Microsoft Access ir datu bāzes izveides programma, kas ļauj ikvienam viegli uzturēt un rediģēt datu bāzi. Tas ir piemērots visam, sākot no maziem projektiem līdz lieliem uzņēmumiem, un tā ir ļoti vizuāla programma. Tas ir lieliski piemērots datu ievadīšanai, jo jums nav jāstrādā ar tabulām un izklājlapām.
Soļi
1. daļa no 6: jaunas datu bāzes izveide
1. solis. Noklikšķiniet uz cilnes Fails un atlasiet “Jauns”
Datu bāze saturēs visus jūsu datus dažādās formās. Varat izvēlēties izveidot tukšu datu bāzi, tukšu tīmekļa datu bāzi vai izvēlēties no dažādām veidnēm.
- Tukša datu bāze ir standarta Access datu bāze, un tā ir piemērota vietējai lietošanai. Izveidojot tukšu datu bāzi, tiks izveidota arī viena tabula.
- Tīmekļa datu bāzes ir veidotas tā, lai tās būtu saderīgas ar Access tīmekļa publicēšanas rīkiem. Izveidojot tukšu datu bāzi, tiks izveidota arī viena tabula.
- Veidnes ir iepriekš izveidotas datu bāzes, kas paredzētas plašam pielietojumam. Izvēlieties veidni, ja nevēlaties tērēt daudz laika datu bāzes struktūras salikšanai.
2. solis. Nosauciet savu datu bāzi
Kad esat izvēlējies datu bāzes veidu, piešķiriet tai nosaukumu, kas atspoguļo to, kam tas paredzēts. Tas būs īpaši noderīgi, ja strādāsit ar vairākām dažādām datu bāzēm. Lodziņā "Faila nosaukums" ierakstiet savas datu bāzes faila nosaukumu. Izvēlieties "Izveidot", lai ģenerētu jaunu datu bāzes failu.
2. daļa no 6: Datu pievienošana datu bāzei
1. solis. Nosakiet savu datu labāko struktūru
Ja veidojat tukšu datu bāzi, jums vajadzētu padomāt par labāko datu sakārtošanas veidu un pievienot atbilstošo struktūru. Ir vairāki veidi, kā varat formatēt un mijiedarboties ar datiem programmā Access:
- Tabulas - tas ir galvenais veids, kā dati tiek glabāti jūsu datu bāzē. Tabulas var salīdzināt ar izklājlapām programmā Excel: dati ir sakārtoti rindās un kolonnās. Šī iemesla dēļ datu importēšana no Excel un citām izklājlapu programmām ir samērā vienkāršs process.
- Veidlapas - veidlapas ir veids, kā dati tiek pievienoti jūsu datu bāzei. Lai gan datus varat ievadīt datu bāzē tieši tabulās, veidlapu izmantošana ļauj ātrāk un vizuāli ievadīt datus.
- Pārskati - tie apkopo un parāda jūsu datu bāzes datus. Pārskati ir paredzēti datu analīzei un atbilžu sniegšanai uz konkrētiem jautājumiem, piemēram, par peļņas gūšanu vai klientu atrašanās vietu. Tie parasti ir paredzēti drukāšanai.
- Vaicājumi - šādi jūs izgūstat un filtrējat savus datus. Varat izmantot vaicājumus, lai parādītu konkrētus ierakstus no vairākām tabulām. Varat arī izmantot vaicājumus, lai izveidotu un atjauninātu datus.
2. Izveidojiet savu pirmo tabulu
Ja sākat tukšu datu bāzi, automātiski sāksit ar tukšu tabulu. Jūs varat sākt ievadīt savus datus šajā tabulā vai nu ar rokām, vai arī kopējot un ielīmējot no cita avota.
