Procesa dokumenti iepazīstina lasītājus ar loģisko darbību secību, kas nepieciešama, lai veiksmīgi pabeigtu procesu. Piemēram, raksti wikiHow ir procesa dokumentu veids. Procesa dokumenta saturs var būt sarežģīts vai vienkāršs, taču jums būs jānosaka, kādas darbības ir jāpabeidz, šo darbību loģiskā secība un kāda būs sekmīgas pabeigšanas secība. Paturot prātā šos pamatus, ir iespējams izveidot procesa dokumentāciju jebko, sākot no olas vārīšanas līdz starptautiskas mārketinga kampaņas veikšanai.
Soļi
1. daļa no 3: Procesa dokumenta sākšana
1. solis. Identificējiet procesu
Gandrīz jebko var sadalīt procesā un pārvērst par procesa dokumentu. Daži piemēri:
- Makaronu gatavošana
- Mācīties braukt
- Vēstules rakstīšana
- Veicot bungu rullīti
2. solis. Noskaidrojiet, kādi resursi būs nepieciešami jūsu lasītājiem
Padomājiet par visiem resursiem, kas būs nepieciešami jūsu lasītājiem, lai pabeigtu aprakstāmo procesu. Izpratne par iesaistītajiem resursiem būs noderīga, izlemjot, kā aprakstīt katru no darbībām. Daži nepieciešamo resursu piemēri:
- Makaronu pagatavošana: ūdens, makaroni, sāls, katls, caurduris, siltums, laiks
- Mācīties braukt: transportlīdzeklis, skolotājs, laiks (gan mācoties, gan praktizējot), zināšanas par ceļu satiksmes noteikumiem
- Vēstules rakstīšana: rakstīšanas un pareizrakstības prasmes, papīrs, pildspalva vai zīmulis
- Bungu ruļļa izpildīšana: bungu komplekts, bungu nūjas, zināma pieredze bungu spēlē, laiks
3. Apsveriet savu auditoriju
Pirms virzāties tālāk, jums vajadzētu veltīt laiku, lai pārdomātu, kas ir jūsu auditorija un ko viņi jau zina par jūsu tēmu. Šīs zināšanas var palīdzēt noteikt, kāda informācija jums jāiekļauj un kādu informāciju jūs varētu atstāt.
Piemēram, ja jūs rakstāt procesa dokumentu par to, kā pagatavot makaronus plašai auditorijai, kas var vai nevar zināt, kā gatavot, tad, iespējams, vēlēsities definēt tādus terminus kā “al dente” un aprakstīt, ko nozīmē “ritošā vārīšanās.”
4. solis. Izveidojiet virsrakstu
Katram procesa dokumentam ir nepieciešams skaidrs nosaukums, kurā paskaidrots, kādu procesu jūs detalizējat. Lai noteiktu, kā jums vajadzētu saukt savu procesa dokumentu, padomājiet, ko vēlaties, lai lasītāji iemācītos darīt. Piemēram, jūs varat nosaukt savu procesa dokumentu “Pagatavot makaronus”, “Iemācīties braukt” vai “Rakstīt vēstuli”.
Nosaukumam un darbībām izmantojiet obligāto veidlapu. Jūsu procesa dokumentam jāsākas ar pašreizējā laika darbības vārdu, piemēram, “gatavot”, “gatavot”, “mācīties” vai “rakstīt”. Jums vajadzētu turpināt izmantot šo laiku, lai aprakstītu sava procesa darbības
5. Izmantojiet savu ievadu, lai piesaistītu savus lasītājus
Jūsu procesa dokumenta ieviešana dos jums iespēju izskaidrot, ko dokuments piedāvās, un piesaistīt arī jūsu lasītāja uzmanību. Ievadā ir ieteicams radīt steidzamības sajūtu, lai lasītājs vēlētos turpināt lasīt. Mēģiniet radīt problēmu saviem lasītājiem un pēc tam piedāvājiet to atrisināt.
Piemēram, ieviešot procesa dokumentu, kurā paskaidrots, kā pagatavot makaronus, jūs varētu teikt kaut ko līdzīgu: “Makaronu pagatavošana var šķist vienkārša, taču makaronus ir viegli pārcept vai nepavārīt. Tā ir problēma, jo makaroni, kas ir pārāk košļājami vai pārāk mīksti, var būt negaršīgi neatkarīgi no tā, kādu mērci uz tiem uzliekat. Bet, ja jūs gatavojat makaronus pareizi, tad jūsu makaroni būs tikpat iespaidīgi kā jūsu mērce.”
