Apstiprinājuma e -pasts ļauj citai personai zināt, ka esat saņēmis ziņojumu vai pieprasījumu, pat ja jūs nevarat uzreiz sniegt pilnīgu atbildi. Lai gan jums nav jānosūta apstiprinājums par katru saņemto personīgo e -pastu, jums ir jāatbild profesionālā vai biznesa vidē, kad jūs tieši uzrunājat. Ja jums tikai jāpaziņo citai personai, ka esat saņēmis e -pastu, nosūtiet īsu apstiprinājumu, lai to informētu. Ja persona pieprasīja pakalpojumu vai pasūtīja produktu, sniedziet vairāk informācijas par to, kad gaidīt atbildi vai kā atrisināt problēmas.
Soļi
1. metode no 2: e -pasta saņemšanas apstiprināšana
1. darbība. Atbildiet, ja esat iekļauts rindā Kam: vai esat nosaukts ziņojumā
Pārbaudiet e -pasta ziņojuma augšdaļu, lai redzētu, vai sūtītājs rindā “Kam:” norādījis jūsu e -pasta adresi. Ja neesat tur norādīts, pārlūkojiet e -pasta ziņojuma pamattekstu, lai redzētu, vai jūsu vārds tur ir redzams. Ja redzat savu vārdu, noteikti nosūtiet apstiprinājumu, jo jūs uzrunājāt tieši.
Ja jūsu e -pasta adrese ir norādīta tikai e -pasta ziņojuma rindiņā “CC”, bet jūs neesat minēts pamattekstā, jums nav jānosūta apstiprinājums, jo ziņojums, iespējams, tika nosūtīts lielai cilvēku grupai
Brīdinājums:
Izvairieties no surogātpasta ziņojumu atzīšanas, jo tie var turpināt sūtīt jums e -pastus, ja atbildat.
2. solis. Sveicienā uzrunājiet sūtītāju pēc vārda
Sāciet sveicienu e -pasta ziņojuma augšdaļā, lai otra persona to uzreiz redzētu, atverot to. Izmantojiet oficiālu sveicienu, piemēram, “Sveiki” vai “Dārgais”, kam seko viņu vārds. Ja atbildat kādam priekšniekam vai kādam, kas jums nav pazīstams, izmantojiet viņa vārdu un uzvārdu. Ja jūs labi pazīstat otru personu, varat izmantot viņa vārdu.
Piemēram, kā sveicienu jūs varētu teikt: “Labdien, Deivisa kundze!” Vai “Cienījamais Džonatan!”
3. solis. Īsi pieminiet, ka esat izlasījis e -pastu
Apstiprināšanai izmantojiet tikai dažus teikumus, lai tas nešķiet pārāk daudzsološs. Pateicieties personai par e -pasta nosūtīšanu vai paziņojiet, ka esat saņēmis šīs ziņas. Ja ir kāda konkrēta informācija, atkārtojiet to sākuma teikumos, lai parādītu, ka esat izlasījis viņu ziņojumu.
- Piemēram, jūs varētu uzrakstīt kaut ko līdzīgu: “Paldies, ka nosūtījāt man ziņojumu par nākamās nedēļas sanāksmi” vai “Esmu saņēmis un izlasījis jūsu e -pastu saistībā ar mūsu jauno potenciālo klientu”.
- Ja jums nebija laika izlasīt e -pastu, varat pateikt kaut ko līdzīgu: “Paldies, ka sazinājāties ar mani. Esmu saņēmis jūsu ziņu un pēc iespējas ātrāk to izlasīšu.”
4. solis. Norādiet paredzamo atbildes sniegšanas laiku, ja e -pastam ir pieprasījums vai jautājums
Ja jums ir laiks nekavējoties pilnībā atbildēt, dariet to pēc iespējas ātrāk, lai parādītu, ka esat uzticams un uzticams. Pretējā gadījumā norādiet termiņu, kurā otra persona var gaidīt no jums citu ziņojumu, lai viņi nedomātu, ka jūs viņus ignorējat. Esiet piesardzīgs un nepārlieciet, cik ātri varat atbildēt, ja domājat, ka tas var aizņemt ilgāku laiku.
- Piemēram, jūs varētu teikt: “Es varēšu jums iegūt šo informāciju 2 dienu laikā” vai “Es šodien atkal sazināšos, lai tālāk apspriestu šo jautājumu.”
- Ja nezināt, cik ilgs laiks būs vajadzīgs, lai atbildētu, izmantojiet: “Es ar jums sazināsimies, cik drīz vien iespējams, sniedzot jautājumus vai komentārus.”
- Ja e -pasta ziņojumā nav norādīts pieprasījums vai problēma, jums nav jāatbild ar termiņu.
5. solis. Nosūtiet e -pastu ar noslēgumu un savu vārdu pirms tā nosūtīšanas
Izmantojiet oficiālu e -pasta slēgšanu, piemēram, “Labākais” vai “Paldies vēlreiz”, lai ziņa izklausītos profesionālāk. Pēc noslēguma uzrakstiet savu vārdu, lai pabeigtu ziņojumu. Pirms noklikšķināt uz pogas Sūtīt, pārliecinieties, vai viss ir uzrakstīts pareizi.