- Katram datu elementam jāsniedz sava sleja (lauks), bet katram ierakstam jābūt atsevišķai rindai. Piemēram, katra rinda būtu klients, savukārt katrs lauks būtu atšķirīga informācija par šo klientu (vārds, uzvārds, e -pasta adrese, tālruņa numurs utt.).
- Varat pārdēvēt kolonnu etiķetes, lai būtu vieglāk noteikt, kurš lauks ir kas. Veiciet dubultklikšķi uz kolonnas virsraksta, lai mainītu nosaukumu.
3. solis. Importējiet datus no cita avota
Ja vēlaties importēt no atbalstīta faila vai atrašanās vietas, varat iestatīt Access piekļūt informācijai un pievienot to savai datu bāzei. Tas ir noderīgi, lai noņemtu datus no tīmekļa servera vai kāda cita koplietota resursa.
- Noklikšķiniet uz cilnes Ārējie dati.
- Atlasiet importējamā faila tipu. Sadaļā “Importēšana un saite” redzēsit dažas datu veidu opcijas. Jūs varat noklikšķināt uz pogas Vairāk, lai redzētu vairāk iespēju. ODBC apzīmē Open Database Connectivity un ietver tādas datu bāzes kā SQL.
- Virzieties uz datu atrašanās vietu. Ja tas atrodas serverī, jums būs jānorāda servera adrese.
- Nākamajā logā izvēlieties "Norādiet, kā un kur vēlaties saglabāt datus pašreizējā datu bāzē". Izvēlieties "Labi". Izpildiet norādītās darbības, lai importētu savus datus.
4. solis. Pievienojiet vēl vienu tabulu
Jūs vēlaties saglabāt dažādus ierakstus dažādās datu bāzēs. Tas palīdzēs jūsu datu bāzēm darboties nevainojami. Piemēram, jums var būt tabula ar klientu informāciju un cita tabula par pasūtījuma informāciju. Pēc tam jūs varēsit saistīt klienta informāciju ar pasūtījuma informācijas tabulu.
Cilnes Sākums sadaļā Izveidot noklikšķiniet uz tabulas pogas. Jūsu datu bāzē parādīsies jauna tabula. Informāciju var ievadīt tāpat kā pirmajā tabulā
3. daļa no 6: Galda attiecību sakārtošana
1. solis. Izprotiet, kā darbojas atslēgas
Katrai tabulai būs viena primārā atslēga, kas ir unikāla katram ierakstam. Pēc noklusējuma Access izveido ID kolonnu, kuras skaits palielinās katram ierakstam. Tas ir iestatīts kā primārā atslēga. Tabulās var būt arī ārējās atslēgas. Tie ir lauki, kas ir saistīti ar citu datu bāzes tabulu. Saistītajos laukos būtu vieni un tie paši dati.
- Piemēram, tabulā Pasūtījumi jums var būt lauks Klienta ID, lai izsekotu, kurš klients pasūtīja kādu produktu. Attiecību šim laukam varat izveidot ar ID lauku savā klientu tabulā.
- Attiecību izmantošana palīdz saglabāt jūsu datus konsekventus, efektīvus un lasāmus.
2. solis. Noklikšķiniet uz cilnes Datu bāzes rīki
Sadaļā Attiecības noklikšķiniet uz pogas Attiecības. Tiks atvērts jauns logs ar pārskatu par visām datu bāzes tabulām. Katrs lauks tiks norādīts zem tā tabulas nosaukuma.
Pirms attiecību izveidošanas jums būs jāizveido ārējās atslēgas lauks. Piemēram, ja tabulā Pasūtījumi vēlaties izmantot klienta ID, tabulā Pasūtījumi izveidojiet lauku Klients un atstājiet to tukšu. Pārliecinieties, vai tas ir tāds pats formāts kā lauks, kuru saistāt (šajā gadījumā skaitļi)
3. solis. Velciet lauku, kuru vēlaties izmantot kā ārējo atslēgu
Nometiet to laukā, kuru izveidojāt ārējai atslēgai. Parādītajā logā noklikšķiniet uz Izveidot, lai iestatītu lauku saistību. Starp abām tabulām parādīsies līnija, kas savieno laukus.