2. daļa no 3: Aprakstiet savu procesu
Solis 1. Sadaliet procesu
Padomājiet par lietām, kurām jānotiek procesa ietvaros, kuru mēģināt aprakstīt. Lai sāktu, pierakstiet pēc iespējas vairāk procesa daļu. Šī ir iepriekšēja rakstīšanas stratēģija, ko sauc par “sarakstu”. To darot, mēģiniet sadalīt procesu mazos, viegli saprotamos soļos. Piemēram, ja vēlaties izskaidrot, kā pagatavot makaronus, varat pierakstīt:
- Izņemiet katlu un piepildiet to ar ūdeni.
- Uzlieciet katlu uz plīts un pagrieziet uguni augstu.
- Izvelciet makaronus.
- Pievienojiet ūdenim makaronus.
- Nedaudz samaziniet siltumu.
- Gatavojiet uz iepakojuma norādīto laiku.
- Iztukšojiet makaronus caurdurī izlietnē.
Solis 2. Novietojiet soļus kārtībā
Kad esat izveidojis pamata darbību sarakstu, kas lasītājiem būs jāveic, izskatiet tās un pārliecinieties, vai tās ir kārtībā. Apsveriet, vai būtu lietderīgāk veikt vienu no darbībām iepriekš vai vēlāk secībā.
- Piemēram, ja jūs aprakstāt makaronu gatavošanas procesu, jūs varētu padomāt, vai ir lietderīgāk pateikt lasītājiem izņemt makaronus pirms vai pēc ūdens uzkarsēšanas.
- Ja jūsu aprakstītais process ir kaut kas diezgan sarežģīts vai ko varat darīt, nedomājot, tad, iespējams, būs jāpavada vairāk laika, apsverot savu darbību loģiku. Piemēram, ja esat pieredzējis bundzinieks, kurš mēģina aprakstīt, kā veikt bungu rullēšanu, iespējams, jums būs jāsēžas pie bungu komplekta un jāizdara daži bungu ruļļi.
- Veicot procesa darbības, padomājiet par to, kas notiek pirmais, otrais, trešais utt. Salīdziniet šo secību ar savu darbību sarakstu.
3. solis. Nosakiet, vai jums ir jāpiedāvā papildu informācija
Padomājiet par procesu vēlreiz un mēģiniet noteikt, vai procesā trūkst kādas informācijas. Mēģiniet noteikt, vai lasītājiem būs kaut kas jādara, pirms viņi var veikt kādu no jūsu darbībām.
- Piemēram, jūs varētu ieteikt saviem lasītājiem iestatīt taimeri, pievienojot makaronus ūdenim. Vai arī jūs varētu ieteikt lasītājiem pirms visa katla iztukšošanas pārbaudīt makaronu gabalu.
- Mēģiniet nolasīt draugam savus soļus, lai redzētu, vai esat kaut ko palaidis garām. Neizstrādājiet neko, ko esat uzrakstījis, vienkārši nolasiet savus soļus draugam un lūdziet ieteikumus.
4. solis. Paplašiniet savas darbības
Kad esat izveidojis stabilu darbību secību, jums būs jāpaplašina katra darbība. Katrā procesa dokumenta solī jāiekļauj noderīga informācija, lai palīdzētu lasītājiem saprast, kā izpildīt katru no darbībām. Centieties būt pēc iespējas detalizētāks.
Piemēram, kad jūs ieteiktu lasītājiem izņemt katlu un piepildīt to ar ūdeni, jums būs jāpasaka, kāda veida katlu lasītāji jāizmanto un cik daudz ūdens lasītājiem jāpievieno katlam. Jūs varētu ieteikt lasītājiem izmantot lielu krājumu, lai pagatavotu makaronus un piepildītu tos ar 12 tasēm ūdens
5. solis. Sniedziet piemērus
Piemēri var palīdzēt jūsu lasītājiem iegūt skaidrāku priekšstatu par to, kā darīt kaut ko tādu, ko varētu būt grūti saprast. Mēģiniet izmantot piemērus, ar kuriem lasītājiem būs viegli saistīties, un paskaidrojiet, kā piemērs ir saistīts ar jūsu aprakstīto procesu.
