E -pasti ir ātrs un vienkāršs veids, kā sazināties ar kolēģiem un citiem biznesa partneriem, un tas ir efektīvs līdzeklis visu veidu sanāksmju plānošanai. Neatkarīgi no tā, vai mēģināt sarunāt tikšanos ar kolēģi, priekšnieku vai pilnīgi nepazīstamu cilvēku, vispirms ir jāformatē e -pasts ar skaidru tēmas rindiņu un pamattekstu. Kad esat parakstījis savu e-pastu un nosūtījis ziņojumu, pagaidiet 3–5 dienas pirms atbildes atbildes nosūtīšanas.
Soļi
1. metode no 2: e -pasta formatēšana
1. darbība. Temata rindiņā norādiet, ar ko vēlaties iepazīties
Skaidri norādiet savu mērķi e -pasta tēmas rindiņā, lai adresāts uzreiz zinātu, ka vēlaties ar viņu tikties. Neizmantojiet neskaidru valodu, piemēram, “Tikšanās” vai “Iespējamais tikšanās laiks”. Tā vietā tēmas rindiņā izmantojiet konkrētus datumus un laika grafikus, lai adresāts uzreiz zinātu, ko gaidīt.
Piemēram, ierakstiet kaut ko līdzīgu: “Tikšanās pieprasījums 17.05. Plkst. 11:00”
2. solis. Lai sāktu savu e -pastu, izmantojiet atbilstošu sveicienu
Mēģiniet izmantot standarta oficiālu sveicienu, kad sākat rakstīt ziņojumu. Ja sazināties ar valsts amatpersonu vai citu izcilu personu, kuru nekad neesat saticis, virsrakstā izmantojiet pilnu tās nosaukumu. Ja sazināties ar kolēģi vai priekšnieku, izmantojiet godu, piemēram, “kungs”, “kundze”, “Mx.” Vai “Miss”. Parasti, lai sāktu e -pastu, izmantojiet sveicienus, piemēram, “Dārgais”, “Labdien” un “Čau”.
- Ja jūs uzrunājat vispārēju biroju vai grupu, nevis personu, izmantojiet “Kam tas var attiekties”.
-
Piemēram, ja jūs vērsāties pie sava priekšnieka, mēģiniet uzrakstīt sveicienu šādi:
“Cienījamais Džeksona kungs, Es ceru, ka šis e -pasts jūs atradīs labi! Es gribēju ar jums sazināties saistībā ar iespējamo tikšanos.”
3. solis. Iepazīstieties ar sevi, ja tiekaties ar pilnīgi nepazīstamu cilvēku
Veltiet savu pirmo rindkopu īsam ievadam, ja rakstāt valsts amatpersonai vai citai personai, kuru nekad iepriekš neesat saticis. Koncentrējieties uz savu vārdu, amatu un profesionālo saikni, lai saņēmējs zinātu, kas jūs esat un kāpēc jūs ar viņu sazināties. Ja sazināties ar kādu jau pazīstamu personu, piemēram, priekšnieku vai kolēģi, nejūtieties pienākums iekļaut ievadrakstu.
- Jūsu ievada lasīšanai nevajadzētu aizņemt ilgu laiku.
-
Mēģiniet uzrakstīt kaut ko līdzīgu:
Cienījamā Atkinsa kundze, Mani sauc Sāra Klementa, un es strādāju Džounsa apgabala dzīvnieku patversmē.
4. solis. Aprakstiet sanāksmes iemeslu un tās vispārējo nozīmi
E -pasta sākumā (pēc ievada, ja izvēlējāties to iekļaut) norādiet, kāda veida tikšanās vēlaties ar saņēmēju un vai tā būs oficiāla vai gadījuma lieta. Kad esat izskaidrojis sapulces mērķi, pastāstiet, kāpēc sapulce ir svarīga uzdevumam, kuru mēģināt pabeigt. Centieties īsi paskaidrot, jo saņēmējam, iespējams, nav daudz laika, lai izskatītu jūsu e -pastu.
Piemēram, mēģiniet uzrakstīt kaut ko līdzīgu: “Vai jūs varētu satikt mani nākamnedēļ, lai apspriestu gaidāmo adopcijas mēģinājumu? Tā kā jūs esat pašreizējais dzīvnieku patversmes finanšu padomnieks, es uzskatu, ka jūs varētu sniegt daudz ieskatu organizācijas darba budžetā pasākumam.”
5. Ieteikt iespējamo tikšanās vietu un laiku
Mēģiniet domāt par vietu, kas ir labi zināma un adresātam viegli pieejama. Ja strādājat tajā pašā ēkā vai vispārējā vietā kā persona, kurai sūtāt e -pastu, noskaidrojiet, vai varat satikties pusdienu pārtraukuma laikā. Ja jūs un saņēmējs nedzīvojat vai nestrādājat tuvējā vietā, mēģiniet ieteikt restorānu vai citu sabiedrisku zonu, kur varētu satikties. Turklāt pieminiet vairākas reizes, kas jums noder, lai saņēmējs varētu vieglāk pateikt to pieejamību.
- Ja jums abiem ir aizņemts grafiks, apsveriet iespēju ieplānot tālruņa vai videokonferences sanāksmi.
- Piemēram, uzrakstiet kaut ko līdzīgu: “Vai jūs šonedēļ kādu laiku varētu šūpoties pie dzīvnieku patversmes? Es būšu reģistratūrā katru dienu no 9 līdz 5.”
6. solis. Lūdziet saņēmējam atbildēt uz jūsu ziņu
Tā kā jūs tehniski plānojat notikumu, pieklājīgi lūdziet saņēmējam atbildēt, norādot to pieejamību. Ja sazināties ar īpaši aizņemtu personu, atcerieties, ka var paiet viena vai divas dienas, lai atbildētu. atpakaļ.
