E -pasta iesūtnes atvēršana var līdzināties neatbilstošas gramatikas, sliktas pareizrakstības un sliktas gaumes Pandoras kastes atvēršanai. Apsveriet, kādu iespaidu uz citiem atstāj jūsu e -pasta ziņojumi; vienmēr ir īstais laiks atdalīt savus e -pastus no iepakojuma. Izpildiet šīs darbības un uzlabojiet e -pasta etiķeti.
Soļi
1. solis. Saglabājiet savu e -pastu kodolīgu, sarunvalodas un koncentrētu
Datora ekrānā ir grūtāk lasīt vēstules nekā uz papīra lapas, tāpēc e -pasta ziņojumi ir īsi un precīzi. Lai gan nav ideāla e-pasta garuma, saglabājiet teikumus īsus, apmēram 8–12 vārdus un atstājiet atstarpi starp rindkopām.
Darba e -pastā nekavējoties pārejiet pie lietas: "Es ceru, ka jūs …" "Es domāju, ka mums vajadzētu …". utt. tieši priekšā, padarot lietu šādās rindās. Daudzi cilvēki izlasa tikai pirmās rindas, pirms izlemj atbildēt vai saglabāt vēlākam laikam. Šīm līnijām vajadzētu dot pietiekami daudz "gaļas", lai varētu pieņemt apzinātu lēmumu. Personīgiem e -pasta ziņojumiem bieži vien ir laba ideja atvērt ar īsu personisku piezīmi, pirms nokļūt e -pasta ziņojuma galvenajā punktā
2. Izvairieties no izdomāta formatējuma
Mainot fontus un krāsas, ievietojot aizzīmju sarakstus vai izmantojot HTML, e -pasts var izskatīties dīvains vai adresātam nelasāms, pat ja formatējums jūsu datorā izskatās labi. Atstāj to vienkāršu.
3. solis. Ierobežot pielikumus
Nepievienojiet pielikumu, ja vien tas nav patiešām nepieciešams. Saglabājiet pielikumus pēc iespējas mazākus. Lielākā daļa e -pasta lietojumprogrammu var sūtīt un saņemt pielikumus līdz 1 MB, taču viss, kas pārsniedz šo, var radīt problēmas jums vai saņēmējam, un pat mazāku failu atvēršana var aizņemt ilgu laiku, ja adresāta e -pasta savienojums ir lēns. Ja jums ir jānosūta lielāks fails, saspiediet vai saspiediet to vai izmantojiet tiešsaistes pakalpojumus, kas palīdzēs nosūtīt lielus failus, piemēram, YouSendIt.com. Ja jums ir jānosūta vairākas lapas, piemēram, sapulču plāni vai lieli teksta labojumi, nosūtiet faksu vai drukātu lapu kopu vēstulē.
- Nelieciet e -pasta pielikumu saspiešanu, ja vien tas nav nepieciešams. Ja pielikums nav pārāk liels, lai to nosūtītu citādi, jūs riskējat tērēt adresāta laiku un, iespējams, traucēt viņam piekļūt jūsu pielikumiem. Daudzas mobilās ierīces nespēj saspiest ZIP failus. Turklāt tas ir lieks, jo daudzi izplatīti faili, piemēram,.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word un Powerpoint), jau ir saspiestā formātā.
- Paturiet prātā, ka daudzi cilvēki vai uzņēmumi neatver pielikumus no personas, kuru viņi nepazīst, un daži e -pasta konti ir iestatīti tā, lai automātiski nosūtītu e -pastus ar pielikumiem uz surogātpasta mapi, tādēļ, piemēram, ja piesakāties darbam, noteikti ievērojiet adresāta norādījumus par pielikumiem. Ja netiek sniegti norādījumi, nosūtiet citu e -pasta ziņojumu, lai saņēmējs zinātu, ka sūtīsit e -pastu ar pielikumu.
Solis 4. Padomājiet pirms sūtīšanas
Nesūtiet e-pastus, kad esat emocionāls. Jūtieties brīvi uzrakstīt e -pasta tēmu un tekstu, pēc tam saglabājiet to. Pievienojiet adresātus un nosūtiet tos tikai pēc tam, kad jums ir bijis laiks padomāt par to, ko sūtāt; jūs varētu mainīt savas domas un labāk rīkoties.
E-pasts ir kļuvis arī par rīku, lai uzdotu vai pastāstītu cilvēkiem lietas, kuras jūs parasti nekad neteiktu aci pret aci (kādreiz domājat, kāpēc tiešsaistē instinktīvi kļūstat par citu personu?). Ja jūs sūtāt kādu jebko, pārlasiet to un pajautājiet sev, vai jūs viņiem to teiktu, ja viņi būtu jums blakus vai arī aci pret aci. Ja tas ir par jutīgu tēmu, izlasiet to divreiz.