Piemēram, ja jūs mēģināt lasītājiem izskaidrot, cik cieši turēt stilbiņu, lai veiktu bungu ritināšanu, varat izmantot zīmuļa turēšanas piemēru, lai aprakstītu nepieciešamo spiedienu. Lasītāji varēs attiekties uz pildspalvas vai zīmuļa turēšanu un izmantot šīs zināšanas, lai palīdzētu viņiem pareizi turēt stilbiņu
6. solis. Piedāvājiet problēmu novēršanas padomu
Padomājiet par bieži pieļautajām kļūdām, ko cilvēki pieļauj, mēģinot pabeigt šo procesu, un pārliecinieties, ka savā dokumentā novērsāt šīs bieži sastopamās kļūdas. Jūs varētu atrast veidu, kā šo informāciju izmantot kādā no jūsu darbībām, vai arī varat sniegt šo informāciju dokumenta beigās.
Piemēram, varbūt iemesls, kāpēc daudzi cilvēki makaronus pārvāra, ir tas, ka viņi aizmirst iestatīt taimeri. Vai varbūt daudzi cilvēki cīnās ar bungu ruļļiem, jo viņi pārāk stingri tur stilbiņus
3. daļa no 3: Dokumenta pabeigšana
1. solis. Ja nepieciešams, iekļaujiet pārejas
Pārejas ir vārdi, kas palīdz uzlabot jūsu rakstīšanas plūsmu. Pārejas var palīdzēt jums noskaidrot, kad lasītājiem ir jādara lietas jūsu procesā. Piemēram, jūs varētu ieteikt saviem lasītājiem pareizi iestatīt taimeri PIRMS makaronu pievienošanas verdošajam ūdenim. Vai arī jūs varētu ieteikt saviem lasītājiem uzvilkt cepeškrāsns dūraiņus, un tad ielejiet makaronus izlietnes caurdurī. Daži citi labi pārejas vārdi, ko izmantot procesa dokumentā, ir šādi:
- Nākamais
- pēc
- pirmais
- Pēdējais
- arī
2. solis. Vienkāršojiet valodu
Aprakstot procesu lielai auditorijai, ir svarīgi pārliecināties, ka jūsu izmantotie vārdi ir pietiekami vienkārši, lai lielākā daļa cilvēku to saprastu. Izmantojot daudz žargonu (tehnisko valodu), lasītājiem var būt grūti saprast norādījumus. Veltiet minūti, lai izlasītu norādījumus un meklētu veidus, kā vienkāršot valodu.
Ja jums ir jāizmanto īpašs vārds, lai aprakstītu savu procesu, noteikti definējiet to saviem lasītājiem. Piemēram, ja aprakstāt, kā pagatavot makaronus, jums jāpaskaidro, ko nozīmē “al dente”
Solis 3. Pārbaudiet procesu
Ir svarīgi pārliecināties, ka aprakstīto procesu var sekmīgi veikt, ievērojot jūsu norādījumus. Mēģiniet pabeigt aprakstīto procesu, izpildot katru soli tādā secībā, kādā esat tos ievietojis, un izmantojot tikai jūsu iekļauto informāciju.
- Pārbaudot procesu, mēģiniet identificēt trūkstošo informāciju vai visu, kas lasītājiem varētu būt neskaidrs.
- Palūdziet kādam citam pārbaudīt arī jūsu procesu. Ja kāds cits pārbauda jūsu procesu, tas var nodrošināt vēl lielāku procesa dokumenta precizitāti. Palūdziet draugam vai ģimenes loceklim izmantot jūsu darbības, lai pabeigtu aprakstīto procesu.
Solis 4. Formatējiet dokumentu
Atkarībā no tā, kā plānojat izmantot procesa dokumentu, iespējams, tas būs jāformatē. Piemēram, ja jūsu procesa dokuments ir paredzēts formatēt kā MLA stila eseja klases uzdevumam, jums būs jāpārskata instruktora vadlīnijas un jāpārliecinās, ka jūsu dokuments atbilst tām. Ja jūs izmantojat savu dokumentu vietnei, jums tas būs jāformatē atbilstoši jūsu vajadzībām.