- Piemēram, jūs varētu uzrakstīt “Best, Beth” vai “Paldies vēlreiz, Trevis”.
- Varat arī norādīt tālruņa numuru vai alternatīvu e -pasta adresi pēc sava vārda, ja vēlaties citai personai sniegt citu veidu, kā ar jums sazināties.
6. solis. Pēc iespējas ātrāk nosūtiet pilnu atbildes e -pastu
Ja sākotnējā e -pastā bija pieprasījums vai jautājums, veltiet laiku, lai pēc iespējas uzrakstītu pilnu atbildi. Pilnībā risiniet visas ziņojumā ietvertās bažas vai jautājumus, lai parādītu, ka esat veltījis laiku viņu ziņojuma izskatīšanai. Saglabājiet pieklājīgu un pozitīvu toni visā ziņojumā, lai ar viņiem saglabātu labu repertuāru.
Ja jums ir nepieciešams vairāk laika, piemēram, ja gaidāt ziņojumu vai dokumentu, mēģiniet nosūtīt papildu e-pastu ar atjauninājumu un jaunu termiņu, lai otra persona nedomātu, ka esat par viņu aizmirsis
2. metode no 2: atbildēšana uz biznesa pakalpojumiem un pasūtījumiem
1. darbība. E -pasta ziņojuma augšdaļā ievietojiet tās personas vārdu, ar kuru sazināties
Sāciet ar oficiālu sveicienu, piemēram, “Labdien” vai “Dārgais”, lai saglabātu savā ziņojumā profesionālu toni. Ja jūs labi nepazīstat šo personu, izmantojiet oficiālo nosaukumu, kam seko uzvārds. Ja esat vairāk pazīstams ar šo personu vai viņa sniedz savu vārdu, varat viņu uzrunāt.
Piemēram, kā sveicienu varat uzrakstīt “Cienījamais Kristensana kungs” vai “Sveika Dana”
2. solis. Pateicieties personai un pieminiet pieprasīto produktu vai pakalpojumu
Izsakiet patiesu pateicību personai sava e -pasta sākuma teikumā. Tajā pašā teikumā atkārtojiet preces pasūtījumu vai kādas problēmas vai bažas viņš minēja iepriekšējā sarakstē. Tādā veidā persona atpazīs, ka jūs veltījāt laiku, lai izlasītu vai apstrādātu viņa iepriekšējos ziņojumus.
Piemēram, jūs varētu teikt: “Paldies, ka pasūtījāt 2 šokolādes kastes no mūsu veikala”, vai “Mēs pateicamies, ka sazinājāties saistībā ar pieteikto darba piedāvājumu.”
3. solis. Norādiet personai laika grafiku, kad gaidīt atbildi vai piegādi
Nākamajā teikumā miniet, cik ilgs laiks būs vajadzīgs, lai otra persona no jums dzirdētu, lai viņiem nerastos sajūta, ka esat par viņiem aizmirsis. Pārliecinieties, ka jūsu norādītais laika grafiks ir precīzs un godīgs, pretējā gadījumā viņi var sajukt, ja viņi no jums neatbild.
Piemēram, jūs varat teikt: “Jūs varat sagaidīt savu paku 3 darba dienu laikā” vai “Lūdzu, ļaujiet mums atbildēt 1–2 darbadienas.”
Variants:
Ja nezināt, cik ilgs laiks būs vajadzīgs, lai atbildētu, sakiet kaut ko līdzīgu: “Mēs pēc iespējas ātrāk sazināsimies ar jums, lai atrisinātu jūsu bažas.”
4. solis. Sniedziet ieteikumus, ja ir kādas problēmas, kuras nevarat atrisināt pa e -pastu
Ja nevarat tieši atrisināt viņu problēmu, mēģiniet ieteikt citas iespējas, kas varētu būt noderīgākas. Uzturiet pieklājīgu un saprotošu toni visā ziņojumā, lai tas neizklausītos negatīvi vai nešķiet negodīgs. Mēģiniet personai sniegt pēc iespējas vairāk informācijas, lai viņa varētu veikt nākamās darbības, lai atrisinātu savas problēmas.
Piemēram, jūs varētu teikt: “Man žēl dzirdēt, ka radās problēma ar naudas pārskaitīšanu uz jūsu norēķinu kontu. Izmēģiniet mūsu bieži uzdotos jautājumus, lai noskaidrotu, vai jūsu problēma ir novērsta. Pretējā gadījumā jums, iespējams, būs jāapmeklē banka un jākonsultējas ar konta pārzini, lai apstiprinātu darījumus.”
5. solis. Atstājiet kontaktinformāciju e -pasta apakšdaļā
Pabeidziet savu e -pastu ar oficiālu slēgšanu, piemēram, “Labākais” vai “Paldies vēlreiz”, lai ziņu pabeigtu ar labu piezīmi. Pēc slēgšanas noteikti iekļaujiet savu vārdu. Ja vēlaties dot otrai personai iespējas sazināties ar jums, varat arī pēc vārda atstāt tālruņa numuru, alternatīvu e -pasta adresi vai vietni.