Veidojot attiecības, atzīmējiet izvēles rūtiņu “Ieviest atsauces integritāti”. Tas nozīmē, ka, mainot datus vienā laukā, otrs lauks tiek automātiski atjaunināts. Tas palīdzēs saglabāt jūsu datu precizitāti
4. daļa no 6: vaicājumu veikšana
1. solis. Izprotiet vaicājumu lomu
Vaicājumi ir darbības, kas ļauj ātri apskatīt, pievienot un rediģēt datus savā datu bāzē. Pastāv visdažādākie vaicājumu veidi, sākot no vienkāršiem uzmeklējumiem līdz jaunu tabulu izveidošanai, pamatojoties uz esošajiem datiem. Vaicājumi ir būtisks pārskatu veidošanas rīks.
Vaicājumi ir sadalīti divos galvenajos veidos: atlase un darbība. Atlasītie vaicājumi iegūst datus no tabulām un var veikt aprēķinus. Darbību vaicājumi var pievienot, rediģēt un dzēst datus no tabulām
2. solis. Izmantojiet vaicājumu vedni, lai izveidotu pamata atlases vaicājumu
Ja vēlaties izveidot pamata atlases vaicājumu, izmantojiet vaicājumu vedni, lai sniegtu jums norādītās darbības. Vaicājumu vednim varat piekļūt cilnē Izveidot. Tas ļaus jums apskatīt noteiktus laukus no tabulas.
Izvēlētā vaicājuma izveide ar kritērijiem
1. solis. Atveriet vaicājumu noformēšanas rīku
Varat izmantot kritērijus, lai sašaurinātu atlases vaicājumu un parādītu tikai nepieciešamo informāciju. Lai sāktu, noklikšķiniet uz cilnes Izveidot un atlasiet Query Deign.
2. solis. Izvēlieties savu galdu
Tiks atvērts lodziņš Rādīt tabulu. Veiciet dubultklikšķi uz tabulas, kurā vēlaties izpildīt vaicājumu, un pēc tam noklikšķiniet uz Aizvērt.
3. solis. Pievienojiet izgūstamos laukus
Veiciet dubultklikšķi uz katra tabulas lauka, kuru vēlaties pievienot vaicājumam. Lauki tiks pievienoti noformējuma režģim.
4. solis. Pievienojiet savus kritērijus
Varat izmantot vairāku veidu kritērijus, piemēram, tekstu vai funkcijas. Piemēram, ja vēlaties laukā “Cenas” parādīt tikai cenas, kas augstākas par 50 ASV dolāriem, ievadiet
=50
kritērijos. Ja vēlaties rādīt tikai klientus no Apvienotās Karalistes, ierakstiet
Lielbritānija
laukā Kritēriji.
Katram vaicājumam varat izmantot vairākus kritērijus
5. solis. Noklikšķiniet uz Palaist, lai redzētu rezultātus
Poga Palaist atrodas cilnē Dizains. Jūsu vaicājuma rezultāti tiks parādīti logā. Nospiediet Ctrl + S, lai saglabātu vaicājumu.
Izvēlētā vaicājuma izveide ar parametriem
1. solis. Atveriet vaicājumu noformēšanas rīku
Parametru vaicājums ļaus jums norādīt, ko vēlaties izgūt katru reizi, kad tiek izpildīts vaicājums. Piemēram, ja jums ir datubāze ar klientiem no dažādām pilsētām, varat izpildīt parametru vaicājumu, lai vaicātu, kurai pilsētai vēlaties parādīt rezultātus.
2. solis. Izveidojiet atlases vaicājumu un norādiet tabulu (-as)
Pievienojiet vaicājumā izgūstamos laukus, veicot dubultklikšķi uz tiem tabulas pārskatā.
