Sākt e -pastu ar pareizo sveicienu var būt sarežģīti. Sūtot profesionālu e -pastu vai rakstot kādam, ko jūs labi nepazīstat, parasti vislabāk ir izvēlēties vienkāršu, daudzpusīgu sveicienu, piemēram, “Čau”, pirms uzrunāt personu pēc uzvārda. Ja rakstāt draugam, ģimenes loceklim vai kādam citam, ar kuru jums ir gadījuma rakstura attiecības, ir pareizi vienkārši atsaukties uz viņu vārdā.
Soļi
1. metode no 4: piemērota sveiciena izvēle
1. solis. Sakiet “Hi”, lai sāktu savu e -pastu uz draudzīgas piezīmes
Vienkāršs “Sveiki”, kam seko personas vārds, lieliski darbosies lielākajā daļā e -pasta ziņojumu. Tas ir atvieglots un personisks, nejūtoties pārāk formāls vai gadījuma rakstura. Un tā kā tas ir tik īss un tiešs, tas nenovērsīs jūsu lasītāja uzmanību un neizskatīsies nevietā.
Varat arī izmantot “Sveiki”, vienlaikus adresējot vairākus adresātus, piemēram, “Sveiki visiem”
Padoms:
“Sveiki” ir lielisks un universāls sveiciens neatkarīgi no tā, vai jūsu e-pasts ir paredzēts draugam, vadītājam vai svešiniekam.
2. solis. Atveriet ar “Dārgais”, lai iegūtu oficiālākas ziņas
“Dārgais” ir daudzpusīgs sveiciens-tas ir pareizāk nekā “Čau”, taču tam joprojām ir silts, patīkami vecmodīgs gredzens. Tas padara to par lielisku veidu, kā uzaicināt korespondenci gan ar tuviem mīļajiem, gan ar cilvēkiem, kurus jūs ļoti labi nepazīstat.
Šo sveicienu var izmantot arī draugiem un ģimenei
1. darbība.
- Vārds “dārgais” sevī ietver arī pieklājības un cieņas piezīmi, kāda nav mazāk formālos sveicienos.
- Viens no šī atvērēja trūkumiem ir tas, ka dažiem to var uzskatīt par pārāk formālu, it īpaši biznesa vidē.
2. solis. Ja nezināt saņēmēja vārdu, izmantojiet anonīmu sveicienu
“Sveicieni” un “Kam tas var attiekties” ir divi no visbiežāk sastopamajiem, aizvainojošajiem anonīmajiem sveicieniem. Tās ir drošas likmes tiem laikiem, kad neesat pārliecināts, kurš lasīs jūsu ziņojumu.
- Varat arī izmēģināt kaut ko neskaidru, piemēram, “Godātais kungs vai kundze”, lai gan tas var šķist nedaudz aizlikts visos formālākajos e -pasta ziņojumos, izņemot formālākos.
- Anonīmi sveicieni visbiežāk tiek izmantoti, rakstot grupām, piemēram, uzņēmumiem un organizācijām, nevis privātpersonām.
3. solis. Ievietojiet personas vārdu pats, ja vēlaties nokļūt pie lietas
Ja neesat pārliecināts, kādu sveicienu izmantot, vai vēlaties, lai jūsu ziņojums ieņem galveno vietu, ir pilnīgi pareizi norādīt adresāta vārdu un atstāt to. Vienkārši pievienojiet komatu, izlaidiet rindu un sakiet to, ko vēlaties teikt.
- "Jaunkundze. Tompsons”neizklausās vairāk vai mazāk formāli kā“Sveika, Tompsones kundze”, un tas ļauj apiet neizlēmību izvēlēties vispiemērotāko sveicienu.
- Personas vārda izmantošana kā sveiciens pats par sevi var būt noderīga arī turpmākajā sarakstē, kad ne vienmēr vēlaties izvēlēties jaunu sveicienu.
