Excel ir ļoti noderīga programma, taču tās dažādās funkcijas var šķist milzīgas! Neuztraucieties. Ir daudz padomu un triku, kurus varat izmantot, lai ātri pabeigtu darbu. Jūs varat palielināt savu prasmju kopumu, apgūstot jaunu triku komplektu. Varat arī iemācīties izmantot rakurstabulas, lai labāk analizētu savus datus. Visbeidzot, veltiet laiku jaunu funkciju izpētei. Ir daudz veidu, kā ātri kļūt par Excel meistaru!
Soļi
1. metode no 4: triku un laika taupīšanas iemācīšanās
1. darbība. Izmantojiet īsinājumtaustiņus, lai ātrāk pārvietotos
Īstenojiet īsinājumtaustiņus un samaziniet laiku, kas nepieciešams peles lietošanai. Piemēram, ja, nospiežot bultiņas pogu, turat nospiestu taustiņu ctrl, izklājlapas beigās atlasīsit visas šūnas. Pārbaudiet, cik daudz ātrāk jūs varat strādāt bez peles!
- Pārvērtiet ciparus valūtā, vienlaikus nospiežot taustiņus ctrl, shift un $.
- Pārvērtiet skaitļus datumos, vienlaikus nospiežot taustiņus ctrl, shift un #.
- Ātri mainiet lapas, turot nospiestu taustiņu Ctrl, vienlaikus nospiežot lapu uz augšu vai uz leju, kas atrodas tastatūras augšējā labajā stūrī.
- Parasti programma Excel for Mac ir atjaunināta, lai ļoti līdzinātos programmai Excel for Windows. Ja, izmantojot šos saīsnes, rodas problēmas, varat pārbaudīt savas programmas norādījumus.
2. solis. Noklikšķiniet uz izvēlnes Kārtot, izmantojot saīsni:
komanda, maiņa, r. Excel piedāvā pielāgotus sarakstus izvēlnē Kārtot. Jūs varētu izvēlēties sakārtot produkcijas piegādi, piemēram, pēc nedēļas, mēneša vai prioritātes. Pēc šīs izvēlnes ievadīšanas varat noklikšķināt, lai atvērtu nolaižamo lodziņu "Kārtot pēc". Tur jūs varat redzēt plašu iespēju klāstu, pamatojoties uz jūsu izklājlapu. Cik tas ir noderīgi?
3. solis. Nospiediet alt="Attēls" un lejupvērsto bultiņu, lai nokļūtu filtra izvēlnē
Šī saīsne ļaus jums nokļūt filtra izvēlnē vēl ātrāk! Jūs redzēsit nolaižamās izvēlnes, kas ļaus jums izvēlēties un izvēlēties to, ko vēlaties izcelt izklājlapā. Varat izmantot arī vairākus citus īsinājumtaustiņus, lai vēl efektīvāk izmantotu filtrus.
- Nospiediet ctrl, shift, L, lai ieslēgtu vai izslēgtu filtrus.
- Nospiediet ALT, lejupvērsto bultiņu, lai parādītu nolaižamo izvēlni Filtrs.
4. solis. Apakšējā stūrī atrodiet ātro analīzi
Jūs varat ātrāk veikt pamata analīzi, nemeklējot vajadzīgo funkciju. Ātrās analīzes izklājlapas apakšējā labajā stūrī ir neliela izvēlne. Šajā izvēlnē atradīsit daudz rīku, ko var izmantot, lai apkopotu dažādas datu daļas. Šis laika taupītājs neļauj jums meklēt īpašas funkcijas-šajā izvēlnē ir daudz no tām.
5. solis. Lai atrastu jaunas diagrammas, dodieties uz Ievietot> Diagrammas
Diagrammas var padarīt jūsu datus daudz interesantākus! Neaizmirstiet, ka izmantojat tās pašas vecās sektoru diagrammas. Pārsteidziet priekšnieku un atdzīviniet savus datus, izmantojot hierarhiskas diagrammas, piemēram, koku karti. Tiks parādīti jūsu dati kā kvadrāts (visi jūsu dati), kas sastāv no mazākiem taisnstūriem, kas attēlo atsevišķas jūsu datu sastāvdaļas.