Solis 3. Pievienojiet parametru sadaļai Kritēriji
Parametrus ap parametru apzīmē ar “”. Teksts iekavās tiks parādīts uzvednē, kas parādās, izpildot vaicājumu. Piemēram, lai pieprasītu pilsētu, noklikšķiniet uz pilsētas lauka lauka Kritēriji un ierakstiet
[Kura pilsēta?]
Jūs varat beigt parametrus ar “?” vai “:”, bet ne ar “!” vai "."
4. solis. Veiciet vairāku parametru vaicājumu
Varat izmantot vairākus parametrus, lai izveidotu pielāgotu diapazonu vaicājuma rezultātiem. Piemēram, ja lauks ir datuma lauks, varat atgriezt datumu diapazonu, ierakstot
Starp [Ievadiet sākuma datumu:] Un [Ievadiet beigu datumu:]
. Palaižot vaicājumu, jūs saņemsiet divas uzvednes.
Izveidot tabulas vaicājumu
1. solis. Noklikšķiniet uz cilnes Izveidot un atlasiet Vaicājuma dizains
Varat izmantot vaicājumus, lai izvilktu konkrētus datus no esošajām tabulām un izveidotu jaunu tabulu ar šiem datiem. Tas ir īpaši noderīgi, ja vēlaties koplietot noteiktas datubāzes daļas vai izveidot īpašas veidlapas datu bāzes apakškopām. Vispirms jums būs jāizveido parasts atlases vaicājums.
2. solis. Izvēlieties tabulu (-as), no kuras vēlaties iegūt datus
Veiciet dubultklikšķi uz tabulām, no kurām vēlaties iegūt datus. Ja nepieciešams, varat izvilkt no vairākiem galdiem.
3. solis. Atlasiet laukus, no kuriem vēlaties izgūt datus
Tabulas pārskatā veiciet dubultklikšķi uz katra lauka, kuru vēlaties pievienot. Tas tiks pievienots jūsu vaicājumu režģim.
4. solis. Iestatiet savus kritērijus
Ja vēlaties norādīt konkrētus datus no lauka, izmantojiet kritēriju sadaļu, lai iestatītu filtru. Sīkāku informāciju skatiet iepriekš sadaļā “Atlases vaicājuma izveide ar kritērijiem”.
5. darbība. Pārbaudiet vaicājumu, lai pārliecinātos, ka tas atgriež vēlamos rezultātus
Pirms tabulas izveidošanas palaidiet vaicājumu, lai pārliecinātos, ka tas izvelk visus pareizos datus. Pielāgojiet savus kritērijus un laukus, līdz iegūstat visus vēlamos datus.
6. solis. Saglabājiet vaicājumu
Nospiediet Ctrl + S, lai saglabātu vaicājumu vēlākai lietošanai. Tas parādīsies navigācijas rāmī ekrāna kreisajā pusē. Noklikšķiniet uz vaicājuma, lai to atlasītu vēlreiz, un pēc tam noklikšķiniet uz cilnes Dizains.
Solis 7. Grupā Vaicājuma veids noklikšķiniet uz pogas Izveidot tabulu
Parādīsies logs, kurā tiks prasīts jūsu jaunais tabulas nosaukums. Ievadiet tabulas nosaukumu un noklikšķiniet uz Labi.
8. solis. Noklikšķiniet uz pogas Palaist
Jūsu jaunā tabula tiks izveidota, izmantojot jūsu izveidoto vaicājumu. Tabula parādīsies jūsu navigācijas rāmī pa kreisi.
Pievienošanas vaicājuma izveide
1. solis. Atveriet iepriekš izveidotu vaicājumu
Varat pievienot vaicājumu, lai pievienotu datus tabulai, kas jau pastāv no citas tabulas. Tas ir noderīgi, ja jums ir jāpievieno vairāk datu tabulai, kuru izveidojāt ar vaicājuma make tabulu.
