Jūs domājat, ka tikai skolas skolotājiem jāuztraucas par apmeklējumu, taču patiesībā tā ir arī svarīga uzņēmējdarbības prakse. Gan maziem, gan lieliem uzņēmumiem precīzi apmeklētības dati var atklāt daudz par efektivitāti, rentabilitāti un darbinieku apmierinātību. Pateicoties mūsdienu tehnoloģijām, ir daudz veidu, kā reģistrēt darbinieku apmeklējumu un efektīvi izmantot datus.
Soļi
1. metode no 3: apmeklējuma datu vākšana
1. solis. Izmantojiet vienkāršu izklājlapu tikai tad, ja vadāt nelielu uzņēmumu
Ja jums ir 5 vai mazāk darbinieku un, iespējams, pat 10 vai mazāk darbinieku, jums var noderēt ļoti vienkārša apmeklējuma reģistrēšanas metode. Jūs varat izsekot apmeklētību un stundas, piemēram, Microsoft Office vai Google dokumentu izklājlapā vai pat paļauties uz papīra izklājlapām. Tomēr, ja jums ir vairāk nekā 5–10 darbinieku, izvēlieties uzlabotas izsekošanas iespējas.
- Neatkarīgi no jūsu uzņēmuma lieluma, vienmēr izmantojiet skaidru sistēmu, lai reģistrētu apmeklējumu un stundas. Neuzticieties savai atmiņai vai darbinieka vārdam, mēģinot izsekot lietām!
- Ja vēlaties izklājlapu uz papīra, tiešsaistē meklējiet izdrukājamu veidni, kas atbilst jūsu vajadzībām.
2. darbība. Izveidojiet Office vai dokumentu veidni, lai racionalizētu izklājlapu
Gan Microsoft Office, gan Google dokumenti piedāvā papildu veidnes, kas paredzētas darbinieku apmeklējuma un stundu reģistrēšanai. Salīdzinot ar vispārēju izklājlapu, šī opcija var atvieglot jūsu darbiniekiem darba laika ievadīšanu un jums izsekot un analizēt datus.
Lai gan šī iespēja ir efektīvāka nekā pamata papīra vai elektroniska izklājlapa, šo iespēju vislabāk tomēr atstāt mazajiem uzņēmumiem-varbūt tiem, kuros ir līdz 20 darbiniekiem
3. solis. Līgojiet savu lietvedību, ja tas ir laika un izmaksu ziņā izdevīgi
Daudziem maziem un lieliem uzņēmumiem labākais veids, kā reģistrēt apmeklējumu, ir samaksāt kādam citam par to! Vairumā gadījumu jūsu darbinieki ievadīs savu apmeklējumu un darba laiku tīmekļa portālā vai lietotnē, un darbuzņēmējs mitinās datus un, pamatojoties uz tiem, sniegs jums regulārus pārskatus.
Daži uzņēmumi iekasē vienotu likmi, pamatojoties uz darbinieku līmeni, piemēram, USD 20 USD mēnesī līdz 10 darbiniekiem, bet citi-par katru darbinieku. Salīdziniet izmaksas, funkcijas un pakalpojumus, izvēloties trešās puses uzņēmumu, lai izsekotu savu darbinieku apmeklējumu un stundas
4. solis. Pārvaldiet lietvedību tikai tad, ja jums ir IT iespējas
Jums kā vidējam vai lielam uzņēmumam, iespējams, nebūs ērti veikt savu lietvedību, iespējams, finansiālu vai drošības apsvērumu dēļ. Lai izsekotu 100, 1 000 vai pat 10 000 darbinieku apmeklējumu un stundu skaitu, nepieciešama stabila IT nodaļa, kas var izstrādāt un uzturēt nepieciešamo datu vākšanas, uzglabāšanas un analīzes infrastruktūru. Jūsu IT un personāla nodaļām arī jāspēj labi sadarboties!
Rūpīgi izvērtējiet izmaksas un ieguvumus, ko rada lietvedības kārtošana, salīdzinot ar līgumu ar trešo personu, lai to veiktu
2. metode no 3: apmeklējumu izsekošana, izmantojot tehnoloģiju
1. solis. Lieciet darbiniekiem “ievilkt” un “ārā” ar savām ID kartēm
Būtībā šī ir mūsdienīga versija, kurā darbinieki “iebrauc” un “izbrauc” ar papīra perfokarti. Priekšrocība ir tāda, ka dati tiek nosūtīti tieši uz jūsu iekšējo vai trešās puses lietvedības infrastruktūru uzglabāšanai un analīzei.
Pārvelkamo karšu stacijas vislabāk darbojas kopā ar darbiniekiem, kuri pieturas pie vienas atrašanās vietas un strādā parastajā darba laikā parastajā darba dienā, piemēram, biroja darbiniekiem, skolotājiem vai rūpnīcas darbiniekiem
2. solis. Izmantojiet biometriskos datus vai video, lai ierobežotu “draugu štancēšanu” ID skeneros
Kamēr ar perfokartēm bija vieglāk sazināties ar vēlu vai prombūtnē esošu darba biedru, ko sauc par “draugu štancēšanu”, joprojām ir iespējams pārvilkt darba biedra ID un sasniegt to pašu mērķi. Ja jums ir bažas, ka šī problēma ir jūsu darbaspēka vidū, apsveriet iespēju ieguldīt tādos pasākumos kā videokameras vai biometriskie skeneri, lai uzlabotu pārvilkšanas karšu staciju drošību un precizitāti.