Vēl viena jaunāka diagramma ir ūdenskritums, kas ilustrē to, kā datu daļas dod ieguldījumu kopumā. Šo var atrast arī diagrammās
6. solis. Veiciet stabilas prognozes, izmantojot viena klikšķa prognozēšanu
Šis rīks ļaus jums justies kā profesionālis. Atlasiet datus, kurus vēlaties analizēt. Dodieties uz cilni Dati un ievadiet grupu Prognoze. Izvēlieties Prognozes lapa un izpētiet dialoglodziņa opcijas.
- Piemēram, varat izvēlēties, vai jūsu informācija tiek parādīta kā līniju vai joslu diagramma.
- Atkarībā no sezonalitātes varat arī izvēlēties prognozēšanas iespēju.
2. metode no 4: rakurstabulu izmantošana
1. solis. Dodieties programmā Excel un atlasiet Pivot Tables
Pivot tabulu apgūšana var būt īsts spēļu mainītājs Excel lietotājiem. Pivot tabulas palīdzēs jums pārkārtot datus un aplūkot tos dažādos veidos. Excel automātiski aizpildīs jūsu datus, taču jūs varat tos pārvietot, kā vēlaties. Kad esat izveidojis tabulu, varat izvēlēties, kā to kārtot, izvēloties vienu no četrām iespējām:
- Pārskatu filtrs, kas ļaus apskatīt tikai noteiktas rindas.
- Kolonnu iezīmes, kas var darboties kā galvenes.
- Rindu iezīmes, kuras varat izmantot rindu nosaukšanai.
- Vērtība, kas ļauj izvēlēties, vai vēlaties saskaitīt vai summēt savus datus, un piedāvā dažādas citas manipulācijas.
2. solis. Pievienojiet vairākas rindas un kolonnas vienlaicīgi
Aplūkojot tabulu, varat izvēlēties, kuras rindas vai kolonnas pievienot. Iezīmējiet rindas/kolonnas, kuras vēlaties ievietot, ar peles labo pogu noklikšķiniet un izvēlieties “Ievietot”. Tas ietaupīs laiku, jo tas ir daudz ātrāk nekā atsevišķu kolonnu vai rindu pievienošana.
3. solis. Noregulējiet savus datus, izmantojot filtrus
Izklājlapā noklikšķinot uz cilnes Dati, izvēlieties “Filtrēt”. Pēc tam varat izvēlēties, vai vēlaties skatīt slejas dilstošā vai augošā secībā, noklikšķinot uz bultiņas blakus slejas galvenei. To var izdarīt arī, lai izvēlētos, kuras rindas vēlaties skatīt.
4. solis. Iezīmējiet kolonnu, kuru vēlaties transponēt
Dažos gadījumos, iespējams, vēlēsities mainīt datus no rindām uz kolonnām vai otrādi. Iezīmējiet rindu vai kolonnu, kuru vēlaties mainīt, un ar peles labo pogu noklikšķiniet. Pēc tam izvēlieties “Kopēt”. Atlasiet šūnu, kurā vēlaties sākt savu jauno rindu vai kolonnu. Pēc tam ar peles labo pogu noklikšķiniet un izvēlieties “Ielīmēt īpašu”. Tiks parādīta jauna opcija, un jūs varat noklikšķināt uz “Transponēt”.
5. solis. Iezīmējiet rindu vai kolonnu, lai noņemtu dublikātus
Ja strādājat ar lielu datu kopu, iespējams, jūsu datos būs daudz atkārtojumu. Atlasiet rindu vai kolonnu, kuru vēlaties uzlabot, un iezīmējiet to. Cilnē Dati skatiet sadaļu “Rīki” un atlasiet “Noņemt dublikātus”.
Uznirstošajā logā tiks lūgts apstiprināt, ar kuriem datiem vēlaties manipulēt. Atkal atlasiet “Noņemt dublikātus”
3. metode no 4: jaunu formulu un funkciju pievienošana jūsu repertuāram
1. solis. Izmantojiet rīku Ievietot formulu
Nebaidieties izmēģināt dažas jaunas formulas. Lai ievadītu funkciju, iezīmējiet šūnu, kurā būs funkcija. Pēc tam izklājlapas augšdaļā esošajā lentē noklikšķiniet uz cilnes Formula un izvēlieties Ievietot funkciju. Ja zināt precīzu formulu, kuru vēlaties izmantot, varat to ierakstīt. Varat arī ievadīt atslēgvārdus, piemēram, "skaitīt šūnas". Excel var palīdzēt atrast vajadzīgo formulu, kas ir patiešām noderīga.