Piemēram, sakiet kaut ko līdzīgu: “Ja jūs varētu man paziņot savu pieejamību nākamajā nedēļā, es to ļoti novērtētu!”
7. darbība. Noslēdzot e -pastu, izmantojiet sirsnīgu noslēguma valodu
Uzrakstiet noslēguma teikumu, kurā atkārtoti uzsvērts jūsu e -pasta mērķis, lai adresāts skaidri saprastu sapulces mērķi. Izmantojiet draudzīgu toni, lai parakstītu savu e -pastu, izmantojot tādas frāzes kā “Ar cieņu”, “Paldies” vai “Labākie vēlējumi”. Pēc izrakstīšanās rakstīšanas atstājiet parakstu zem sava vārda, kas atkārto jūsu stāvokli vai pašreizējo karjeru.
- Rūpējieties par savu valodu saņēmējam. Ja runājat ar kolēģi, pierakstīšanās, piemēram, “Tiekamies drīz”, būtu jēgpilnāka nekā “Ar cieņu jūsu”. Ja sazināties ar priekšnieku, “Sirsnīgi” vai “Labākie vēlējumi” būtu piemērotāki nekā gadījuma rakstura pierakstīšanās, piemēram, “Tiekamies”.
-
Piemēram, uzrakstiet kaut ko līdzīgu:
Es ceru uz drīzu tikšanos ar jums, jo vēlos, lai šis adopcijas brauciens būtu pēc iespējas veiksmīgāks.
Ar cieņu
Sāra Klements
Darbību koordinators, Džonsas apgabala dzīvnieku patversme
8. solis. Iekļaujiet visus attiecīgos pielikumus, kas attiecas uz sapulci
Pievienojiet visus dokumentus, izklājlapas vai citus atbilstošus failus, kas varētu palīdzēt sagatavot adresātu sapulcei. Ja sazināties ar kādu par sarežģītu tēmu, iekļaujiet visas brošūras vai datu lapas, kas nepieciešamas, lai palīdzētu saņēmējam saprast sapulces tēmu.
Piemēram, ja apspriežat budžeta izmaiņas gaidāmajam pasākumam, iespējams, vēlēsities iekļaut iepriekšējā gada budžeta izklājlapu
9. solis. Izmantojiet profesionālu valodu un pareizu gramatiku visā e -pastā
Pārbaudiet savu ziņojumu par acīmredzamām gramatikas kļūdām un pareizrakstības kļūdām, lai galīgais uzmetums izskatītos pēc iespējas izsmalcinātāks un tīrāks. Turklāt noņemiet visus saīsinājumus vai slengu, kuru dēļ ziņojums šķiet neformālāks vai grūtāk saprotams. Ja jūsu pēdējais melnraksts neizskatās un neizklausās profesionāli, adresāts, iespējams, neuztver jūsu pieprasījumu nopietni.
Lai gan emocijzīmes var būt jautri izmantot tekstos un ikdienas e -pasta ziņojumos, jums nevajadzētu tās izmantot, lai pieprasītu tikšanos
2. metode no 2: Sazināšanās ar saņēmēju
1. solis. Izveidojiet papildu e-pasta ziņojumu, ja adresāts nesazinās ar jums 3-5 dienu laikā
Dodiet saņēmējam dažas dienas, lai izlasītu jūsu pieprasījumu un atbildētu uz to. Ja darba nedēļas laikā nedzirdat atbildi, nosūtiet personai ātru e -pastu, lai atgādinātu, ka gaidāt atbildi. Uzsveriet, ka esat pateicīgs par iespēju satikt viņus un ka esat pateicīgs par viņu laiku.
- Tālākie zvani ir arī efektīvs veids, kā reģistrēties personai, ar kuru mēģināt tikties.
- Piemēram, uzrakstiet kaut ko līdzīgu: “Es tikai vēlējos ar jums sazināties saistībā ar manu tikšanās pieprasījumu. Ja jums ir brīvais brīdis, vai jūs varētu man pastāstīt, vai esat pieejams sapulcei nākamnedēļ?”
2. solis. Izlīdziniet sapulces specifiku papildu e -pastā
Pārrunājiet ar citas personas grafiku, kad tā atbild. Ņemiet vērā citas personas pieejamību un apstipriniet tikšanās laiku datumā, kad abi esat pieejami. Mēģiniet apstiprināt datumu un laiku 1-2 e-pasta ziņojumos, lai izvairītos no neskaidrībām un jucekļa iesūtnē.
- Centieties būt pēc iespējas elastīgāks. Ja sazināties ar aizņemtu cilvēku, iespējams, ka viņš nevarēs ar jums tikties uzreiz.
- Neplānojiet tikšanos pēdējā brīdī. Ja adresāts ir aizņemts, iespējams, nevarēsit vienoties par tikšanās datumu.
Solis 3. Dažas dienas pirms sanāksmes nosūtiet atgādinājumu vai apstiprinājumu
Ja vēlaties būt īpaši sagatavots pirms plānotās sanāksmes, mēģiniet nosūtīt apstiprinājuma e -pastu saņēmējam kā atgādinājumu. Neveidojiet šo e-pastu pārāk ilgi-tā vietā norādiet dienu, laiku un vietu, kurā plānojat tikties, lai vēlreiz pārbaudītu, vai sapulce joprojām notiek, kā plānots.
-
Piemēram, uzrakstiet kaut ko līdzīgu:
Es tikai gribēju apstiprināt, ka mēs joprojām tiekamies 17. maijā pulksten 11.00 Džounsa apgabala dzīvnieku patversmē.