2. solis. Noklikšķiniet uz pogas Pievienot cilnē Dizains
Tiks atvērts dialoglodziņš Pievienot. Atlasiet tabulu, kuru vēlaties pievienot.
3. solis. Mainiet vaicājuma kritērijus, lai tie atbilstu pievienojamajam
Piemēram, ja laukam Gads esat izveidojis tabulu ar kritērijiem “2010”, nomainiet to uz pievienojamo gadu, piemēram, “2011”.
4. solis. Iestatiet, kur vēlaties pievienot datus
Noteikti iestatiet pareizos laukus katrai kolonnai, kuru pievienojat. Piemēram, izmantojot iepriekš minētās izmaiņas, dati jāpievieno laukam Gads rindā Pievienot.
5. solis. Izpildiet vaicājumu
Cilnē Izveidot noklikšķiniet uz pogas Palaist. Vaicājums tiks izpildīts, un dati tiks pievienoti tabulai. Varat atvērt tabulu, lai pārbaudītu, vai dati ir pievienoti pareizi.
5. daļa no 6: Veidlapu izveide un izmantošana
1. solis. Izvēlieties tabulu, kurai vēlaties izveidot veidlapu
Veidlapas ļauj ērti redzēt katra lauka datus, kā arī ātri pārslēgties starp ierakstiem vai izveidot jaunus. Veidlapas ir būtiskas ilgstošam datu ievadīšanai, jo lielākajai daļai cilvēku ar tām ir daudz vieglāk strādāt nekā tabulām.
Solis 2. Cilnē Izveidot noklikšķiniet uz pogas Veidlapa
Tas automātiski izveidos veidlapu, pamatojoties uz tabulā esošajiem laukiem. Piekļuve Access veic diezgan labu darbu, automātiski izveidojot pareizā izmēra laukus, taču jūs varat mainīt izmēru un pārvietoties pa visiem vēlamās veidlapas elementiem.
- Ja nevēlaties, lai veidlapā tiktu parādīts konkrēts lauks, varat ar peles labo pogu noklikšķināt uz tā un atlasīt Dzēst.
- Ja jūsu tabulām ir attiecības, zem katra ieraksta parādīsies datu lapa, kurā parādīti saistītie dati. Šādā veidā varat daudz vieglāk rediģēt savus savienotos datus. Piemēram, katram jūsu datu bāzes pārdošanas pārstāvim var būt pievienota klientu datu bāze.
3. solis. Virzieties jaunajā veidlapā
Bulttaustiņi apakšā pārvietojas no ieraksta uz ierakstu. Laukus aizpildīs jūsu ieraksta dati, pārslēdzoties starp tiem. Varat izmantot pogas malās, lai pārietu uz pirmo vai pēdējo ierakstu.
4. solis. Lai izmantotu tabulu, noklikšķiniet uz datu lapas pogas
Tas atrodas augšējā kreisajā stūrī un ļaus jums sākt mainīt tabulas vērtības, izmantojot veidlapu.
5. solis. Veiciet izmaiņas esošajos ierakstos
Jūs varat rediģēt tekstu jebkurā katra ieraksta laukā, lai mainītu tabulas datus. Izmaiņas tiks automātiski atspoguļotas tabulā, kā arī visās pievienotajās tabulās.
6. solis. Pievienojiet jaunus ierakstus
Noklikšķiniet uz pogas “Pievienot ierakstu” pie navigācijas pogām, lai saraksta beigās izveidotu jaunu ierakstu. Pēc tam varat izmantot laukus, lai ievadītu datus tabulas tukšajā ierakstā. Tas ir daudz vienkāršāks veids, kā pievienot jaunu informāciju, nekā izmantojot tabulas skatu.
