Zināšanu apmaiņas e -pasts ir e -pasts, kas paredzēts informācijas apmaiņai, jo īpaši darba vietā vai citā profesionālā vidē. Zināšanu apmaiņa ir lielisks veids, kā parādīt saviem kolēģiem, ka jūs par viņiem rūpējaties un vēlaties ar viņiem dalīties tajā, ko zināt, cerot, ka tas varētu viņiem palīdzēt nākotnē. Tas var arī palīdzēt stiprināt jūsu profesionālos sakarus. Centieties, lai jūsu zināšanu apmaiņas e -pasta ziņojumi būtu pēc iespējas skaidrāki un vieglāk sagremojami. Tas ļaus citiem tos viegli saprast un uztvert.
Soļi
1. metode no 2: e -pasta sastādīšana
1. solis Tēmas rindiņā skaidri un īsi norādiet sava e -pasta mērķi
Uzrakstiet tēmas rindiņu, kas sniedz auditorijai skaidru priekšstatu par to, kas gaidāms, atverot jūsu e -pastu. Mēģiniet saglabāt temata rindas garumu līdz aptuveni 7 vārdiem.
- Piemēram, ja vēlaties dalīties zināšanās, ko esat ieguvis, apmeklējot kodēšanas konferenci, tēmas rindiņu varat izveidot apmēram šādi: “Galvenās atrunas no Miami Coders Conference 2020”.
- E -pasta ziņojumi ar neskaidru vai pārāk garu tēmu tiek atvērtas daudz retāk. Izvairieties no īsām tēmu rindām, kurās ir tikai 1–2 vārdi un kurās nav precīzi norādīts, kas ir e-pasts.
Padoms: Ja vēlaties, lai cilvēki noteiktā laika posmā nolasa jūsu zināšanu apmaiņas e -pastu, tēmas rindiņā iekļaujiet datumu. Piemēram, jūs varētu uzdot jautājumu “Rūpniecības sasniegumi, kas jāapspriež 2. augusta sanāksmē”.
2. Sāciet e -pastu ar sveicienu, kas adresēts jūsu konkrētajai auditorijai
Padomājiet par auditoriju, kurai plānojat nosūtīt savu zināšanu apmaiņas e -pastu, un izvēlieties sveicienu ar atbilstošu formalitāšu līmeni. Padariet sveicienu iekļautu visus, kas saņems e -pastu.
- Piemēram, ja sūtāt e -pastu nelielai programmētāju komandai, ar kuru jūs cieši sadarbojaties un labi zināt, varat sākt e -pastu ar kaut ko ārkārtīgi ikdienišķu un draudzīgu, piemēram: “Labdien, mani kolēģi kodējošie nindzjas.”
- Ja sūtāt zināšanu apmaiņas e -pastu augstāk esošiem darbiniekiem vai kādai grupai, kurā ir personas, kuras jūs personīgi nepazīstat, varat izvēlēties formālāku sveicienu, piemēram: “Cienījamie valdes locekļi” vai “Labrīt, mārketinga komanda.”
- Ja dalāties zināšanās tikai ar vienu vai diviem cilvēkiem, e -pasta sveicienā varat uzrunāt viņus pēc vārda.
- Ja rodas šaubas, varat izmantot kaut ko vispārīgu, piemēram: “Sveiki, visi” vai “Labdien!”
3. solis. E -pasta sākumā uzrakstiet īsu priekšstatu vai kontekstu
Sāciet ar īsu rindkopu tieši zem apsveikuma, kas izskaidro, ko jūs kopīgojat savā e -pastā. Tas lasītājiem sniegs vairāk konteksta par to, ko viņi gatavojas lasīt, nekā tēmas rindiņa.
Piemēram, ja jūs dalāties ar kodēšanas konferences mācībām, varat uzrakstīt kaut ko līdzīgu: “Pagājušajā nedēļā man bija tā laime apmeklēt Maiami Coders konferences 2020. gada izdevumu. Es vēlos dalīties ar jums dažās galvenajās atziņās no 2 dienu konferences, kuras laikā mēs uzzinājām par mākslīgā intelekta un kodēšanas tendencēm 2021. gadam. Es ceru, ka šīs zināšanas jums būs tikpat noderīgas un interesantas kā man.”
Solis 4. Sadaliet e -pasta ziņojuma pamattekstu sadaļās
Sadaliet galvenos punktus, kurus vēlaties kopīgot, saliedētās sadaļās, lai būtu vieglāk sekot līdzi un sagremot. Katras informācijas sadaļas sākumā ievietojiet virsrakstus, lai būtu skaidrs, par ko ir zemāk esošais teksts. Sadaliet garas sadaļas vairākās īsākās rindkopās, lai sadalītu informāciju, nevis vienkārši izmetiet daudz informācijas vienā garā teksta blokā.
