Vai baidāties, ka jūsu PowerPoint iemidzinās jūsu auditoriju? Vai arī jūs sāksit prezentāciju tikai tāpēc, lai saprastu, ka puse no jūsu slaidiem ir bezjēdzīgi? Jūs, iespējams, esat izmantojis garlaicīgos PowerPoints punktus, un tagad esat pārliecināts, ka jūsu prezentācija būs labāka. Izmantojot dažus vienkāršus pielāgojumus, jūs varat iegūt efektīvu PowerPoint, kas jūsu auditorijai būs noderīgs un saistošs.
Soļi
1. metode no 4: satura izveide
1. solis. Pirms sākat veidot PowerPoint, uzrakstiet savu runu
Ir grūti izveidot prezentāciju, ja nezināt, ko plānojat teikt. Padomājiet, ko plānojat pateikt, un sadaliet to gabalos. Pēc tam izveidojiet kontūru vai pierakstiet piezīmes. Jūs pat varat izveidot īsu skriptu.
Izmantojiet savu kontūru vai piezīmes, lai palīdzētu jums izlemt, kas jāiekļauj slaidos
2. darbība. Pielāgojiet informāciju atbilstoši savai auditorijai
Jūs, iespējams, izveidosit ļoti atšķirīgas prezentācijas vidusskolēnu klasei un uzņēmumu vadītāju grupai, pat ja tēma ir tāda pati. Rakstot slaidus, ņemiet vērā auditorijas dalībnieku vidējo vecumu un izcelsmi. Pasniedziet savas idejas tā, lai tās būtu viegli sagremojamas.
- Ja jūsu auditorijai būs mazāk priekšzināšanu par jūsu tēmu, izvairieties no žargona lietošanas un veltiet nedaudz vairāk laika, lai izskaidrotu jēdzienus, kas viņiem jāsaprot.
- Ja runājat ar cilvēkiem, kuri daudz zina par jūsu tēmu, jums, iespējams, nav jāiekļauj tik daudz pamatinformācijas, un, iespējams, viss ir kārtībā, izmantojot kādu kopīgu žargonu.
- Mērķauditorijai ar jauktu izcelsmi, ja nepieciešams, varat iekļaut nelielu pamatinformāciju, taču tā var būt minimāla, tāpēc ļoti zinoši auditorijas locekļi nav garlaicīgi.
3. solis. Lai uzlabotu lasāmību, iekļaujiet tikai būtisku informāciju
Jūs, iespējams, vēlaties sniegt auditorijai pēc iespējas vairāk informācijas, taču viņiem būs grūti lasīt slaidus, kas ir pārpildīti ar tekstu. Neuztraucieties par visu teikumu rakstīšanu vai visu detaļu uzskaitīšanu. Vienkārši iekļaujiet svarīgākās vietas, piemēram, galvenos punktus, datus un galvenos jēdzienus.
- Pieņemsim, ka sniedzat prezentāciju, kurā izskaidrojat vietējā parkā veiktās aptaujas rezultātus. Jūsu slaids var ietvert aizzīmes, kurās teikts: “Aptauja veikta 3 mēnešu laikā”, “Tikai pieaugušie iekļauti”, “62% vēlas jaunu rotaļu laukuma aprīkojumu” un “32% vēlas uzstādīt šļakatas spilventiņu”.
- Jūsu prezentācijā nevajadzētu ietvert visu, ko plānojat pateikt.
4. solis. Ierobežojiet līdz 5 teksta rindiņām vienā slaidā ar ne vairāk kā 6-8 vārdiem katrā rindā
Jūs vēlaties, lai jūsu auditorija klausītos jūsu teikto, nevis lasītu informācijas rindkopas slaidos. Garāko slaidu ierobežojumam jābūt 5 rindām, lielākajā daļā slaidu ir 2 līdz 4 teksta rindiņas. Rūpīgi izvēlieties vārdus, lai auditorija no jūsu prezentācijas redzētu tikai to, kas viņiem jāatceras.
