Ja jums ir jāpārvieto datu saraksts vai tabula no programmas Word uz Excel, jums nav jākopē un jāielīmē katra atsevišķa informācija izklājlapas šūnā. Vispirms pareizi formatējot Word dokumentu, ar dažiem klikšķiem varat viegli importēt visu dokumentu programmā Excel.
Soļi
1. metode no 2: saraksta konvertēšana
1. solis. Izprotiet, kā dokuments tiks pārveidots
Importējot dokumentu programmā Excel, noteiktas rakstzīmes tiks izmantotas, lai noteiktu, kādi dati tiek ievadīti katrā Excel izklājlapas šūnā. Veicot dažas formatēšanas darbības pirms importēšanas, jūs varēsit kontrolēt galīgās izklājlapas parādīšanos un samazināt manuālās formatēšanas apjomu. Tas ir īpaši noderīgi, ja importējat lielu sarakstu no Word dokumenta programmā Excel.
Šī metode vislabāk darbojas, ja jums ir vairāku ierakstu saraksts, kas ir formatēti vienādi (adrešu saraksts, tālruņu numuri, e -pasta adreses utt.)
2. darbība. Skenējiet dokumentu, vai tajā nav formatēšanas kļūdu
Pirms sākat konvertēšanas procesu, pārliecinieties, vai katrs ieraksts ir formatēts vienādi. Tas nozīmē, ka jānovērš pieturzīmju kļūdas vai jāpārkārto ieraksti, kas neatbilst pārējiem. Tas nodrošinās pareizu datu pārsūtīšanu.
Solis 3. Parādiet formatēšanas rakstzīmes savā Word dokumentā
Parādot parasti slēptās formatēšanas rakstzīmes, varēsit noteikt labāko veidu, kā sadalīt ierakstus. Tos var parādīt, cilnē Sākums noklikšķinot uz pogas "Rādīt / paslēpt rindkopu atzīmes" vai nospiežot Ctrl+⇧ Shift+*
Lielākajai daļai sarakstu katras rindas beigās būs viena rindkopas atzīme vai viena rindas beigās un viena tukšā rindā starp ierakstiem. Jūs izmantosit atzīmes, lai ievietotu Excel izmantotās rakstzīmes, lai atšķirtu šūnas
4. solis. Aizvietojiet rindkopu atzīmes starp katru ierakstu, lai atbrīvotos no papildu vietas
Excel izmantos atstarpi starp ierakstiem, lai noteiktu rindas, taču pagaidām jums tas ir jāatbrīvo, lai palīdzētu formatēšanas procesam. Neuztraucieties, pēc neilga laika jūs to atkal pievienosit. Tas vislabāk darbojas, ja ieraksta beigās ir viena rindkopas atzīme un viena atstarpe starp ierakstiem (divas pēc kārtas).
- Nospiediet Ctrl+H, lai atvērtu logu Atrast un aizstāt.
- Laukā Atrast ierakstiet ^p ^p. Šis ir kods divām rindkopu atzīmēm pēc kārtas. Ja katrs ieraksts ir viena rinda un starp tām nav tukšu rindu, tā vietā izmantojiet vienu ^p.
- Laukā Aizstāt ievadiet norobežojošu rakstzīmi. Pārliecinieties, vai tā nav rakstzīme, kas parādās jebkurā dokumenta vietā, piemēram, ~.
- Noklikšķiniet uz Aizstāt visu. Jūs pamanīsit, ka ieraksti var apvienoties, taču šobrīd tas nerada bažas, kamēr norobežojošā rakstzīme atrodas pareizajā vietā (starp katru ierakstu)
5. solis. Atdaliet katru ierakstu atsevišķos laukos
Tagad, kad jūsu ieraksti ir atdalīti tā, lai tie parādītos nākamajās rindās, jūs vēlaties definēt, kādi dati tiks parādīti katrā laukā. Piemēram, ja katrs ieraksts ir nosaukums pirmajā rindā, adrese otrajā rindā un štats un pasta indekss trešajā rindā, varat
- Nospiediet Ctrl+H, lai atvērtu logu Atrast un aizstāt.
- Noņemiet vienu no atzīmēm ^p laukā Atrast.
- Mainiet rakstzīmi laukā Aizstāt uz komatu,.
- Noklikšķiniet uz Aizstāt visu. Tādējādi pārējie rindkopas simboli tiks aizstāti ar komatu atdalītāju, kas katru rindu atdalīs laukā.
6. solis. Lai pabeigtu formatēšanas procesu, nomainiet norobežojošo rakstzīmi
Kad esat veicis abas iepriekš minētās Find-and-Replace darbības, jūsu saraksts vairs neizskatīsies pēc saraksta. Viss būs vienā rindā ar komatiem starp katru datu daļu. Šis pēdējais meklēšanas un nomaiņas solis atgriezīs jūsu datus sarakstā, saglabājot komatus, kas nosaka laukus.