5. solis. Esiet piesardzīgs, lietojot saīsinājumus un emocijzīmes
Tas var būt pieņemams neformālā e-pastā, piemēram, ar draugu. Tomēr oficiālā vēstulē jums nebūtu kādam jāpasaka, ka jūs “skaļi smejaties”, cilvēki to var uzskatīt par nepiemērotu un var justies vieglprātīgi.
Daži saīsinājumi, piemēram, "BTW" no "Starp citu", parasti tiek izmantoti e -pastos un parasti ir pieņemami, izņemot oficiālos, profesionālos e -pasta ziņojumos
1. metode no 3: jaunu e-pastu rakstīšana
1. solis. Izmantojiet adresāta laukus pareizi
Paredzams, ka adresāti laukā “līdz” rīkosies, un “CC” dalībnieki ir paredzēti, lai informētu kolēģus vai priekšniekus.
- Esiet piesardzīgs, pieprasot DARBĪBU vairākām personām laukā “Kam:”. Tas var novest pie vairākiem centieniem vienam un tam pašam uzdevumam, vai arī bez piepūles, jo tiek pieņemts, ka pieprasījumu apstrādā kāds cits.
- Ja sūtāt e-pastu to personu sarakstam, kuru adreses vēlaties saglabāt privātas, ievietojiet tās visas BCC laukā un laukā "līdz" ievietojiet savu adresi.
- Ja vēlaties kādu pakāpeniski izslēgt no pavediena (piemēram, ja viņš jūs ir iepazīstinājis ar kādu citu, un tagad jūs un šī persona izstrādājat dažas detaļas un jūs nevēlaties slēpt ievada iesūtni), pārvietojiet personas adrese no lauka “līdz” vai CC pāriet uz BCC lauku.
2. Padariet tēmas rindiņu noderīgu
Laba tēmas rindiņa sniedz noderīgu kopsavilkumu par e -pasta saturu, ātri sagatavojot lasītāju. E -pasta iesūtnes bieži tiek pārpludinātas, tāpēc laba tēmas rindiņa palīdz adresātam noteikt jūsu e -pasta prioritāti. Tas arī palīdz novērst jūsu e -pasta ziņojumu dzēšanu pirms tā lasīšanas. Tā kā tēma ir pirmā lieta, ko jūsu adresāts redz, saglabājiet to bez kļūdām, kodolīgi un izvairieties no vispārīgām rindām, piemēram, "Sveiki", "Kas notiek" vai adresāta vārda (pēdējo var bloķēt surogātpasta filtri).
Izvairieties no ziņu prioritātes noteikšanas adresātam. Atbrīvojieties no ieraduma katru e -pastu atzīmēt kā “Steidzamu!” vai “Augsta prioritāte”, vai arī pret jūsu e-pastiem attieksies kā pret zēnu, kurš raudāja vilku, un viņi visi tiks ignorēti. Ir aizkaitinoši un pārgalvīgi pieņemt, ka jūsu e-pasta pieprasījums rindā ir augstāks nekā jebkurš cits, jo īpaši Darba kontekstā. Esiet pietiekami žēlsirdīgs, lai saņemtu saņēmējam atzinību par to, ka viņi paši ir izstrādājuši prioritāti jūsu ziņojumam
2. metode no 3: atbildēšana uz e-pastiem
1. solis. Esiet piesardzīgs ar to, ko jūs kopējat uz atbildēm
Ja atbildat uz ziņu un pēc tam kopiju: trešā puse, kuru sākotnējais sūtītājs nav iekļāvis, pārliecinieties, ka sākotnējais sūtītājs par to nebūs apbēdināts. Šī informācija, iespējams, bija paredzēta tikai jūsu acīm. Tas ir īpaši svarīgi, ja sākotnējais sūtītājs ir jūsu darba vadītājs. Esiet piesardzīgs, lietojot BCC:. Tas var atspēlēties, ja persona, kas ir BCC: 'd, atbild, neredzot, ka viņu kopija ir akla.
2. solis. Nosakiet, kam jums jāatbild
Uz jums nosūtītajiem e -pasta ziņojumiem parasti ir jāatbild tikai sūtītājam, bet, ja e -pasta ziņojumi tiek nosūtīti vairākiem cilvēkiem, iespējams, jums būs jāizvēlas opcija “Atbildēt visiem”, lai nosūtītu atbildi visiem. Esiet saprātīgs; visu laiku izmantojot funkciju “Atbildēt visiem”, tiek gūts liels daudzums peļņas un daudzu cilvēku iesūtnēs tiek atstāti ziņojumi. Apsveriet sekas, kas saistītas ar e -pasta saņemšanu, atbildot uz visiem, un tā iznāk divdesmit cilvēkiem, un pēc tam šie divdesmit cilvēki visiem atbild; tas var ļoti ātri apvienoties simtiem tūkstošu e -pasta ziņojumu, un ikviens jūtas spiests nospiest “atbildēt visiem” kā līdzekli, lai ikviens būtu informēts, jo neviens nezina, kam tas ir jālasa un kam ne.