Tas nozīmē, ka slaidos nedrīkst būt vairāk par 40 vārdiem
2. metode no 4: prezentācijas noformēšana
1. solis. Uzklājiet konsekventu veidni ar minimālisma krāsu shēmu
Nespiediet pārāk daudz uz savu tēmu. Lai izveidotu saistošu PowerPoint, jums nav nepieciešama sarežģīta krāsu palete vai unikāls dizains. Lielākajai daļai cilvēku patīk vienkāršs formāts, kas patīk acīm. Izvēlieties veidni, kas ietver 2-3 krāsas un vienkāršu dizainu.
- Atverot jaunu PowerPoint prezentāciju, automātiski tiks atvērta veidnes cilne. Varat izvēlēties piedāvāto veidni vai meklēt noteiktu stilu. Vislabāk ir iestatīt veidni, pirms darāt kaut ko citu, jo, mainot veidni, var mainīties esošā teksta un attēlu novietojums.
- Piemēram, varat izvēlēties veidni, kurai ir vienkārša apmale un kurā izmantota melnā un dzeltenā vai sarkanbrūnā un baltā krāsu shēma. Ja pārstāvat organizāciju, varat izmantot tās krāsas.
- PowerPoint prezentācijas parasti ir ainaviskas, tāpēc parasti vislabāk nepārslēgt slaida orientāciju uz portretu.
2. solis. Fona un teksta lasīšanai izvēlieties kontrastējošas krāsas
Nepareizu krāsu izvēle var padarīt slaidus grūti lasāmus. Ja jūsu fons ir tumšā krāsā, izvēlieties fontu gaišā krāsā. Ja fonam izmantojat gaišu krāsu, izmantojiet tumšu fontu. Visiem slaidiem izmantojiet vienādas krāsas.
- Parasti ir pareizi izmantot izvēlētajai tēmai noklusējuma krāsas. Tomēr, ja teksts iekļaujas fonā, varat izlemt tos mainīt.
- Krāsas var mainīt, izmantojot krāsu lodziņu ekrāna augšdaļā esošajā rīkjoslā.
- Piemēram, jūs varat izmantot baltu tekstu sarkanbrūnā fonā vai melnu tekstu uz balta fona. Kopumā vieglākais teksts uz tumša fona ir visvieglāk lasāms.
- Vienmēr izmantojiet stabilu fonu. Izdrukas un zīmējumi var izskatīties jauki, taču tie apgrūtina auditorijas lasīšanu jūsu tekstā.
- Nekad neizmantojiet sarkano un zaļo kopā vai zilo un dzelteno kopā, jo cilvēki, kuri ir krāsu akli, nevarēs lasīt materiālu.
3. solis. Izvēlieties skaidru, salasāmu fontu virsrakstiem un pamattekstam
Visai prezentācijai var izmantot vienu fontu, taču, iespējams, vēlaties izmantot virsraksta fontu slaidu nosaukumiem un teksta fontu informācijai slaidu pamattekstā. Tomēr pretoties vēlmei dažāda veida informācijai izmantot vairākus fontus, jo tas var padarīt jūsu prezentāciju neprofesionālu un radīt mulsumu auditorijai.
- Tāpat kā ar krāsām, jūs varētu izlemt izmantot noklusējuma fontus, kas pievienoti izvēlētajai tēmai. Tomēr pārliecinieties, ka fonta lielums nav pārāk mazs.
- Ekrāna augšdaļā esošajā rīkjoslā tiks parādītas fontu stila un fonta lieluma nolaižamās izvēlnes. Noklikšķiniet uz izvēlnes, lai izvēlētos vēlamo stilu un izmēru.
- Sans serif fonti, piemēram, Arial un Helvetica, ir visvieglāk lasāmi slaidrādē, tāpēc tie ir lieliska iespēja. Jūs varat izmantot Arial saviem nosaukumiem un Helvetica ķermeņa tekstam.