7. darbība. Kad esat pabeidzis, saglabājiet veidlapu
Saglabājiet veidlapu, nospiežot taustiņu kombināciju Ctrl + S, lai vēlāk tai varētu viegli piekļūt. Tas parādīsies navigācijas rāmī ekrāna kreisajā pusē.
6. daļa no 6: Pārskata izveide
1. solis. Izvēlieties tabulu vai vaicājumu
Pārskati ļauj ātri parādīt savu datu kopsavilkumus. Tos bieži izmanto ienākumu un piegādes pārskatiem, un tos var pielāgot gandrīz jebkuram lietojumam. Pārskatos tiek ņemti dati no jūsu izveidotajām tabulām vai vaicājumiem.
2. solis. Noklikšķiniet uz cilnes Izveidot
Atlasiet pārskata veidu, kuru vēlaties izveidot. Ir vairāki veidi, kā izveidot pārskatu. Access var automātiski izveidot jūsu pārskatu vai izveidot pielāgotu.
- Pārskats-tiks izveidots automātisks pārskats ar visiem jūsu avota datiem. Nekas netiks grupēts, bet mazām datu bāzēm tas, iespējams, ir pietiekams, lai parādītu nepieciešamo.
- Tukšs pārskats - tiks izveidots tukšs pārskats, kuru varēsit aizpildīt ar saviem datiem pēc saviem ieskatiem. Jūs varēsit izvēlēties no jebkura pieejamā lauka, lai izveidotu pielāgotu pārskatu.
- Pārskatu vednis - atskaišu vednis palīdzēs jums izveidot pārskata veidošanas procesu, ļaujot izvēlēties un grupēt savus datus un pēc tam tos atbilstoši formatēt.
3. solis. Iestatiet tukša pārskata avotu
Ja esat izvēlējies izveidot tukšu pārskatu, jums būs jāizvēlas tā avots. Vispirms noklikšķiniet uz cilnes Kārtot un pēc tam atlasiet Rekvizītu lapa. Varat arī nospiest alt="Image" + Enter.
Noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas blakus laukam Ieraksta avots. Tiks parādīts pieejamo tabulu un vaicājumu saraksts. Izvēlieties vienu un tas tiks piešķirts pārskatam
4. solis. Pievienojiet pārskatam laukus
Kad esat ieguvis avotu, varat sākt tam pievienot laukus savam pārskatam. Noklikšķiniet uz cilnes Formāts un pēc tam uz Pievienot esošos laukus. Lauku saraksts parādīsies labajā rāmī.
- Noklikšķiniet un velciet laukus, kurus vēlaties pievienot dizaina rāmim. Ieraksts tiks parādīts pārskatā. Pievienojot papildu laukus, tie tiks automātiski savienoti ar esošajiem laukiem.
- Varat mainīt lauku izmērus, noklikšķinot uz malām un velkot peli.
- Dzēsiet laukus no pārskata, noklikšķinot uz virsraksta un nospiežot taustiņu Dzēst.
5. solis Pievienojiet atskaitei grupas
Grupas ļauj ātri parsēt informāciju pārskatā, jo ļauj sakārtot saistīto informāciju. Piemēram, varat grupēt pārdošanu pēc reģiona vai pārdevēja. Grupas ļauj jums to izdarīt.
- Noklikšķiniet uz cilnes Dizains, noklikšķiniet uz pogas Grupēt un kārtot.
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkuras lauka daļas, kuru vēlaties pievienot grupai. Izvēlnē atlasiet Group On.
- Grupai tiks izveidota galvene. Jūs varat pielāgot galveni jebkuram, ko vēlaties iezīmēt grupā.
6. solis. Saglabājiet un kopīgojiet savu pārskatu
Kad jūsu pārskats ir pabeigts, varat to saglabāt un pēc tam kopīgot vai izdrukāt tāpat kā jebkuru dokumentu. Izmantojiet to, lai dalītos uzņēmuma darbībā ar investoriem, kontaktinformāciju darbiniekiem un daudz ko citu.