2. metode no 4: adresāta uzrunāšana
1. solis. Zvaniet personai vārdā, ja jūs viņu labi pazīstat
Šis noteikums ir diezgan vienkāršs: ja kopā ar kādu atrodaties vārdā, ir pareizi izmantot viņa vārdu. Pretējā gadījumā ieteicams pieturēties pie viņu uzvārda, lai izvairītos no pārgalvības un, iespējams, nepareizas berzes. F
Rakstot kādam pazīstamam paziņam, jūs varat vai nu vadīt savu vārdu, vai arī ievadam pievienot gadījuma rakstura apsveikumu (piemēram, “Hei Džekij”)
Brīdinājums:
Nekad neatsaucieties uz cilvēku, kuru neesat saticis, ar viņa vārdu, ja vien viņš jums nav īpaši teicis, ka tas ir pareizi. Tas vienkārši nav pieklājīgi!
2. solis. Atsaucieties uz profesionāliem un nezināmiem kontaktiem pēc uzvārda
Izvēlieties atbilstošu sveicienu (atcerieties: “Sveiki”, “Dārgais” un “Sveicieni” ir noderīgi dažādās situācijās), pēc tam pierakstiet personas uzvārdu. Lielākā daļa nosūtīto e -pasta ziņojumu, iespējams, sāksies ar saņēmēja uzvārdu, it īpaši, ja tie attiecas uz darbu.
- Ja e -pasta adrese ir sieviete, izmantojiet prefiksu “Ms”. vārda "kundze" vietā ja vien tu nezini, ka viņa ir precējusies.
- Liekot lietā saņēmēja uzvārdu, tiek izveidots pieklājīgs un cieņas pilns tēls korespondencei.
3. solis. Sveicinot vairāk nekā vienu adresātu, izmantojiet tādu terminu kā “Visi”
Lielās grupās var būt daudz dažādu cilvēku, un jūs nevēlaties izdarīt pieņēmumus par viņu dzimumu vai pazīstamības līmeni. Tā kā tādus terminus kā “puiši” un “dāmas un kungi” varētu interpretēt kā dzimumu ierobežojošus, tos labāk nodot par labu kaut kam iekļaujošākam.
- Noteikti izvairieties arī no pārāk gadījuma rakstura sveicieniem, piemēram, “ļaudis” vai “visi”.
- Izmetot nepareizu kolektīvo vietniekvārdu, kāds no jūsu lasītājiem varētu justies atstumts vai vispār ignorēts.
4. solis. Norādiet personas amatu vai amatu, ja tas attiecas uz jūsu ziņojumu
Normālos apstākļos var likties dīvaini sākt e -pastu ar “Sveicieni galvenajam klientu apkalpošanas pārstāvim”. Tomēr, ja personas stāvoklis ir tieši saistīts ar jūsu rakstīšanas iemeslu, tas var būt labs veids, kā sagatavot viņu jautājumam, pieprasījumam vai sūdzībai.
- E -pasta adresēšana “Direct of Communications”, nevis “Mr. Everett”informēs jūsu saņēmēju, ka izskatāmā lieta ir saistīta ar viņu individuālo pienākumu izpildi.
- Tāpat, sazinoties ar kādas organizācijas vadītāju, jūs varat sākt ar sveicienu, piemēram, “Cienījamais Soltleiksitijas savienības rīkotājs”.
3. metode no 4: izvairīšanās no bieži sastopamām apsveikuma kļūdām
1. solis. Atcerieties vienmēr iekļaut sveicienu
Galvenais noteikums e -pasta apsveikuma rakstīšanai ir pārliecināties, vai tāds tur ir. Var būt satriecoši atvērt e -pastu un saskarties ar teksta bloku bez ievada vai personīgām izpausmēm, un ir nepieciešamas tikai dažas sekundes, lai ierakstītu dažus vārdus, lai apkopotu jūsu saziņas nodomu.
E -pasts bez sveiciena daudziem tiks uzskatīts par nepilnīgu. Tā rezultātā tas var slikti atspoguļot jūs vai jūsu spēju efektīvi sazināties
Padoms:
Nepārdomājiet to-ja neesat pārliecināts, ko vēl likt, izvēlieties vienkāršu “Sveiki” un novirziet savas prāta spējas uz pārējā e-pasta sastādīšanu.
