Šajā rakstā wikiHow tiek mācīts, kā automatizēt datu ziņošanu programmā Microsoft Excel. Par ārējiem datiem šī wikiHow apmācīs jūs, kā vaicāt un izveidot pārskatus no jebkura ārēja datu avota (MySQL, Postgres, Oracle utt.) No darblapas, izmantojot Excel spraudņus, kas saista jūsu darblapu ar ārējiem datu avotiem.
Attiecībā uz datiem, kas jau ir saglabāti Excel darblapā, mēs izmantosim makro, lai izveidotu atskaites un eksportētu tos dažādos failu tipos, nospiežot vienu taustiņu. Par laimi programmai Excel ir iebūvēts soļu ierakstītājs, kas nozīmē, ka jums nebūs jākodē paši makro.
Soļi
1. metode no 2: datiem, kas jau ir programmā Excel
1. solis. Ja dati, par kuriem jāziņo, jau ir saglabāti, atjaunināti un uzturēti programmā Excel, varat automatizēt pārskatu darbplūsmas, izmantojot makro
Makro ir iebūvēta funkcija, kas ļauj automatizēt sarežģītus un atkārtotus uzdevumus.
2. solis. Atveriet programmu Excel
Veiciet dubultklikšķi (vai noklikšķiniet, ja izmantojat Mac) uz Excel lietotnes ikonas, kas līdzinās baltai "X" uz zaļa fona, un pēc tam noklikšķiniet uz Tukša darbgrāmata veidņu lapā.
- Mac datorā jums, iespējams, būs jānoklikšķina Fails un pēc tam noklikšķiniet Jauna tukša darbgrāmata nolaižamajā izvēlnē.
- Ja jums jau ir Excel pārskats, kuru vēlaties automatizēt, tā vietā veiciet dubultklikšķi uz pārskata faila, lai to atvērtu programmā Excel.
3. solis. Ja nepieciešams, ievadiet izklājlapas datus
Ja neesat pievienojis sleju etiķetes un ciparus, kuru rezultātus vēlaties automatizēt, pirms turpināt, dariet to.
4. solis. Iespējojiet cilni Izstrādātājs
Pēc noklusējuma Izstrādātājs cilne netiek parādīta Excel loga augšdaļā. Atkarībā no operētājsistēmas varat to iespējot, veicot tālāk norādītās darbības.
- Windows - noklikšķiniet Fails, klikšķis Iespējas, klikšķis Pielāgot lenti loga kreisajā pusē atzīmējiet lodziņu "Izstrādātājs" loga apakšējā labajā pusē (iespējams, vispirms būs jāritina uz leju) un noklikšķiniet uz labi.
- Mac - noklikšķiniet Excel, klikšķis Preferences…, klikšķis Lente un rīkjosla, sarakstā "Galvenās cilnes" atzīmējiet izvēles rūtiņu "Izstrādātājs" un noklikšķiniet uz Saglabāt.
5. solis. Noklikšķiniet uz Izstrādātājs
Šai cilnei tagad vajadzētu būt Excel loga augšdaļā. To darot, Excel loga augšdaļā tiek parādīta rīkjosla.
6. solis. Noklikšķiniet uz Ierakstīt makro
Tas atrodas rīkjoslā. Parādīsies uznirstošais logs.
7. solis. Ievadiet makro nosaukumu
Tekstlodziņā "Makro nosaukums" ierakstiet makro nosaukumu. Tas palīdzēs noteikt makro vēlāk.
Piemēram, ja veidojat makro, kas no pieejamajiem datiem veidos diagrammu, varat to nosaukt par “Diagramma1” vai līdzīgu
8. solis. Izveidojiet makro īsinājumtaustiņu kombināciju
Nospiediet taustiņu ift Shift kopā ar citu taustiņu (piemēram, taustiņu T), lai izveidotu īsinājumtaustiņu. To izmantosit, lai vēlāk palaistu savu makro.
Mac datorā īsinājumtaustiņu kombinācija galu galā būs ⌥ Option+⌘ Command un jūsu taustiņš (piemēram, ⌥ Option+⌘ Command+T)
9. darbība. Saglabājiet makro pašreizējā Excel dokumentā
Noklikšķiniet uz nolaižamā lodziņa “Saglabāt makro”, pēc tam noklikšķiniet uz Šī darba grāmata lai nodrošinātu, ka makro būs pieejams ikvienam, kurš atver darbgrāmatu.
Lai saglabātu makro, Excel fails ir jāsaglabā īpašā formātā
10. solis. Noklikšķiniet uz Labi
Tas atrodas loga apakšā. To darot, tiks saglabāti makro iestatījumi un ievietots ierakstīšanas režīmā. Tiks ierakstītas visas darbības, ko veicat no šī brīža līdz ierakstīšanas pārtraukšanai.
11. solis. Veiciet darbības, kuras vēlaties automatizēt
Programma Excel izsekos katram ievadītajam klikšķim, taustiņsitienam un formatēšanas opcijai un pievienos tos makro sarakstam.
