbilstošo lietojumprogrammu (Pasts).
- Atveriet pastu vai mapi, kuru vēlaties arhivēt.
- Atlasiet atbilstošo (-os) ziņojumu (-us).
- Velciet ziņojumu (-us) uz vajadzīgo arhīvu navigācijas rūtī.
7. darbība. Skatiet arhivētos ziņojumus
Lai gan esat arhivējis e -pasta ziņojumu, jums, iespējams, laiku pa laikam tam būs jāpiekļūst. Jūsu arhīva fails atdarinās mapes, kuras esat iestatījis savā IBM Notes kontā. Viss paliks sakārtots tā, kā jūs to plānojāt.
- Atveriet atbilstošo lietojumprogrammu (Pasts).
- Navigācijas rūtī noklikšķiniet uz Arhīvs.
- Atlasiet atbilstošo arhīvu (t.i., Noklusējums pēdējai modificēšanai).
Padomi
- Dublējiet svarīgus e -pastus. Ja programmā IBM Notes ir svarīgi e -pasta ziņojumi, noteikti kopējiet tos citā vietā, piemēram, kompaktdiskā vai DVD diskā. Tas nodrošina papildu kopiju gadījumam, ja kaut kas notiek ar serveri vai personālajā datorā saglabāto kopiju.
- Dzēsiet vecos un nevajadzīgos ziņojumus, īpaši, ja tie satur pielikumus. Tas arī palīdzēs samazināt jūsu datu apjomu un uzlabot datora veiktspēju.
