Lai gan mūsdienās tos neizmanto tik bieži, faksa aparāts joprojām ir svarīga ierīce svarīgu dokumentu, veidlapu un ar roku rakstītu piezīmju ātrai un efektīvai pārsūtīšanai, it īpaši biroja vidē. Faksa aparāts dokumentu sūtīšanai un saņemšanai izmanto aktīvo fiksēto tālruņa līniju, un tā lietošana ir tikpat vienkārša kā tālruņa numura sastādīšana. Kad esat pareizi iestatījis faksa aparātu un iepazinies ar faksa nosūtīšanas un saņemšanas metodēm, jūs ātri un viegli nosūtīsit dokumentus!
Soļi
1. daļa no 3: Faksa iekārtas uzstādīšana
1. darbība. Novietojiet faksa aparātu
Novietojiet faksa aparātu uz līdzenas virsmas netālu no kontaktligzdām un telefona ligzdas. Pārliecinieties, vai papīra padeve ir vērsta uz āru. Tas palīdzēs novērst ienākošo faksu un skenēto dokumentu iestrēgšanu starp sienu un iekārtu un to bojāšanu.
2. solis. Pievienojiet strāvas avotu
Pievienojiet faksa iekārtu tuvākajai sienas kontaktligzdai. Pārliecinieties, vai savienojums ir pareizs un kontaktdakša ir pareizi ievietota kontaktligzdā. Kad faksa iekārta ir pievienota strāvas avotam, pārliecinieties, vai tā paliek izslēgta visu atlikušo iestatīšanas laiku.
3. solis. Nodrošiniet tālruņa līniju
Faksa iekārta izmanto tālruņa līniju, lai nosūtītu un saņemtu datus, lai izveidotu un drukātu dokumentus. Tie nedarbosies, izmantojot interneta tālruņa līniju. Pārliecinieties, vai ir aktīva tālruņa līnija un faksa aparāta tālruņa numurs, lai iekārta varētu pārraidīt un saņemt signālus, lai izveidotu dokumentus.
Vajadzības gadījumā zvaniet kabeļu un telefona pakalpojumu sniedzējam, lai izveidotu fiksēto tālruni
Solis 4. Pievienojiet tālruņa kabeli
Standarta tālruņa kabelis jāpievieno faksa aparāta tālruņa ligzdai, kas parasti atrodas ierīces aizmugurē. Vada otrs gals ir jānostiprina tieši tuvākajā sienas kontaktligzdā. Vēlreiz pārbaudiet, vai vads ir pievienots iekārtai un sienas tālruņa ligzdai.
5. solis. Pievienojiet papīru un tinti
Lai izveidotu un izdrukātu ienākošos dokumentus, faksam būs nepieciešams papīrs un tinte. Pārliecinieties, ka šie piederumi ir pa rokai.
- Pirms papīra ievietošanas ventilatoru vai pāršķiriet papīra kaudzīti, lai pārliecinātos, ka tie nesalīp kopā. Tas palīdzēs novērst papīra iestrēgšanu.
- Katrā iekārtā atradīsies noteikta veida, izmēra un skaita tintes kasetnes. Noteikti pārskatiet iekārtas instrukcijas, lai izlemtu, kura tinte vislabāk atbilst jūsu iekārtai.
6. darbība. Pārbaudiet savienojumu
Kad faksa iekārta ir pievienota un papīrs un tinte ir ievietota, ieslēdziet iekārtu un pārbaudiet tālruņa savienojumu. Lai varētu izmantot faksa aparātu, savienojumam jābūt drošam.
- Pārbaudiet, vai fiksētais tālrunis ir pareizi pievienots, paņemot faksa aparāta uztvērēju, ja tas ir pieejams jūsu ierīcē. Uztvērējam vajadzētu atgādināt telefonu. Klausieties numura skaņas signālu, kas norāda, ka savienojums ir drošs.
- Ja faksam nav uztvērēja, tālruni var pievienot, izmantojot faksa aparāta ārējo tālruņa ligzdu. Ja savienojums ir pareizs, jums vajadzētu dzirdēt zvanīšanas signālu.
2. daļa no 3: Faksa sūtīšana
Solis 1. Ieslēdziet iekārtu
Pirms dokumenta nosūtīšanas pārliecinieties, vai iekārta ir ieslēgta un telefona vads ir droši novietots. Iespējams, vēlēsities pārbaudīt, vai uztvērējā nav zvanīšanas signāla, lai pārliecinātos, ka savienojums ir drošs.