- Piemēram, lai atlasītu datus un izveidotu no tiem diagrammu, jūs izceltu savus datus, noklikšķiniet uz Ievietot Excel loga augšdaļā noklikšķiniet uz diagrammas veida, noklikšķiniet uz diagrammas formāta, kuru vēlaties izmantot, un pēc vajadzības rediģējiet diagrammu.
- Ja vēlaties izmantot makro, lai pievienotu vērtības no šūnām A1 cauri A12, jūs noklikšķiniet uz tukšas šūnas, ierakstiet = SUM (A1: A12) un nospiediet ↵ Enter.
12. solis. Noklikšķiniet uz Apturēt ierakstīšanu
Tas atrodas Izstrādātājs cilnes rīkjoslā. Tādējādi jūsu ierakstīšana tiks pārtraukta un visas ierakstīšanas laikā veiktās darbības tiks saglabātas kā atsevišķs makro.
13. darbība. Saglabājiet savu Excel lapu kā makro iespējotu failu
Klikšķis Fails, klikšķis Saglabāt kāun mainiet faila formātu uz xlsm tā vietā xls. Pēc tam varat ievadīt faila nosaukumu, atlasīt faila atrašanās vietu un noklikšķināt Saglabāt.
Ja jūs to nedarīsit, makro netiks saglabāts kā izklājlapas daļa, kas nozīmē, ka citi cilvēki no dažādiem datoriem nevarēs izmantot jūsu makro, ja nosūtīsit viņiem darbgrāmatu
14. solis. Palaidiet savu makro
Lai to izdarītu, nospiediet taustiņu kombināciju, kuru izveidojāt kā daļu no makro. Jums vajadzētu redzēt, ka izklājlapa tiek automatizēta atbilstoši jūsu makro darbībām.
Varat arī palaist makro, noklikšķinot uz tā Makro iekš Izstrādātājs cilni, atlasot makro nosaukumu un noklikšķinot Palaist.
2. metode no 2: ārējiem datiem (MySQL, Postgres, Oracle utt.)
1. solis. Lejupielādējiet Kloudio Excel spraudni no Microsoft AppSource
Tas ļaus jums izveidot pastāvīgu savienojumu starp ārēju datu bāzi vai datu avotu un darbgrāmatu. Šis spraudnis darbojas arī ar Google izklājlapām.
2. solis. Izveidojiet savienojumu starp savu darblapu un ārējo datu avotu, noklikšķinot uz pogas + portālā Kloudio
Ievadiet informāciju par savu datu bāzi (datu bāzes veids, akreditācijas dati) un atlasiet visas drošības/šifrēšanas iespējas, ja strādājat ar konfidenciāliem vai uzņēmuma datiem.
3. solis. Kad esat izveidojis savienojumu starp darblapu un datu bāzi, varēsit vaicāt un veidot pārskatus no ārējiem datiem, neizejot no programmas Excel
Izveidojiet pielāgotus pārskatus no portāla Kloudio un pēc tam atlasiet tos Excel nolaižamajā izvēlnē. Pēc tam varat lietot papildu filtrus un izvēlēties atskaites atsvaidzināšanas biežumu (lai pārdošanas izklājlapa tiktu automātiski atjaunināta katru nedēļu, dienu vai pat stundu.)
4. solis. Turklāt jūs varat arī ievadīt datus savā pievienotajā darblapā un likt datiem atjaunināt ārējo datu avotu
Izveidojiet augšupielādes veidni no portāla Kloudio, un jūs varēsit manuāli vai automātiski augšupielādēt izklājlapas izmaiņas ārējā datu avotā.
Video - izmantojot šo pakalpojumu, daļa informācijas var tikt kopīgota ar pakalpojumu YouTube
Padomi
- Lejupielādējiet tikai Excel spraudņus no Microsoft AppSource, ja vien neuzticaties trešās puses pakalpojumu sniedzējam.
- Makro var izmantot jebko, sākot no vienkāršiem uzdevumiem (piemēram, vērtību pievienošanai vai diagrammas izveidei) līdz sarežģītiem (piemēram, šūnas vērtības aprēķināšanai, diagrammas izveidei no rezultātiem, diagrammas marķēšanai un rezultāta drukāšanai).
- Atverot izklājlapu, kurā ir iekļauts makro, iespējams, būs jānoklikšķina Iespējot saturu dzeltenā reklāmkarogā loga augšdaļā, pirms varat izmantot makro.
Brīdinājumi
- Makro var izmantot ļaunprātīgi (piemēram, lai dzēstu failus datorā). Nepalaidiet makro no neuzticamiem avotiem.
- Makro burtiski īstenos katru ierakstīšanas soli. Pārliecinieties, ka nejauši neesat ievadījis nepareizu vērtību, neatveriet programmu, kuru nevēlaties izmantot, vai izdzēsiet failu.
