Draudzīga atgādinājuma e -pasta ziņojuma rakstīšana var būt sarežģīta. Jūs nevēlaties saskarties kā uzmācīgs vai nepacietīgs, taču ir svarīgi, lai jūsu vēstījums tiktu nodots tālāk. Iestatiet e -pastā draudzīgu toni ar sveicieniem un mīkstinātiem izteicieniem. Aptveriet nepieciešamās atgādinājuma e -pasta ziņas, lai adresāts skaidri zinātu, ko vēlaties. Nodrošiniet e-pastu bez kļūdām, lai jūs satiktos ne tikai kā draudzīgi, bet arī profesionāli.
Soļi
1. daļa no 3: draudzīga toņa iestatīšana
1. solis. Apsveiciet saņēmēju
Lietišķās situācijās jums, iespējams, būs jāizmanto standarta sveiciens, piemēram, “Cienījamie”. Tomēr arvien vairāk personalizēti e -pasta ziņojumi kļūst par standartu. Daži e -pasta sveicieni, kas var palīdzēt sasniegt draudzīgu toni jau no paša sākuma, ietver:
- Sveiks Džon
- Sveiki
- Ilgi neesi redzēts
- Čau!
2. solis. Norādiet savu savienojumu ar saņēmēju
Ja jūs vienkārši pieturēsities pie atgādinājuma, jūsu ziņojums var šķist auksts. Norādiet savu personīgo saikni ar saņēmēju, iekļaujot frāzes, kas atspoguļo jūsu draudzību un kopīgo pieredzi. Tie var ietvert:
- Kā iet skolā?
- Mans draugs, kā tev gāja?
- Es tik lieliski pavadīju laiku kopā ar jums pagājušajā nedēļas nogalē.
- Kad mēs pēdējo reizi runājām pirms mēneša?
- Šis ceļojums, ko veicām kopā, bija sprādziens! Drīz mums tas būs jādara vēlreiz.
Solis 3. Mīkstiniet izteicienus
Tas ir īpaši svarīgi e -pasta atgādinājuma daļai. Ja ir pagājis kāds laiks, kopš neesat sazinājies ar saņēmēju, iespējams, ir ieteicams piedāvāt vieglu atvainošanos vai attaisnojumu, ka atgādinām tikai sazināties. Daži mīkstinātu izteicienu piemēri:
- Es zinu, ka ir pagājis ilgs laiks, kopš mēs runājām, bet es gribēju jums atgādināt par…
- Ar jauno bērniņu lietas ir bijušas tik saspringtas, es tikai atcerējos jums atgādināt …
- Es zinu, ka esat bijis aizņemts, tāpēc es negribēju jūs nomocīt, bet es gribēju nosūtīt atgādinājumu …
4. solis. Esiet pieklājīgs
Ja atgādinājums ir svarīgs, ir viegli saskarties ar pārāk spēcīgu. Paturiet prātā, ka saņēmēja dzīvē notiek lietas. Atcerieties arī pateikt "lūdzu" un "paldies" un līdzvērtīgus izteicienus. Jūs varat iekļaut pieklājīgas frāzes, piemēram:
- Atvainojiet, ka traucēju, bet es gribēju pārliecināties …
- Ja varat, lūdzu, atbildiet uz šo e -pasta ziņojumu, tiklīdz jums ir laiks…
- Paldies, ka veltījāt laiku, lai izlasītu atbildes uz šo atgādinājumu. ES to novērtēju.
- Es gaidīšu jūsu atbildi.
2. daļa no 3: Nepieciešamo segšana
1. darbība. Izmantojiet tēmas rindiņu
Jums nav jāraksta gudra tēmas rindiņa. Tie, kas ir skaidri un precīzi, būs visnoderīgākie. Tie ļaus saņēmējam īsumā uzzināt e -pasta mērķi. Dažas izplatītas draudzīga e -pasta atgādinājuma iespējas var ietvert:
- Piereģistrēties
- Ātrs atgādinājums par…
- Gaidāmais brauciens/pasākums/utt.
- Darbinieku skaits ceļojumā/pasākumā/utt.
2. solis. Neaizmirstiet iekļaut atgādinājumu
Kad jūs tik ļoti cenšaties būt draudzīgs un pieklājīgs, var būt viegli atstāt kaut ko svarīgu, piemēram, atgādinājumu. Novietojiet atgādinājumu tuvu e -pasta sākumam, neilgi pēc sveiciena un īsas personiskas saziņas. Piemēram:
- "Sveiki, Ir pagājis kāds laiciņš, kopš mēs runājām, Bens. Kā ir tavai sievai un bērniem? Manējie mani diezgan aizņem, bet es gribēju pie jums pierakstīties par…”
-
Čau!