2. Izvairieties no “Hei”, ja vien neesat tuvu rakstāmajai personai
“Hei” ir tikpat gadījuma rakstura, cik vien iespējams. Šī iemesla dēļ ir pieņemams veids, kā sākt e-pasta ziņojumu savam labākajam draugam vai tāda paša ranga kolēģim, bet ne e-pastu augstāk stāvošai personai vai ikvienam, ar kuru jūs sazināties pirmo reizi.
- Lai gan tie var likties nekaitīgi, pārāk neformāli sveicieni, piemēram, “Hei”, var netīši norādīt uz cieņas trūkumu pret jūsu saņēmēju.
- Citus mierīgus adreses režīmus, piemēram, “Kas notiek” vai “Yo”, nekad nevajadzētu izmantot e-pasta ziņojumos. Šie apsveikumi ir labāk rezervēti īsziņu apmaiņai.
3. solis. Esiet piesardzīgs, lietojot laika apsveikumus, piemēram, “Labdien
”Atsaucoties uz rakstīšanas laiku, jūsu e -pasts var kļūt personalizētāks un labāk sazināties ar adresātu. Tomēr jums tas jādara tikai tad, ja esat pārliecināts, ka viņi atrodas vienā laika joslā. Ja tā nav, jūs varētu izskatīties neziņā vai neuzmanīgi.
- Sakot “Labrīt” kādam, kas dzīvo otrā pasaules malā, var rasties neskaidrības, it īpaši, ja jūsu e-pastā ir informācija par laiku.
- Ja esat sācis izmantot kādu no šiem sveicieniem, nenāks par ļaunu veltīt brīdi, lai noskaidrotu, kurā laikā (un datumā!) Tas ir vietā, kur jūsu adresāts lasīs jūsu ziņojumu.
Solis 4. Saglabājiet pieturzīmes vienkāršas un atbilstošas
Labākais veids, kā formatēt sveicienu, ir ierakstīt izvēlēto sveicienu un saņēmēja vārdu, pēc tam ievietot komatu, lai palīdzētu acīm pāriet uz e -pasta ziņojumu. Jūs varētu domāt, ka izsaukums ir izteiksmīgāks, taču pastāv iespēja, ka to var lasīt kā nepilngadīgu vai neprofesionālu.
- Dažos gadījumos jūs varat arī pabeigt apsveikumu ar kolu vai domuzīmi, lai iegūtu oficiālu vai gadījuma efektu.
- Pārāk daudz satraukuma nodošana var pat kaitināt personu, kurai rakstāt, ja tā nepiekrīt jūsu entuziasmam.
5. solis. Pārliecinieties, vai esat pareizi uzrakstījis adresāta vārdu
Pirms noklikšķināt uz “Sūtīt”, vēlreiz pārbaudiet personas vārda pareizrakstību, kāda tā ir redzama iepriekšējā e-pastā vai oriģinālajā dokumentā. Nevainīga pareizrakstības kļūda nav vārda beigas, taču, pieļaujot vienu un to pašu kļūdu vairāk nekā vienu reizi, tiek apgalvots, ka jums ir tik vienalga, lai to izdarītu pareizi.
- Ja atrodat īpaši izaicinošu vai neparastu nosaukumu, pārbaudiet, vai varat to kopēt un ielīmēt tieši savā e -pastā no ārēja avota.
- Jūs riskējat atsvešināt savu lasītāju, nepareizi uzrakstot viņa vārdu nepareizi.
4. metode no 4: izveidojiet e -pasta sākuma rindu
1. solis. Nekavējoties norādiet sava e -pasta mērķi
Izmantojiet savu pirmo teikumu, lai adresātam precīzi pateiktu, kāpēc rakstāt. Tādā veidā tie netiks atstāti karājās. Tas parasti ir tik vienkārši, kā destilēt to, ko apspriedīsit savā ziņojumā, par centrālo ideju un pārvērst to īsā ievadā.
