Ierakstu dublikāti var parādīties, ja vairāki cilvēki ievada datus datu bāzē bez pietiekamiem aizsardzības pasākumiem. Apvienojot vairākas datu bāzes, var rasties arī dublikāti. Access nodrošina vaicājumu rīku, lai jūsu datu bāzē atrastu dublikātus. Pēc tam varat tos noņemt vai apvienot, padarot datu bāzi vieglāk lasāmu un efektīvāku.
Soļi
1. solis. Ziniet, kas padara datus “dublētus”
Dublēti dati nenozīmē, ka visi lauki ir identiski. Piemēram, klientam, kurš datu bāzē tika ievadīts divas reizes, var būt divi dažādi ID un, iespējams, atšķirīga rakstība. No otras puses, ja nosaukums ir izplatīts, tie varētu būt divi dažādi klienti. Jums būs jāsalīdzina pieejamie dati un rūpīgi jāpārbauda katrs rezultāts, lai noteiktu, kas ir un kas nav dublikāts.
2. solis. Dublējiet savu datu bāzi
Pirms lielu izmaiņu veikšanas ieteicams izveidot jaunu dublējumu. Tādā veidā jūs varat atjaunot datu bāzi, ja nejauši izdzēšat nepareizus ierakstus.
- Noklikšķiniet uz izvēlnes Fails un izvēlieties "Saglabāt kā" vai "Saglabāt un publicēt".
- Sadaļā Papildu noklikšķiniet uz "Dublēt datu bāzi". Izpildiet norādījumus, lai dublētu datu bāzi.
3. solis. Informējiet citus lietotājus, ka gatavojaties veikt izmaiņas
Lai izvairītos no datu konfliktiem, mēģiniet nodrošināt, lai citi lietotāji datu bāzei nepievienotu datus. Tas nav obligāti, taču vēlāk var ietaupīt galvassāpes, ja kaut kas noiet greizi.
Ja iespējams, iestatiet savu datu bāzi ekskluzīvā režīmā. Tas novērsīs citu lietotāju veiktās izmaiņas. Noklikšķiniet uz izvēlnes Fails un izvēlieties "Opcijas", pēc tam atlasiet "Klienta iestatījumi". Sadaļā "Noklusējuma atvērtais režīms" atlasiet "Ekskluzīvs". Ja jums nav daudz cilvēku, kas izmanto datu bāzi, parasti par to nav jāuztraucas
4. solis. Atveriet vaicājumu vedni
Vaicājumu rīks var atrast ierakstus, kuros ir dublikāts. Vedņa palaišanas process atšķiras atkarībā no izmantotās Access versijas:
- 2013/2010 - noklikšķiniet uz cilnes "Izveidot" un pēc tam uz "Vaicājumu vednis".
- 2007 - noklikšķiniet uz cilnes "Ievietot" vai "Izveidot" un atlasiet "Vaicājumu vednis".
- 2003 - atveriet logu Database un atlasiet cilni "Queries". Noklikšķiniet uz pogas "Jauns".
5. solis. Izvēlieties "Duplicates Query Wizard"
Šis vaicājums salīdzina laukus, lai atrastu dublētus ierakstus.
6. solis. Izvēlieties tabulu, kuru vēlaties meklēt
Tiks uzskaitītas visas jūsu datu bāzes tabulas. Atlasiet tabulu, kurā vēlaties pārbaudīt dublikātus.
Lielākajai daļai pārbaužu dublikātu vēlaties saglabāt skatu "Tabulas"
7. solis. Atlasiet laukus, kas, jūsuprāt, satur dublikātus
Atlasiet visus laukus, kurus vēlaties salīdzināt ar dublētiem datiem. Iekļaujiet pietiekami daudz lauku, lai pieņemtu spriedumu. Dublikāti tiek atgriezti tikai tad, ja lauki atbilst rakstzīmes raksturam. Lai atrastu daļējas atbilstības, varat izmantot izteiksmes.
- Izvairieties no vispārēju lauku izmantošanas. Salīdzinot ierakstus, neizmantojiet tādus laukus kā datums vai atrašanās vieta, lai samazinātu jucekli.
- Ja nav pietiekami daudz lauku, lai nošķirtu ierakstus, vai ar pārāk vispārīgiem laukiem, jūs iegūsit daudz rezultātu dublēšanās.
8. solis. Atlasiet papildu skatāmos laukus
Papildu lauks vai divi var palīdzēt izlemt, vai dati patiešām ir dublēti. Piemēram, lauks Pasūtījuma ID palīdzēs noteikt, vai viens un tas pats vārds divas reizes ir atsevišķi ieraksti. Iekļaujiet vismaz vienu lauku, lai palīdzētu to atšķirt un novērstu nejaušu datu zudumu.
9. solis. Izveidojiet vaicājumu
Jums tiks piedāvāts piešķirt vaicājumam nosaukumu. Noklikšķiniet uz "Pabeigt", lai redzētu rezultātus.
10. solis. Rūpīgi pārskatiet savus rezultātus
Tiks parādīti visi iespējamie dublikāti, pamatojoties uz jūsu kritērijiem. Pārskatiet katru rezultātu un izmantojiet savas zināšanas par savu uzņēmumu, lai izlemtu, vai ieraksts ir dublikāts. Pirms ieraksta noņemšanas pārliecinieties, ka tas ir dublikāts.
Ja nevarat izlemt, atkārtoti izveidojiet vaicājumu ar papildu lauku, lai palīdzētu jums pieņemt lēmumu
11. darbība. Dzēsiet ierakstu dublikātus
Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz kreisās kolonnas un izvēlieties "Dzēst ierakstu", lai noņemtu dublikātu. Varat atlasīt vairākus ierakstus, lai tos visus dzēstu vienlaikus.
- Iespējams, vēlēsities apvienot dažus datus no viena ieraksta dublikāta ierakstā, kuru plānojat saglabāt.
- Noteikti neizdzēsiet visus ierakstus, kas parādās rezultātu dublikātu sarakstā, pretējā gadījumā jums nepaliks oriģināls ieraksts.