Vecmāmiņ, es gribēju tev nosūtīt ziņu. Piedod, ka esmu bijis tik aizņemts. Es tikai gribēju jums atgādināt par mūsu pusdienu datumu …"
3. solis. Izmantojiet kodolīgu valodu
Parasti ir taisnība, ka pieklājīgā valodā tiek izmantoti garāki izteicieni. Piemēram, frāze "Cītīgāk strādājiet" būtu pieklājīgāka kā "Tā varētu būt laba ideja, ja strādātu vairāk." Lai gan šie garie izteicieni ir pieklājīgi, tie var apgrūtināt e -pasta fokusa noteikšanu.
E -pastam izmantojiet vienkāršotu struktūru. Tas varētu izskatīties apmēram šādi: Apsveikums (atvēršana) → Personīgais savienojums → Atgādinājums → Valediction (slēgšana)
4. solis. Rediģējiet nevajadzīgo informāciju
Par katru teikumu un katru teikuma daļu pajautājiet sev: "Vai tas ir nepieciešams?" Dažos gadījumos “nepieciešams” var nozīmēt kaut ko tik plašu kā “Nepieciešams, lai mans e -pasts neizklausītos auksts”. Noņemiet nevajadzīgās e -pasta daļas.
Parasti adverbus (piemēram, "ļoti", "patiešām", "patiesi", "ārkārtīgi" un "noteikti") var noņemt, lai padarītu jūsu ziņojumu īsāku
5. solis. Aizveriet e -pastu ar valedikciju
"Valediction" ir iedomāts vārds, kas nozīmē "atvadīšanās". Valedictions ietver tādus izteicienus kā "Labākais", "Ar cieņu", "Patiesi" un "Ar cieņu". Jūsu parakstam ir jāseko jūsu vārdam. Tomēr šie izplatītie ieteikumi var šķist bezpersoniski. Jūs varētu mēģināt kaut ko līdzīgu:
- Tavs draugs
- Priekā
- Visu to labāko
- Lielisku dienu
- Tag, tu esi
- Gaidām ziņu
3. daļa no 3: Kļūdu bez e-pasta nodrošināšana
1. solis. Pārbaudiet savu e -pastu
Pat ātri vai vienreiz divreiz apskatot savu e -pastu, tiks novērstas daudzas vienkāršas kļūdas, kas varētu būt ielūztas to rakstot. Kad esat pabeidzis komponēšanu, pārbaudiet e -pasta pareizrakstību un gramatiku.
- Daudziem e -pasta pakalpojumiem ir bezmaksas gramatikas un pareizrakstības pārbaudītājs. To kvalitāte būs atkarīga no jūsu e -pasta pakalpojumu sniedzēja. Dažos gadījumos šie pārbaudītāji var nebūt ļoti precīzi.
- Neaizmirstiet pārbaudīt tēmas rindiņu, sveicienu un informāciju (noslēgums). Tos ir viegli spīdēt un koncentrēties tikai uz jūsu e -pasta ziņojumu pamattekstu.
2. solis. Izlasiet savu e -pastu skaļi
Ja rakstāt svarīgu e -pastu vai tiešām vēlaties būt īpaši draudzīgs vai pieklājīgs ar kādu, izlasiet e -pastu no sākuma līdz beigām skaļi. Vai tas izklausās sarunvalodas? Ja tā, jūsu e -pasts ir gatavs nosūtīšanai.
Pārrakstiet teikumus vai fragmentus, kas izklausās neveikli. Izvērtējot to, izmantojiet savu labāko spriedumu. Tas katram cilvēkam būs atšķirīgs, atkarībā no jūsu runas stila
3. solis. Lieciet citai personai apskatīt e -pastu
Svarīgu saziņu gadījumā, piemēram, uzņēmējdarbībai, jūs varētu vēlēties, lai cita persona pirms atgādinājuma nosūtīšanas to pārbauda. Ja esat uzrakstījis kodolīgu e -pastu, tas parasti aizņem maz laika un var palīdzēt novērst pat mazākās kļūdas.
- Pārbaudiet savu tiešsaistes ziņojumapmaiņas pakalpojumu. Nosūtiet ziņu draugam tiešsaistē, jautājot kaut ko līdzīgu: "Hei, vai tu varētu izlasīt īsu e -pastu, kas man jānosūta? Tas prasīs tikai minūti."
- Atcerieties izteikt pateicību ikvienam, kas lasa jūsu e -pastu. Galu galā viņi dara jums labu.