- Nelietojiet jautru vai muļķīgu fontu, piemēram, Comic Sans. Tie var padarīt jūsu PowerPoint mazāk efektīvu, samazinot jūsu ziņojumu.
4. solis. Iestatiet fontu no 24 līdz 48 pt, lai tas būtu redzams
Aplūkojot prezentāciju datora ekrānā, mazs fonts izskatās lieliski. Tomēr, tiklīdz jūsu prezentācija tiek projicēta uz ekrāna, šis fonts var būt pārāk mazs, lai lielākā daļa auditorijas to izlasītu. Vienmēr iestatiet fontu vismaz uz 24 pt, lai cilvēki varētu redzēt jūsu tekstu, un visiem slaidiem izmantojiet vienādu fonta lielumu.
- Lai redzētu, vai fonts ir pietiekami liels, nostājieties aptuveni 1,8 m (6 pēdu) attālumā no datora monitora un pārbaudiet, vai varat to izlasīt.
- Nosakot fontu, ņemiet vērā, cik cilvēku būs jūsu auditorijā. Ja jūs sniedzat prezentāciju nelielā konferenču telpā, iespējams, lieliski izskatīsies 24 punktu fonts. Tomēr, ja jūs uzstājaties lielā auditorijā, jums, iespējams, būs jāizvēlas 48 punktu fonts.
Solis 5. Izlīdziniet tekstu pa kreisi, lai tas būtu viegli lasāms
Lai gan nav noteikumu, ka tekstu nevar centrēt, auditorijai parasti ir vieglāk lasīt tekstu, ja tas ir izlīdzināts pa kreisi. Tādā veidā aizzīmju punkti sakārtosies kārtīgi. Ja vēlaties, lai jūsu teksts būtu lapas centrā, vienkārši samaziniet tekstlodziņa lielumu un izmantojiet peli, lai pārvietotu lodziņu slaida centrā.
Jūs varat arī aizpildīt slaidā tukšu vietu ar attēlu
6. solis. Izmantojiet treknrakstu vai palielinātu tekstu virsrakstiem vai galvenajiem faktiem
To var izlaist, taču jums var būt daži punkti vai dati, kurus vēlaties izcelt prezentācijā. Ja tā, dodieties uz teksta treknrakstu vai nedaudz palieliniet to, lai tas izceltos. Noteikti izmantojiet to minimāli, lai auditorija atzītu, ka iezīmētais teksts ir svarīgs.
- Piemēram, jūs varat treknrakstā izmantot jebkuru prezentācijā izmantoto statistiku. Jūs varētu rakstīt: “Līdz 64% studentu uzlaboja pārbaudes rezultātus.”
- Līdzīgi jūs varētu to izmantot, lai izceltu konkrētu formulējumu, piemēram, “Vairākums Ļoti apmierināts ar parka pakalpojumiem.”
7. solis. Izvēlieties pamata slaidu pāreju, kas nenovērš uzmanību
Jums ir tik daudz jautru pāreju, no kurām izvēlēties, un, noklikšķinot uz nākamā slaida, jums var rasties kārdinājums slaidiem lidot iekšā, pazust vai griezties. Tomēr auditorijas locekļiem tas šķiet kaitinoši pēc dažiem slaidiem, un tas var novērst uzmanību no jūsu ziņojuma. Tā vietā izvēlieties vienu vienkāršu pāreju, lai pārietu no slaida uz slaidu.
- Pārejas var izvēlēties un mainīt, ekrāna augšdaļā noklikšķinot uz cilnes Pārejas. Kad tiek atvērta izvēlne, noklikšķiniet uz pārejas, kuru vēlaties skatīt priekšskatījumā.
- Izbalēšanas pāreja ir lieliska iespēja. Noklikšķinot uz nākamā slaida, pašreizējā puse pazudīs, lai atklātu jauno slaidu.
- Varat arī izmēģināt vāka pāreju, kur šķiet, ka jaunais slaids pārvietojas vecā slaida priekšā.