- Nospiediet Ctrl+H, lai atvērtu logu Atrast un aizstāt.
- Ievadiet ~ (vai jebkuru sākotnēji izvēlēto rakstzīmi) laukā Atrast.
- Laukā Aizstāt ievadiet ^p.
- Noklikšķiniet uz Aizstāt visu. Tādējādi jūsu ieraksti tiks sadalīti atsevišķās grupās, kuras atdala ar komatiem.
7. darbība. Saglabājiet failu kā vienkārša teksta failu
Tagad, kad formatēšana ir pabeigta, varat saglabāt dokumentu kā teksta failu. Tas ļaus programmai Excel lasīt un parsēt jūsu datus, lai tie nonāktu pareizajos laukos.
- Noklikšķiniet uz cilnes Fails un izvēlieties "Saglabāt kā".
- Noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes "Saglabāt kā veidu" un atlasiet "Vienkāršs teksts".
- Nosauciet failu, kā vēlaties, un noklikšķiniet uz Saglabāt.
- Ja tiek parādīts logs Failu konvertēšana, vienkārši noklikšķiniet uz Labi.
8. solis. Atveriet failu programmā Excel
Tagad, kad esat saglabājis failu vienkāršā tekstā, varat to atvērt programmā Excel.
- Noklikšķiniet uz cilnes Fails un atlasiet Atvērt.
- Noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes "Visi Excel faili" un atlasiet "Teksta faili".
- Teksta importēšanas vedņa logā noklikšķiniet uz Tālāk>.
- Atdalītāju sarakstā atlasiet “Komats”. Apakšējā priekšskatījumā varat redzēt, kā ieraksti tiks atdalīti. Noklikšķiniet uz Tālāk>.
- Katrai slejai atlasiet datu formātu un noklikšķiniet uz Pabeigt.
2. metode no 2: tabulas konvertēšana
1. darbība. Izveidojiet tabulu programmā Word ar saviem datiem
Ja jums ir datu saraksts programmā Word, varat to pārvērst tabulas formātā programmā Word un pēc tam ātri nokopēt šo tabulu programmā Excel. Ja jūsu dati jau ir tabulas formātā, pārejiet uz nākamo darbību.
- Atlasiet visu tekstu, kuru vēlaties pārvērst tabulā.
- Noklikšķiniet uz cilnes Ievietot un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Tabula.
- Atlasiet "Konvertēt tekstu uz tabulu".
- Laukā "Kolonnu skaits" ievadiet rindu skaitu vienā ierakstā. Ja starp katru ierakstu ir tukša rinda, pievienojiet vienu kopsummai.
- Noklikšķiniet uz Labi.
2. solis. Pārbaudiet tabulas formatējumu
Word ģenerēs tabulu, pamatojoties uz jūsu iestatījumiem. Vēlreiz pārbaudiet, vai viss ir tur, kur tam vajadzētu būt.
3. solis. Noklikšķiniet uz mazās pogas "+", kas parādās tabulas augšējā kreisajā stūrī
Tas tiks parādīts, novietojot peles kursoru virs galda. Noklikšķinot uz tā, tiks atlasīti visi tabulas dati.
4. solis. Nospiediet
Ctrl+C lai kopētu datus.
Cilnē Sākums varat arī noklikšķināt uz pogas "Kopēt".
5. solis. Atveriet programmu Excel
Kad dati ir nokopēti, varat atvērt programmu Excel. Ja vēlaties ievietot datus esošā izklājlapā, ielādējiet tos. Novietojiet kursoru šūnā, kurā vēlaties parādīt tabulas augšējo kreiso šūnu.
6. solis. Nospiediet
Ctrl+V. lai ielīmētu datus.
Atsevišķās Word tabulas šūnas tiks ievietotas atsevišķās Excel izklājlapas šūnās.
7. solis. Sadaliet atlikušās kolonnas
Atkarībā no importējamo datu veida jums, iespējams, būs jāveic papildu formatēšana. Piemēram, ja importējat adreses, pilsēta, valsts saīsinājums un pasta indekss var būt vienā šūnā. Varat ļaut programmai Excel tos automātiski sadalīt.
- Noklikšķiniet uz tās slejas virsraksta, kuru vēlaties sadalīt, lai atlasītu visu kolonnu.
- Atlasiet cilni "Dati" un noklikšķiniet uz pogas "Teksts kolonnās".
- Noklikšķiniet uz Tālāk> un pēc tam laukā Atdalītāji atlasiet “Komats”. Ja izmantojat iepriekš minēto piemēru, pilsēta tiks atdalīta no štata saīsinājuma un pasta indeksa.
- Noklikšķiniet uz Pabeigt, lai saglabātu izmaiņas.
- Atlasiet kolonnu, kas vēl ir jāsadala, un atkārtojiet procesu, kā atdalītāju atlasot “Atstarpes”, nevis “Komats”. Tādējādi štata saīsinājums tiks atdalīts no pasta indeksa.