2. solis. Praktizējiet SUMPRODUCT izmantošanu programmā Excel
Šo funkciju izmanto, lai reizinātu masīvus vai diapazonus un iegūtu produkta summu. Sintakse ir šāda: = SUMPRODUCT (masīvs1, [masīvs 2],…)
SUMPRODUCT ir dažādas funkcijas. Piemēram, ja jums jāpievieno datu apakšējās vērtības, funkcijas SUMPRODUCT ietvaros varat izvēlēties funkciju SMALL
3. darbība. Izmantojiet funkciju COUNTIF
Tas ir noderīgi, ja vēlaties noteikt, cik reizes skaitlis vai vārds parādās jūsu izklājlapā. Formula ir = COUNTIF (diapazons, kritēriji).
Piemēram, ja vēlaties uzzināt, cik bieži parādās vārds “Kalifornija”, ierakstiet = COUNTIF (B: B, “Kalifornija”)
4. solis. Izmantojiet VLOOKUP, lai apvienotu datus
Varat iedomāties, ka VLOOKUP ir līdzīgs tālruņu grāmatas izmantošanai, lai personas vārdu izmantotu, lai atrastu personas tālruņa numuru. Šī funkcija ļauj aplūkot vienu informāciju un atrast tai atbilstošo vērtību tajā pašā vai citā rindā vai kolonnā.
- Iespējams, atklāsit, ka vēlaties apvienot 2 vai vairākas izklājlapas 1. Vispirms pārliecinieties, vai jums ir vismaz viena kolonna, kas abās izklājlapās ir pilnīgi identiska. Formula ir šāda: = VLOOKUP (uzmeklēšanas vērtība, tabulas masīvs, kolonnu numurs, [diapazona uzmeklēšana]).
-
Piemēram, ievadot savus mainīgos, tas varētu izskatīties šādi:
- = MEKLĒŠANA (C2, 2. lapa! A: B, 2, FALSE)
- Tas būtu noderīgi, ja jums būtu aprīkojuma daļas numurs un būtu jāzina detaļas cena.
4. metode no 4: konsultēšanās ar citiem resursiem, lai uzzinātu vairāk
1. solis. Sazinieties ar Excel kungu par sarežģītām problēmām
Pat Excel eksperts var saskarties ar problēmām. Ir labi! Programmai Excel ir tik daudz funkciju, ka būtu diezgan grūti tās visas zināt. Ja atrodaties iestrēdzis, vienkārši dodieties uz vietni www.mrexcel.com. Pirmkārt, jūs varat mēģināt atrast atbildi uz savu jautājumu ziņojumu dēļos. Citi lietojumi var patiešām palīdzēt jums palīdzēt.
Ja jums nepieciešama eksperta palīdzība, varat pierakstīties Excel kunga konsultācijai. Jums, iespējams, būs jātērē nedaudz naudas, taču jūs, iespējams, iegūsit pielāgotu risinājumu, kas jums patiešām var palīdzēt
2. solis. Veikt bezmaksas tiešsaistes apmācību
Neatkarīgi no tā, vai meklējat jaunus īsceļus vai vienkārši vēlaties iepriecināt priekšnieku ar jaunām prasmēm, apmācība patiešām var palīdzēt pacelt kāju. GCF Learn Free piedāvā patiešām pamatīgu kursu, kas risina dažādas Excel problēmas. Jūs varat uzzināt, kā ātrāk izmantot What-If analīzi, un skatīt piemērus, kā izmantot daudzas dažādas formulas.
3. solis. Veiciet ātru meklēšanu internetā, lai atrastu nodarbību savā apkārtnē
Meklētājprogrammā vienkārši ierakstiet "excel class" un dzīvesvietu. Piemēram, jūs varat ierakstīt “excel class in Chicago”. Par maksu jūs varat reģistrēties nodarbībām klātienē vai tiešsaistē. Jūs varēsit lūgt ekspertu instruktoru parādīt jaunākos trikus.
Padomi
- Jūs varat apmeklēt nodarbības programmā Excel tiešsaistē vai personīgi vietējās kopienas koledžā.
- Jums varētu būt noderīgi arī lejupielādēt dažas Excel veidnes un praktizēt, izmantojot savas jaunās prasmes.