8. solis. Ierobežojiet animācijas un skaņas efektus, lai iegūtu profesionālāku izskatu
Jūs droši vien esat redzējuši prezentācijas, kurās ekrānā parādījās vārdi vai zvans, kad mainījās slaids. Tomēr jūsu prezentācija būs efektīvāka, ja jūsu dizains būs vienkāršs. Izmantojiet šīs funkcijas tikai tad, ja vēlaties izcelt konkrētu slaidu vai informāciju.
Jūs varat izmantot animācijas vienā slaidā, kas ir ļoti svarīgi jūsu prezentācijai. Piemēram, ja datu attēlošanai izmantojat diagrammu, skaņas efektu varat iekļaut tikai diagrammas slaidā
3. metode no 4: satura ievietošana slaidos
1. solis. Plānojiet katram slaidam veltīt apmēram 1 minūti
Jūs nevēlaties pārāk bieži mainīt slaidus, jo jūsu auditorija var zaudēt fokusu. Kopumā jums ir nepieciešams apmēram 1 slaids katrai prezentācijas minūtei. Katrā slaidā iekļaujiet pietiekami daudz informācijas, lai aizpildītu šo minūti.
- Nepieciešamās informācijas daudzums katrā slaidā būs atkarīgs no tā, ko plānojat pateikt. Apsveriet, cik daudz paskaidrojumu jūs sniegsit par katru punktu, lai palīdzētu jums izlemt, cik daudz informācijas iekļaut katrā slaidā.
- Katrā slaidā nav jāpavada tieši 1 minūte, bet izmantojiet to kā aptuvenu vadlīniju. Ir pareizi pavadīt 45 sekundes uz viena slaida un 90 sekundes pie cita. Tomēr mēģiniet izvairīties no slaidiem, kuriem veltāt tikai 20 līdz 30 sekundes.
- Katru reizi mainot slaidus, jūs riskējat zaudēt auditorijas uzmanību, tāpēc nevēlaties to darīt pārāk bieži.
2. solis. Samaziniet pieturzīmju izmantošanu, jo tas pārblīvē jūsu slaidu
Jūs, iespējams, uztraucaties par sliktas gramatikas izmantošanu prezentācijā, taču PowerPoint atšķiras no esejas vai ziņojuma. Neuztraucieties par komatu vai punktu ievietošanu aizzīmju sarakstu beigās. Turklāt mēģiniet samazināt garus teikumus, lai tiem nebūtu vajadzīgas pieturzīmes. Ir pilnīgi pareizi, ja PowerPoint ir teikumu fragmenti.
Ja izmantojat daudz pieturzīmju, iespējams, slaidos ir pārāk daudz informācijas. Atgriezieties un apskatiet, ko varat izgriezt, lai nokļūtu svarīgākajās lietās
3. solis. Nelietojiet visus burtus, izņemot nosaukumus
Jūs domājat, ka visa vārda vai frāzes ar lielo burtu lietojums uzsver vārdu nozīmi, taču jūsu auditorijai ir grūtāk lasīt tekstu ar lieliem burtiem. Turklāt cilvēki parasti uztver lielo burtu kā kliegšanu. Izmantojiet teikumu reģistru visiem slaidu teksta blokiem, lai tie būtu viegli lasāmi.
Atcerieties, ka vienmēr varat izteikt treknrakstā svarīgus vārdus, lai pievērstu tiem uzmanību
4. solis. Izmantojiet aizzīmju sarakstu, lai parādītu galvenos punktus
Aizzīmju saraksti ir PowerPoint prezentācijas maize. Lielāko daļu jūsu slaidu veidos vārdu un frāžu aizzīmju saraksts. Mēģiniet katrā slaidā iekļaut aptuveni 2–4 galvenos punktus.