- Labs e -pasta atvērējs varētu būt: “Es rakstu, lai noskaidrotu…” vai “Es gribēju uzzināt jūsu viedokli par…”
- Nenogurdiniet saņēmēju ar ilgstošu preambulu vai nevajadzīgu informāciju. Nav nepieciešams dauzīt apkārt krūmam-vienkārši ielejiet tajā.
2. solis. Pateicieties saņēmējam, ja rakstāt atbildi
Atgriežoties pie kāda par ziņu, ko viņš jums nosūtīja, ir ierasts veltīt brīdi pateicībai. Pateicība par kaut ko var būt ļoti iepriecinoša, un neliela pateicības izpausme palīdzēs jums pārliecināties, ka jūsu sarakste sākas ar labo kāju.
- Formulējot savu pirmo teikumu, noteikti atzīmējiet vai apkopojiet sākotnējā e -pasta ziņojuma mērķi, piemēram, “Paldies, ka sazinājāties ar Acme Corporation par savu neseno pieredzi” vai “Paldies, ka tik ātri atbildējāt”.
- Ja jūsu sarakste nav saistīta ar uzņēmējdarbību, varat sākt ar kaut ko līdzīgu: “Paldies, ka sazinājāties. Ir pagājis tik ilgs laiks, kad mēs runājām!”
3. solis. Apsveiciet tuvos kontaktus ar personīgāku piezīmi
Ja jūs pietiekami labi pazīstat savu adresātu, varat izvēlēties sentimentālāku pieeju, pierakstoties pie viņa vai lūdzot atjaunināt informāciju par viņa dzīvi. Personīgajiem sveicieniem ir intīma sajūta un tie palīdz veidot draudzīgu, sirsnīgu dinamiku.
- Varat izmantot galveno līniju, piemēram, “Apsveicam ar jauno bērniņu!” vai “es tikko biju Bruklinā, un tas atnesa daudz labu atmiņu”, lai radiniekam vai omulīgam biroja biedram atgādinātu, ka viņi ir tavās domās.
- Pārliecinieties, ka visi jūsu pievienotie personiskie komentāri vai jautājumi ir atbilstoši, ņemot vērā jūsu attiecības ar saņēmēju. Jautājiet: "Kā jums patīk jūsu jaunais dzīvoklis?" var izvilkt kādu, kuru esat saticis tikai vienu vai divas reizes.
Solis 4. Strādājiet nelielā humorā kā uzmanības piesaistītājs
Lai gan humors profesionālajā pasaulē bieži vien tiek atturēts, tas var sagādāt patīkamu atbrīvojumu no praktiskās ikdienas komunikācijas drūmās dabas, ja to izmanto saprātīgi. Lielākā daļa cilvēku ir pieraduši izklapēt sausus, precīzus e-pastus, tāpēc smieklīgi sveicieni var piesaistīt lasītāju un padarīt viņus aizraujošākus.
"Ja vēlaties kaut ko atvieglot, izmēģiniet sākuma rindiņu, piemēram," Vai jau ir piektdiena? " vai: "Es zinu, cik ļoti tev patīk no manis dzirdēt pirmo lietu no rīta."
Brīdinājums:
Ātrs prāts vai muļķīga vārdu spēle var būt noderīga, lai atdzīvinātu bezkrāsainus profesionālos e-pastus, bet tikai tad, kad situācija to prasa.
Padomi
- Neskatoties uz to, ka apsveikums ir īss, tas ir viens no svarīgākajiem biznesa e -pasta ziņojumiem. Tas būtībā sniedz saņēmējam pirmo iespaidu par jums un profesionālo izturēšanos.
- Lielāko daļu cilvēku vārdus vai vēlamos vārdus var atrast viņu sūtītāja informācijā vai pašā e -pasta adresē.
- Ja pēc sākotnējā e -pasta ziņojuma uzzināsit anonīma adresāta vārdu, noteikti iekļaujiet to turpmākajos ziņojumos, lai atzītu izmaiņas un radītu personīgāku akordu.
