Pēc savas būtības e-pasts nav tik formāls kā vēstuļu rakstīšana. Tomēr jums joprojām būs brīži, kad e -pasta rakstīšanā jābūt formālākam. Padomājiet par to, kas ir saņēmējs, un pēc tam izvēlieties situācijai atbilstošu sveicienu. Kad esat to sapratuši, varat pāriet uz apsveikuma formatēšanu un sākuma teikumu rakstīšanu.
Soļi
1. daļa no 3: Ņemot vērā saņēmēju
1. solis. Izlemiet, cik formāli jums jābūt
Pat ja rakstāt “oficiālu” e -pastu, tas, cik formāls ir šis e -pasts, ir atkarīgs no personas, kas to saņem. Piemēram, rakstot profesoru, jūs neizmantotu tādu pašu formalitāšu līmeni, kādu izmantotu, piesakoties darbam.
Kad pirmo reizi sazināties ar kādu personu, labāk ir būt oficiālākam nekā nepieciešams, lai būtu drošībā
2. solis. Atrodiet personas vārdu
Veiciet kādu izpēti, lai izraktu personas vārdu, ja jūs to vēl nezināt. Zinot personas vārdu, sveiciens šķiet personiskāks pat tad, ja e -pastam izmantojat oficiālas metodes.
3. solis. Sekojiet personas norādījumiem
Ja persona jums jau ir nosūtījusi e -pastu, ir labi nokopēt viņa apsveikuma stilu. Piemēram, ja viņi izmanto “Hi” un jūsu vārdu, ir pieņemami atbildēt tādā pašā stilā, izmantojot “Hi” un personas vārdu, kad adresējat e -pastu.
2. daļa no 3: Apsveikuma izvēle
1. solis. Atgriezieties pie "Dārgais
"" Dārgais "(kam seko personas vārds) ir vecs gaidīšanas režīms kāda iemesla dēļ. Tas ir formāls, bez aizlikta, un, tā kā tas tiek izmantots tik bieži, sveicienā tas bieži kļūst neredzams, un tas ir labi. vēlaties, lai jūsu sveiciens izceļas, jo tas nav piemērots.
2. Izmēģiniet “Sveicieni”, kad nezināt personas vārdu
Apsveikumi ir samērā formāls sveiciens, ko varat izmantot biznesa e -pastos, it īpaši, ja nezināt personas vārdu. Tomēr, ja iespējams, vienmēr ir labāk uzzināt personas vārdu.
Ja e -pasts ir īpaši formāls un jūs nezināt personas vārdu, varat izmantot arī “Kam tas var attiekties”. Tomēr šis sveiciens dažiem cilvēkiem var būt nepatīkams
Solis 3. Apsveriet “Hi” vai “Hello” nedaudz mazāk oficiālos e -pasta ziņojumos
E -pasta ziņojumi parasti ir mazāk formāli nekā vēstules kopumā, tāpēc nedaudz oficiālā e -pasta ziņojumā varat izvairīties no kaut kā līdzīga. Piemēram, ja sūtāt e -pasta ziņojumu savam profesoram, īpaši tādam, ar kuru jūs faktiski mijiedarbojaties, “Hi” vai “Hello” vajadzētu darboties lieliski.
4. solis. Izlaist “Hei
"Lai gan daļēji oficiālā e-pasta ziņojumā var būt pieņemams teksts" Sveiki ", iespējams, nav" Hei ". Tas ir ļoti neformāls sveiciens, pat runājot, tāpēc no tā vajadzētu izvairīties jebkāda veida oficiālā e-pastā. Pat ja jūs zināt savu priekšnieku. diezgan labi, piemēram, iespējams, vislabāk ir izlaist “Hei”, nosūtot viņiem e -pastu.
5. solis. Ja nepieciešams, nosaukuma vietā izmantojiet nosaukumu
Dažreiz, rakstot personai, jūs zināt tikai tās nosaukumu uzņēmumā vai organizācijā. Tādā gadījumā personas vārda vietā varat norādīt tikai personas titulu, piemēram, “Cienījamais darbā pieņemšanas menedžeris”, “Cienījamā darbā pieņemšanas komiteja” vai “Cienījamais profesors”.
6. solis. Pievienojiet personas godu, lai padarītu to oficiālāku
Ja iespējams, pirms personas vārda pievienojiet vārdus "kungs", "kundze", "doktors" vai "profesors", lai padarītu to oficiālāku. Izmantojiet arī personas uzvārdu vai pilnu vārdu, lai tas būtu formālāks, nevis tikai personas vārdu.
3. daļa no 3: E -pasta formatēšana un sākšana
1. solis Novietojiet sveicienu pirmajā rindā
Augšējā rindā jābūt jūsu izvēlētajam sveicienam, kam seko personas vārds. Ja iespējams, izmantojiet personas nosaukumu, piemēram, kungs, kundze vai doktors, kam seko vārds un uzvārds.
2. solis. Izmantojiet komatu
Parasti pēc sveiciena jūs izmantosit komatu. Oficiālās vēstulēs varat izmantot kolu, taču tas parasti ir pārāk formāls e -pasta ziņojumam, pat oficiālam. Vairumā gadījumu ar komatu pietiks, lai gan, ja rakstāt pavadvēstuli e -pastā, varat izmantot kolu.
3. solis. Pāriet uz nākamo rindu
Apsveikums iet uz savu rindu augšpusē, tāpēc, kad esat to uzrakstījis, nospiediet atgriešanās taustiņu, lai pārietu uz nākamo rindiņu. Ja rindkopu veidošanai izmantojat rindu pārtraukumus, nevis ievilkumus, starp sveicienu un pirmo rindkopu jāatstāj tukša rinda.
4. solis. Ja nepieciešams, iepazīstiniet ar sākuma teikumu
Ja jūs rakstāt kādam pirmo reizi, jums jāsniedz ievads, pat ja jūs pazīstat šo personu reālajā dzīvē. Sniedzot personai priekšstatu par to, kas jūs esat, tas mudina viņu turpināt lasīt.
- Piemēram, jūs varētu rakstīt: "Mani sauc Džesika Hils, un es esmu uzņēmuma XYZ mārketinga direktors." Varat iekļaut arī to, kā jūs pazīstat šo personu: "Mani sauc Roberts Smits, un es mācos jūsu mārketinga klasē (Mārketings 101, kas tiekas otrdienās un ceturtdienās pusdienlaikā)."
- Ja jūs jau pazīstat šo personu un esat to jau uzrakstījis, pirmo teikumu varat izmantot kā sveicienu. Piemēram, jūs varētu teikt: “Paldies, ka tik ātri atgriezāties pie manis” vai “Es ceru, ka jums klājas labi”.
5. solis. Pārejiet pie lietas
Lielākajai daļai oficiālo e -pasta ziņojumu ir jāierodas ātri. Tas nozīmē, ka pirmajā vai otrajā teikumā ir jāievieš adresāts, kāpēc jūs rakstāt. Atcerieties būt pēc iespējas kodolīgākam, aprakstot savu mērķi.