Ja salīdzināt vai kontrastējat tēmu, slaidā varat izveidot 2 kolonnas. Ideālā gadījumā ierobežojiet katru kolonnu līdz 3-4 aizzīmju punktiem, lai to joprojām būtu viegli lasīt
5. solis. Parādiet datus diagrammās vai grafikos, lai tos būtu viegli saprast
Tas ir labi, ja prezentācijā nav diagrammu vai grafiku, taču izmantojiet tos, ja varat. Jauka diagramma vai grafiks palielinās jūsu prezentācijas profesionalitāti, un jūs varat tos viegli izveidot programmā PowerPoint. Pilnu slaidu veltiet diagrammai vai diagrammai, ja to izmantojat.
- Piemēram, varat izmantot joslu diagrammu, lai attēlotu pārdošanas apjomu pieaugumu, vai sektoru diagrammu, lai attēlotu atbalstu pozīcijai.
- Diagrammā neizmantojiet vairāk par 4 krāsām, jo jūsu slaids izskatīsies pārāk aizņemts.
6. solis. Iekļaujiet augstas kvalitātes attēlus vai klipkopas, lai līdzsvarotu slaidus
Ja vēlaties apžilbināt savu auditoriju, lielākajā daļā slaidu jābūt attēlam. Izvēlieties fotoattēlus, kas ilustrē vai attēlo jūsu idejas. Novietojiet tos pretī tekstam vai slaidu negatīvajā vietā. Izmantojiet savus attēlus, lai ilustrētu slaidos esošo saturu vai aizstātu tekstu.
- Katrā slaidā izmantojiet 1 vai 2 attēlus, bet ne vairāk kā 2.
- Pārbaudiet, vai attēli izskatīsies labi, ja tie tiks projicēti uz ekrāna.
- Nelietojiet attēlus, kas neatbilst jūsu tekstam, jo tie var mulsināt jūsu auditoriju. Piemēram, jūs varat izmantot piknika fotoattēlu, ja sniedzat prezentāciju par parkiem, taču tas pats fotoattēls būtu mulsinošs, ja runājat par veselības aprūpi.
- Esiet piesardzīgs, izmantojot klipkopas. Pamata klipkopas dažiem auditorijas dalībniekiem var šķist novecojušas, tāpēc izmantojiet tikai kvalitatīvus attēlus.
7. solis. Iegulstiet visus izmantotos videoklipus, lai tos būtu ērti apskatīt
Jums nav jāizmanto video jūsu PowerPoint, tāpēc neuztraucieties par to, ja jums vēl nav plāna to izmantot. Tomēr, iespējams, vēlēsities izmantot video, lai atbalstītu savas idejas vai ilustrētu kādu punktu. Ja tā, ieguliet to PowerPoint, lai prezentācijas laikā to varētu viegli atskaņot. Tādā veidā jums nebūs jāizklikšķina no sava PowerPoint, lai parādītu videoklipu.
Pieņemsim, ka veicat prezentāciju par lugu Makbets. Prezentācijas laikā jūs varētu izmantot svarīgu ainu filmu klipus. To iegulšana atvieglos klipa atskaņošanu, kamēr vēl esat prezentācijas režīmā
4. metode no 4: PowerPoint pabeigšana
1. solis. Pārbaudiet prezentāciju, lai pārbaudītu pareizrakstības kļūdas un drukas kļūdas
Ikviens pieļauj kļūdas, tāpēc vienmēr pārbaudiet rakstīto, pirms to atlaižat pasaulē. Prezentācijas režīmā noklikšķiniet uz slaidiem, lai redzētu, kā tie izskatīsies jūsu auditorijai. Pārlūkojiet katru slaidu, lai pārliecinātos, ka nosaukums un bloka teksts ir pareizi.
- Noteikti izlabojiet visas kļūdas.
- Ja varat, palūdziet kādam uzticamam arī koriģēt prezentāciju. Tie var pamanīt kļūdas, kuras jūs neredzat uzreiz.
2. solis. Praktizējiet savu runu, pārvietojot slaidus uz priekšu un atpakaļ
Tas izklausās muļķīgi, taču prezentācijas laikā jūs varat paklupt, kad ir pienācis laiks mainīt slaidus. Pārbaudiet prezentāciju dažas reizes, lai pārliecinātos, ka varat vienmērīgi noklikšķināt uz slaidiem. Prezentācijas laikā neskatieties uz saviem slaidiem, jo tas liek auditorijai justies tā, it kā jūs viņiem lasītu. Tā vietā atsaucieties uz skriptu vai piezīmēm, ja nevarat atkārtot savu runu no atmiņas.