- Biometriskos skenerus, kuriem parasti nepieciešama pirkstu nospiedumu autorizācija, var izmantot kopā ar ID karšu skeneriem.
- Drošības kameru uzstādīšana pārvilkšanas karšu stacijās var palīdzēt identificēt aizdomas par “draugu perforatoriem”.
3. solis. Izsekojiet ārpus biroja strādājošo darba laiku, izmantojot tālruņa lietotni
Pārvelkamās kartītes nedarbojas darbiniekiem, kuri strādā mājās vai no vairākām vietām. Tā vietā ļaujiet viņiem “iesist” un “iziet” ar lietotni, kas instalēta viņu darba vai personīgajā tālrunī. Daudzos gadījumos viņiem vienkārši būs jānospiež poga, lai sāktu un apturētu pulksteni, kas izseko viņu apmeklējumu un stundas.
Ja jūsu uzņēmums jau veic ārpakalpojumu uzskaiti trešajai pusei, šāda veida lietotne var tikt iekļauta komplektā. Šādā gadījumā jūsu darbinieku pašievadītajiem apmeklējuma datiem vajadzētu nemanāmi iekļauties jūsu vispārējā lietvedībā
4. solis. Apsveriet GPS atrašanās vietas un laika izsekošanu darbiniekiem, kuri ceļo plaši
Šāda veida izsekošanas sistēma darbojas labi, ja jums ir darbinieki, kuri darba dienās ceļo starp noteiktām vietām. Viņu darba tālruņu GPS izsekos, kad viņi atradās noteiktās darba zonās, ko savukārt var izmantot, lai noteiktu kopējo darba laiku.
GPS izsekošana ir neobligāta funkcija ar dažām “laika kartes” lietotnēm. Šo funkciju noteikti vislabāk var izmantot darbā izdotiem tālruņiem, jo darbinieku izsekošana viņu personīgajos tālruņos var šķist pārāk “lielajam brālim” līdzīga
3. metode no 3: Apmeklējuma datu apstrāde
1. solis. Saspiediet skaitļus, lai redzētu, kā apmeklētības problēmas ietekmē jūsu biznesu
Precīza darbinieku apmeklējumu uzskaite ļauj aprēķināt, kā pozitīvie un negatīvie apmeklējuma modeļi ietekmē jūsu rezultātu. Savukārt šos datus varat izmantot, lai pielāgotu savu darba vietu un personāla stratēģijas, lai panāktu lielāku efektivitāti.
Daži ātri aprēķini var, piemēram, norādīt “saslimstības līmeni”-prombūtņu skaitu uz 100 darbiniekiem noteiktā laika periodā. Līdzīgus datu punktus, piemēram, “bezdarbības rādītājs” un “smaguma pakāpe”, var izmantot arī, lai palīdzētu noteikt apmeklējuma un prombūtnes ekonomisko ietekmi
2. solis. Atzīstiet darbiniekus, kuri ievēro pienācīgas apmeklējuma procedūras
Neliels pozitīvs pastiprinājums var sasniegt daudz! Izmantojiet savāktos datus identitātes darbiniekiem, izmantojot zvaigžņu apmeklējumu ierakstus. Sniedziet viņiem publisku atzinību, uzslavu un, iespējams, atlīdzību-pat dažas dāvanu kartes vai neliels bonuss var palīdzēt mudināt citus sekot šim piemēram.
Paturiet prātā, ka “laba apmeklētība” nenozīmē, ka darbinieks nekad nepalaid garām darbu. Tas nozīmē arī apzinīgu brīvā laika pavadīšanu, piemēram, brīdinot pirms brīvdienas vai paliekot mājās, kamēr viņi atgūstas no slimības
3. solis. Pirms rīkoties, iepazīstieties ar darbinieku, kuram ir apmeklējuma problēmas
Ikreiz, kad jūsu dati identificē darbinieku ar apmeklējuma problēmām, nepārlieciet uz disciplīnu vai atlaišanu. Tā vietā tikties ar viņiem (un personāla pārstāvi vai līdzīgu attiecīgo personu), lai apspriestu šo jautājumu. Rakstiski iesniedziet rīcības plānu, kas darbiniekam sniedz skaidrus norādījumus un kritērijus apmeklētības cerību izpildei.
Iespējams, jums ir darīšana ar īpašu darbinieku, kurš mājās cīnās ar dažām neatliekamām problēmām. Šādā gadījumā jūs, iespējams, varēsit veikt dažus plānošanas vai darba slodzes pielāgojumus, nevis pēkšņi atlaist vērtīgu darbinieku
Solis 4. Uzmanīgi pārvariet birokrātiju, disciplinējot vai atlaižot darbinieku
Vienmēr ievērojiet skaidru un konsekventu kārtību, kad disciplīna tiek noteikta darbiniekam ar apmeklējuma problēmām, un jo īpaši pirms viņu atlaišanas. Ideālā gadījumā jums vajadzētu konsultēties ar juristu, koncentrējoties uz darba tiesībām. Pretējā gadījumā, šķiet, ka šķelšanās un žāvēšana var izraisīt dārgu tiesvedību.