2. solis. Izmantojiet vāka lapu
Vāka lapa ir lielisks veids, kā garantēt, ka jūsu dokuments nonāk pie pareizās personas. Tas ir īpaši noderīgi, nosūtot faksus uzņēmumam, kurā vairāki darbinieki, iespējams, izmanto vienu un to pašu ierīci. Vāka lapā jāiekļauj saņēmēja vārds, viņa un jūsu faksa numurs, jūsu kontaktinformācija un to lapu skaits, kuras adresātam vajadzētu saņemt faksā.
Lapu skaita iekļaušana titullapā ir noderīga saņēmējam, lai viņš zinātu, vai ir saņēmis visas nepieciešamās lapas
Solis 3. Pareizi pasūtiet dokumentus
Noteikti pievienojiet lappušu numurus un ievietojiet dokumenta lapas tādā secībā, kādā vēlaties tās saņemt. Jūs nevēlaties, lai saņēmējs sajauktu lapas kopā. Tas var radīt neskaidrības un traucēt paredzēto dokumenta nozīmi. Lapu pasūtīšana un to numerācija nodrošinās efektīvu informācijas pārsūtīšanu.
Solis 4. Ievietojiet dokumentus skenerī
Lielākajai daļai faksa aparātu būs nepieciešams dokumentu ievietot faksa aparāta skenera daļā ar priekšpusi uz augšu vai uz leju. Visās ierīcēs nav standarta metodes. Lielākā daļa faksa aparātu norādīs, kādu metodi izmantot, ar viegli nolasāmu simbolu ierīces priekšpusē.
5. solis. Ievadiet adresāta faksa numuru
Izmantojot taustiņu tastatūru faksa priekšpusē, sastādiet saņēmēja faksa numuru, ieskaitot rajona kodu. Ja sūtāt dokumentu pa faksu starptautiski, jums jāievieto valsts kods. Ja ir korporatīvais numurs, kas tiek izmantots ārējai zvanīšanai (bieži vien “7” vai “9”), noteikti nospiediet šo ciparu pirms apgabala vai valsts koda un faksa numura.
6. solis. Nosūtiet dokumentus
Kad esat sastādījis numuru, lielākajai daļai faksa aparātu būs jānospiež poga “sūtīt” vai “sākt”, lai pārsūtītu dokumentu. Skatieties, kā dokuments tiek pārraidīts, ja rodas kļūda vai iestrēgst papīrs. Kad dokumentu pārsūtīšana ir bijusi veiksmīga, fakss ar izdrukā progresa ziņojumu vai apstiprinājuma lapu. Ja tiek parādīts kļūdas ziņojums, mēģiniet vēlreiz nosūtīt dokumentu.
3. daļa no 3: Faksa saņemšana
1. darbība. Pārbaudiet savienojumu
Pārliecinieties, vai faksa aparāts ir ieslēgts. Lai saņemtu faksus, ir svarīgi arī pārliecināties, vai faksa iekārta ir pievienota strāvas avotam un tālruņa ligzdai. Lai nodrošinātu pareizu savienojumu, iespējams, vēlēsities paņemt uztvērēju un klausīties zvanīšanas signālu.
2. solis. Pārbaudiet papīra un tintes padevi
Jūs vēlaties faksa aparātā nodrošināt pietiekami daudz papīra un tintes. Ja, izmantojot faksa aparātu, saņemat daudz dokumentu, noteikti pārbaudiet šos materiālus bieži. Pretējā gadījumā tas var liegt jums saņemt dokumentu pilnībā vai aizkavēt tā saņemšanu.
Solis 3. Klausieties zvana signālu
Faksa iekārta zvana vai izsauc iezvanes skaņu, kad tā saņem ienākošu dokumentu. Iekārta ir iestatīta automātiski apstrādāt šos dokumentus, tāpēc jums šobrīd nekas nav jādara. Izvairieties no mašīnas pogu nospiešanas šajā laikā, pretējā gadījumā savienojums var tikt traucēts vai atvienots.
4. solis. Pārskatiet dokumentu
Kad faksa iekārta ir veiksmīgi saņēmusi dokumentu, tā izdrukās lapas tādā secībā, kādā tās bija ievietojis sūtītājs. Pārskatiet titullapu, lai pārliecinātos, ka esat paredzētais saņēmējs un vai visas lapas tika veiksmīgi pārsūtītas un izdrukātas.
5. darbība. Sekojiet līdzi sūtītājam
Ja vēlaties apstiprināt, ka esat saņēmis faksu, vai jūs uztraucaties, ka neesat saņēmis visu nepieciešamo informāciju, iespējams, vēlēsities sazināties ar sūtītāju pa tālruni vai e-pastu. Kontaktinformācija var būt norādīta uz lapas, tāpēc, ja jums nav sūtītāja informācijas, skatiet šo lapu.