Solis 3. Padomājiet divreiz, pirms atbildat, lai pateiktu paldies
Daži cilvēki nevēlas e -pastu, kurā teikts “Paldies”. Tas prasa papildu laiku, lai atvērtu e -pastu un izlasītu to, lai izlasītu to, ko jau zināt. Daži cilvēki iekļauj rindu, kurā teikts “NTN” - “Nē, paldies nepieciešams”.
Solis 4. Apkopojiet garas diskusijas
Ritināšana atbilžu lapās, lai saprastu diskusiju, ir kaitinoša. Tā vietā, lai turpinātu ziņu virknes pārsūtīšanu, veltiet minūti, lai to apkopotu lasītājam (-iem).
5. solis. Noteikti iekļaujiet informāciju, uz kuru atbildat
Daudzi cilvēki un uzņēmumi katru dienu raksta un atbild uz simtiem e -pasta ziņojumu. Nesūtiet neskaidru e -pastu, kurā teikts tikai “Jā”. Iekļaujiet saņēmēja uzdoto jautājumu, lai viņš zinātu, uz ko jūs atbildat. Neļaujiet adresātam vēsturē ritināt uz leju vairāk nekā vienu ziņojumu.
6. darbība. Atbildiet nekavējoties
Ja pirms atbildes uz e -pastu jums ir jāizpēta vai jādomā, vai ja esat pārāk aizņemts, lai nekavējoties uzrakstītu pilnu atbildi, nosūtiet īsu atbildi, paziņojot sūtītājam, ka saņēmāt e -pastu, un norādiet, kad atbildēsit.
7. solis. Esiet proaktīvs
Atbildot uz e -pastu, jūs varat ietaupīt laiku, paredzot visus jautājumus vai bažas, ko jūsu atbilde var radīt. Uzrunājiet tos savā atbildē, pirms kādam ir jānosūta jauns e -pasts, lai jautātu par viņiem.
3. metode no 3: daži pamata aizliegumi
1. darbība. Nepārsūtiet privātus e -pastus
Piemēram, izvairieties pārsūtīt e-pastu, kurā ir noslēpums, it īpaši, ja persona, kurai sūtāt e-pastu, to nevēlas. Šādi rīkojoties, saņēmējs var zaudēt uzticību jums, un jūs, iespējams, sabojājat savas attiecības. Jūs noteikti nevēlaties, lai tas notiktu.
2. neizplatiet baumas par cilvēkiem
Ja jūtat kārdinājumu to darīt, nostājieties otra cilvēka vietā un padomājiet, kā jūs justos, ja šī persona izplatītu par jums baumas. Piemēram, ja jūsu drauga reputācija ir ļauna un priekšnieciska, padomājiet par to, kā jūs justos, ja draugs pastāstītu citiem draugiem par kādu no jūsu dīvainībām. Jūs nebūtu ļoti laimīgs, vai ne?
3. Izvairieties apspriest cilvēku privāto biznesu
Piemēram, neļaujiet savam draugam zināt, ka viņas draugs izšķīrās ar bijušo draugu. E -pasts nav pilnīgi privāts, tāpēc ir iespējams, ka persona, kuras uzņēmējdarbību apspriežat, varētu redzēt e -pastus un kļūt dusmīga uz jums un/vai samulsināt, un tas var izjaukt jūsu attiecības ar šo personu.
4. Izvairieties no liesmas
Liesmas būtībā ir apvainojumi, kas tiek nosūtīti tiešsaistē, lai jūs aizvainotu, tāpēc ir svarīgi nesūtīt liesmas citiem cilvēkiem un nesākt liesmu karus. Tas var padarīt otru cilvēku traku, un jūs varat arī apturēt savu kontu.
5. solis. Izvairieties koplietot citu personas informāciju bez atļaujas
Tas var būt jebkas, sākot no cilvēka vecuma līdz skolas nosaukumam, kurā viņš mācās. Ievietojiet sevi otra cilvēka vietā - kā jūs justos, ja kāds jūsu draugam norādītu jūsu mājas adresi? Jūs nebūtu ļoti laimīgs, tāpēc noteikti saņemiet atļauju, pirms kopīgojat personas informāciju ar citiem pa e -pastu, vai nedariet to vispār.