- Pārliecinieties, ka katrā rindkopā ir saistīti punkti. Ja jūs sākat jaunu domu, sāciet rakstīt jaunu rindkopu.
- Piemēram, ja vēlaties dalīties tajā, ko uzzinājāt par mākslīgā intelekta un kodēšanas tendencēm nesen apmeklētajā konferencē, varat strukturēt savu e -pastu šādi: sadaļas virsraksts “Mākslīgā intelekta nozares atjauninājumi”, pēc tam uzrakstiet dažas rindkopas par šo tēmu, kam seko cita sadaļas virsraksts “Kodēšanas tendences 2021. gadam”, kam seko vēl dažas rindkopas.
5. solis. Noslēdziet e -pasta ziņojuma pamattekstu ar kopsavilkuma rindkopu
Pirms izrakstīšanās uzrakstiet īsu rindkopu, kurā atkārtota daļa no jūsu e -pastā ietvertās galvenās informācijas. Ļaujiet saviem lasītājiem uzzināt, ko, jūsuprāt, viņi iegūs no kopīgajām zināšanām, un iekļaujiet visus attiecīgos darbības vienumus.
- Piemēram, jūs varat teikt kaut ko līdzīgu: “Kā redzat, AI ir daudz jaunu aizraujošu notikumu, kas attiecas uz mārketingu, un ir dažas interesantas jaunas plānošanas tendences, kurām jāpievērš uzmanība 2021. gadā. Es ceru, ka jūs izmantosit šo informāciju mūsu attīstības projektiem un domāsim par veidiem, kā nākamā gada laikā uzlabot savus produktus.”
- Rīcības elementa piemērs varētu būt šāds: “Plānojam piektdienas sanāksmē dalīties savās domās par visu šo informāciju. Lūdzu, sagatavojieties, lai apspriestu vismaz vienu punktu.”
6. solis. Noslēdziet savu e -pastu ar pierakstīšanos, kam seko jūsu vārds un uzvārds
Izvēlieties norakstīšanos, kas ir īsa un draudzīga, ar atbilstošu formalitāšu līmeni jūsu auditorijai. Pašās beigās iekļaujiet savu vārdu un uzvārdu, lai cilvēki precīzi zinātu, no kāda e -pasta ir tikko izlasīts, kas ir īpaši svarīgi, ja jūs personīgi nepazīstat visus savas auditorijas dalībniekus.
- Piemēri gadījuma raksta parakstīšanai, kas der gandrīz jebkuram e -pastam, ir šādi: “Paldies”, “Ar cieņu” un “Visu labāko”.
- Dažas oficiālas parakstīšanās ir: “Ar cieņu” un “Ar cieņu jūsu”.
- Dažas idejas vēl neparastākām pierakstīšanās iespējām, ko varētu izmantot e -pastam, lai cilvēki varētu strādāt vai redzēt katru dienu, ir šādas: “Tiekamies rīt” un “Priekā!”.
- Ja jūs dalāties zināšanās ārpus savas organizācijas, pēc sava vārda un amata iekļaujiet arī savas organizācijas nosaukumu, lai cilvēki zinātu, no kurienes jūs tās rakstāt.
2. metode no 2: padariet savu e-pastu lasītāju draudzīgu
1. solis. Saglabājiet savu e -pastu pēc iespējas īsāku
Mēģiniet pēc iespējas mazākos vārdos iekļaut visu informāciju, ar kuru vēlaties dalīties. Jo garāks ir jūsu e -pasts, jo mazāka iespēja, ka cilvēki, ar kuriem vēlaties dalīties savās zināšanās, lasīs visu.
- Ja rakstāt par īpaši sarežģītu tēmu, vienmēr varat iekļaut saites uz ārējiem avotiem vai pielikumus, lai sniegtu sīkāku informāciju. Tādā veidā tie, kurus interesē jūsu kopīgotais, var ienirt tēmā dziļāk.
- Nav noteikts noteikums, cik ilgi jābūt zināšanu apmaiņas e-pastam, un tas lielā mērā būs atkarīgs no kopīgojamās informācijas veida un tēmas sarežģītības. Labs īkšķa noteikums ir nerakstīt e -pastu ilgāk, nekā jūs vēlētos lasīt pats.
2. solis. Izceliet svarīgu informāciju, izmantojot aizzīmes vai numurētus sarakstus
Atkārtojiet svarīgāko informāciju no teksta rindkopām aizzīmēs vai numurētos sarakstos. Tas palīdz atkārtot jūsu kopīgotās zināšanas un ļauj lasītājiem ātri ieskatīties, lai iegūtu dažus e -pasta ziņojuma galvenos punktus.