- Praktizējiet savu runu spoguļa priekšā vai filmējiet pats, lai jūs varētu veikt nepieciešamos uzlabojumus. Turklāt, ja jums ir laika ierobežojums, veltiet laiku sev.
- Ir svarīgi iet gan uz priekšu, gan atpakaļ, jo auditorijas dalībnieki var lūgt jūs atgriezties. Tāpat jūs varētu nejauši izlaist slaidu, noklikšķinot uz priekšu.
3. solis. Ja iespējams, pārbaudiet, vai varat redzēt tekstu no tālienes
Jūs jau esat darījis visu iespējamo, lai pārliecinātos, ka jūsu prezentācija ir perfekta, taču joprojām varat atrasties ar izplūdušiem slaidiem. Ja varat, pirms prezentācijas sniegšanas pārskatiet savu PowerPoint uz projektora ekrāna. Vēlreiz pārbaudiet, vai jūsu slaidus ir viegli nolasīt pat no istabas aizmugures. Ja tos neredzat, mēģiniet palielināt fontu vai palielināt projekciju.
Neuztraucieties, ja iepriekš nevarat pārbaudīt prezentāciju. Jūsu prezentācija, visticamāk, būs laba
4. solis. Noņemiet tekstus vai attēlus, kurus projektora ekrānā ir grūti saskatīt
Dažreiz attēls, kas izskatās perfekti datora ekrānā, pārvēršas par neskaidru lāsi, kad to projicē uz ekrāna. Līdzīgi tekstu var viegli lasīt datorā, taču prezentācijas režīmā tas var darboties kopā. Ja jums ir grūtības kaut ko lasīt slaidā, izdzēsiet to. Mēģiniet to aizstāt, ja jums ir laiks pirms prezentācijas pasniegšanas.
Labāk, ja slaidā ir tukša vieta, nekā attēli vai vārdi, kurus auditorija nevar nolasīt. Viņi, visticamāk, novērsīs uzmanību, mēģinot noskaidrot slaidā redzamo
5. solis Palūdziet kādam, kam uzticaties, skatīties jūsu PowerPoint un sniegt atsauksmes
Vairumā gadījumu jums par to nav jāuztraucas. Tomēr jūs varētu vēlēties papildu atsauksmes par ļoti svarīgu prezentāciju. Meklējiet kādu, kas ir līdzīgs jūsu auditorijas demogrāfiskajiem datiem. Parādiet viņiem savu prezentāciju un uzziniet, ko viņi domā.
- Piemēram, pieņemsim, ka jūs būsiet galvenais runātājs līdzekļu vākšanā. Šī ir diezgan svarīga prezentācija, tāpēc jūs varētu vēlēties, lai kāds to iepriekš pārbauda. Tomēr jums, visticamāk, nebūs vajadzīgas atsauksmes par katru jūsu sniegto darba prezentāciju.
- Ja persona sniedz konstruktīvu kritiku, kas jums ir saprātīga, varat pārskatīt savu PowerPoint.
Padomi
- Jūsu auditorija, visticamāk, klausīsies jūsu runu un pierakstīs, ja slaidos ir mazāk teksta.
- Noteikti saglabājiet savu darbu bieži.
- Izmantojiet uzmanības piesaistītājus, lai ieinteresētu klausītājus par jūsu tēmu.
- Iegaumējiet savu informāciju, lai nelasītu prezentāciju. PowerPoint vajadzētu atbalstīt jūsu runu kā kontūru.
- Pirms runas pārliecinieties, ka varat izlasīt visus savus slaidus.
- Nelietojiet muļķīgus fontus vai attēlus, jo tie var likt jums izskatīties neprofesionāli.