6. solis. Nesūtiet e -pastu, kad esat dusmīgs
Tas parādīs, ka esat dusmīgs, un jūs varat satraukt cilvēku. Piemēram, ja jūs dusmojaties uz kādu darbā un nosūtāt šai personai e -pasta ziņojumu ar lieliem vārdiem ar lieliem vārdiem, tas var izraisīt aizkaitinājumu personai, kurai nosūtījāt e -pastu. Tas ir tas pats, kas atbildēt uz e -pastiem; ja esat dusmīgs uz kādu, kas jums atsūtījis konkrētu ziņu, neturiet atbildi, līdz esat nomierinājies.
E -pasta paraugi
Konferences zvana atgādinājuma e -pasta paraugs
Atbalsts wikiHow un atbloķējiet visus paraugus.
E -pasta paraugs, kurā izklāstīta jauna politika
Atbalsts wikiHow un atbloķējiet visus paraugus.
E -pasta paraugs profesoram par jautājumu
Atbalsts wikiHow un atbloķējiet visus paraugus.
Video - izmantojot šo pakalpojumu, daļa informācijas var tikt kopīgota ar pakalpojumu YouTube
Padomi
- Standarta fonti atvieglo lasīšanu. Piemēram, Arial, Cambria un Narrow. Saglabājiet normālu fonta lielumu, parasti ne vairāk kā 15. Ja jums jāpievērš uzmanība īpašā vai uzsvērtā veidā, izmantojiet treknrakstā vai slīprakstā izmantotos fontus. Tas ir bezgalīgi labāk nekā kliegt pa visām galvaspilsētām.
- Ja jums tiek nosūtīta liesma, nekavējoties izdzēsiet to, lai nesāktu liesmu karu.
- Atcerieties, ka jūsu signālu nevar dzirdēt e-pastā. Vai esat kādreiz mēģinājis sarkasmu e-pastā, un saņēmējs to uztvēra nepareizi? E-pasta ziņojumi nespēj nodot verbālās komunikācijas nianses. Mēģinot izsecināt balss toni, daži cilvēki izmanto emocijzīmes, taču tās izmanto taupīgi, lai jūs neizskatītos neprofesionāli.
Tāpat neuzskatiet, ka smaidiņu emocijzīmes izmantošana savaldīs sarežģītu ziņojumu.
- Izvairieties no e-pasta izmantošanas, lai izvairītos no personīga kontakta. “Mēs jums nosūtīsim e -pastu” bieži vien var būt vissāpīgākais teikums ikvienam. E-pastam nevajadzētu izvairīties no idejas par tiešu saziņu vai pat telefona sarunām. Izvairieties arī no e-pasta izmantošanas, lai izvairītos no nepatīkamas situācijas, piemēram, atvainošanās vai slēptu kļūdu.
- Pieklājīgi izbeidziet savu e -pastu. Noslēdzot ar paziņojumu, piemēram, "Labākie vēlējumi", "Veiksmi" vai "Paldies jau iepriekš par jūsu palīdzību", var mīkstināt pat skarbu e -pastu un iegūt labvēlīgāku atbildi.
- Esiet piesardzīgs, meklējot kvītis. Lai gan ir daži gadījumi, kad lietvedības nolūkos vai saņemšanas pierādīšanai var būt nepieciešama saņemšana, vairumā gadījumu tas ir tikai kairinoši un liek lasītājam veikt papildu darbības, lai tiktu galā ar jūsu e -pastu. Ja kaut kas ir patiešām steidzams vai jums patiešām jāpārliecinās, ka saņēmējam ir jūsu ziņojums, paceliet tālruni un izmantojiet to.
- Ja jums tiek nosūtīts kaut kas nepatīkams, piemēram, pārsūtītas baumas, izdzēsiet to. Jūs nevēlaties būt daļa no tā.
Brīdinājumi
- Izvairieties no kiberhuligānisma. Tas ir nelikumīgi, un tas var ļoti ietekmēt citus cilvēkus, īpaši pusaudžus (piemēram, tas var izraisīt pašnāvību).
- Nelietojiet visus vāciņus. Tā ir nevajadzīga prakse, un tā var kaitināt jūsu saņēmēju, pretī saņemot liesmas vēstuli. Visas galvaspilsētas tiek uzskatītas par "kliegšanas" ekvivalentu.
- Izvairieties no ķēdes pasta pārsūtīšanas. Būtu ļoti maz cilvēku, kuriem patīk pastāvīgi saņemt nevajadzīgus ziņojumus. Šāda veida e-pasta vēstules ir pazīstamas ar bīstamu un kaitīgu vīrusu bojāšanu, ko var pārsūtīt uz datoru un no tā. Mērķis ir pārsūtīt tikai tos ziņojumus, kurus esat saņēmis tieši no interesantiem adresātiem.
- Nelietojiet savu darba parakstu personīgiem e -pastiem - tas liks jums izskatīties nedraudzīgam.