Piemēram, varat izveidot sarakstu ar nosaukumu, piemēram, “5 populārākās mārketinga tendences 2021. gadam”, un numurētā sarakstā zem tā uzrakstīt tendences no 1 līdz 5. Lasītāji var viegli redzēt tendences, pēc tam lasīt e -pasta tekstu, ja vēlas iegūt padziļinātu informāciju
3. solis. Cik vien iespējams, izmantojiet vienkāršu, viegli saprotamu valodu
Izvairieties lietot lielus vārdus un žargonu, lai izskaidrotu savus jautājumus, ja vien tas nav absolūti nepieciešams. Tas padarīs jūsu e -pastu daudz vieglāk lasāmu un saprotamu plašākai auditorijai, kas, iespējams, nav tik pazīstama ar tēmu, par kuru rakstāt, kā jūs.
Izvēloties valodu, ņemiet vērā arī savu auditoriju. Piemēram, ja rakstāt nelielai programmētāju grupai, iespējams, varat izvairīties no tā, ka e -pastā izmantojat vairāk kodēšanas žargona nekā tad, ja rakstāt daudzveidīgai auditorijai
Padoms: Ja jums noteikti ir jāizmanto vārds, kuru cilvēki, iespējams, nezina, lai izskaidrotu kādu punktu, norādiet definīciju, pirmo reizi lietojot vārdu e -pasta ziņojuma saturā.
Solis 4. Rakstiet profesionālā tonī
Esiet pieklājīgs, izmantojiet pareizu gramatiku un pieturzīmes un rūpīgi izvēlieties vārdus. Izvairieties rakstīt nejaušā tonī un neizmantojiet slengu vai neprofesionālu valodu. Tas palīdzēs jums kļūt par profesionālu un zinošu tēmu, par kuru jūs kopīgojat informāciju.
- Piemēram, nerakstiet vārdus ar lielajiem burtiem un neizmantojiet izsaukuma zīmes taupīgi, lai jūs nesaskartos tā, kā kliedzat uz savu auditoriju.
- Nelietojiet dažus slenga vārdus vai frāzes, piemēram, “yo”, “kas notiek” vai “y’all”.
5. solis. Ievērojiet standarta fontus, rakstzīmes un e -pasta formatējumu
Neizmantojiet fontus vai īpašas rakstzīmes, kādas dažās sistēmās nav. Izmantojiet standarta sistēmas fontu, kas ir iebūvēts jūsu e-pasta serverī, izmantojiet rakstzīmes, kas ir uz standarta tastatūras, un netraucējiet e-pasta noklusējuma formatējumu.
Tas nodrošinās, ka praktiski ikviens, kurš saņem jūsu e -pastu citā datorā vai izmantojot citu e -pasta serveri, redzēs tieši to, ko redzējāt, rakstot e -pastu
Padomi
- Rakstot zināšanu apmaiņas e -pastu, vienmēr ņemiet vērā savu auditoriju. Tas palīdzēs noteikt formalitāšu līmeni, toni un lietojamo valodu.
- Pārliecinieties, ka sūtāt zināšanu apmaiņas e -pastu cilvēkiem, kuri no tā gūs vislielāko labumu. Piemēram, programmētājs, iespējams, nav ieinteresēts mārketinga nozares tendencēs un attīstībā, bet kāds klientu apkalpošanas jomā var.
- Pirms zināšanu apmaiņas e -pasta ziņojuma sastādīšanas pajautājiet sev, vai tas ir labākais veids, kā dalīties ar informāciju. Dažos gadījumos jūs varat izlemt, ka personiska tikšanās vai videokonferences prezentācija būtu efektīvāka.
- Pirms e -pasta rakstīšanas izveidojiet izklāstu par to, ko vēlaties kopīgot. Piemēram, ja vēlaties dalīties ar dažām mārketinga metodēm, kuras apguvāt tīmekļa seminārā, kurā apmeklējāt, varat pierakstīt galvenos punktus, piemēram, “jaunas SEO metodes”, “e -pasta mārketinga stratēģijas” un “satura mārketinga paraugprakse”.
Brīdinājumi
- Pārliecinieties, ka valoda, ko izmantojat savā e -pastā, būs saprotama visiem jūsu auditorijas dalībniekiem. Piemēram, neizmantojiet programmēšanas žargonu, ja rakstāt visam uzņēmumam.
- Pirms e -pasta ziņojumu nosūtīšanas vienmēr pārbaudiet pareizrakstību un pareizrakstību. Ja jūsu e -pastā ir kļūdas, jūs neatradīsieties kā uzticams zināšanu avots.
