Var šķist, ka ir grūti aizvērt svarīgu biznesa e -pastu. Ir tik daudz veidu, kā pabeigt savu ziņojumu! Tomēr galu galā e -pasta slēgšanas veids būs atkarīgs no dažiem dažādiem faktoriem. Tie var ietvert, piemēram, to, cik labi jūs zināt personu, kurai rakstāt, e -pasta ziņojumu mērķi un to, vai jūsu e -pasts ir daļa no ķēdes. Paturot prātā šos faktorus, izveidojiet atbilstošu pēdējo teikumu. Pēc tam izvēlieties pareizo pierakstīšanos un izlemiet, ko ievietot parakstā.
Soļi
1. daļa no 3: Noslēguma piezīmju rakstīšana
1. solis. Atgādiniet saņēmējam jūsu e -pasta ziņojuma mērķi
Ir daudz iemeslu rakstīt e -pastu biznesa vidē. E -pasta galvenā mērķa noteikšana palīdzēs jums noteikt labāko veidu, kā to pabeigt.
- Piemēram, ja iesniedzat pieprasījumu, beidziet ar kaut ko līdzīgu: “Paldies par jūsu laiku” vai “Paldies par uzmanību”.
- Ja atbildat uz informācijas vai palīdzības pieprasījumu, varat beigt ar “Es ceru, ka tas palīdz!” vai “Ļaujiet man zināt, vai ir kāds cits veids, kā es varētu palīdzēt.”
- Ja jūs organizējat tikšanos aci pret aci, jūs varētu beigt ar kaut ko līdzīgu: “Tiekamies nākamnedēļ!”
2. solis. Izmantojiet savai auditorijai atbilstošu toni
Padomājiet par to, cik labi jūs zināt personu, kurai rakstāt, kādas attiecības jums ir ar viņu un ko jūs cenšaties sasniegt. E-pastam augstākā līmeņa vadītājam vai svarīgam jaunam klientam, iespējams, vajadzētu būt formālākam nekā e-pastam pazīstamam kolēģim.
- Piemēram, ja jūs plānojat tikšanos ar klientu, labs noslēguma paziņojums varētu būt apmēram šāds: “Es ar nepacietību gaidu mūsu tikšanos 24. Ja jums ir kādi jautājumi, lūdzu, sazinieties ar mani pa tālruni 555-555-5555.”
- No otras puses, ja jūs organizējat draudzīgu tikšanos ar jums labi pazīstamu kolēģi, var būt pilnīgi labi beigt ar kaut ko līdzīgu: “Izklausās labi! Līdz rītam!:)”
3. solis. Neiekļaujiet noslēguma paziņojumu, ja jūsu e -pasts ir ķēdes sastāvdaļa
Ja šis ir jūsu pirmais e -pasta ziņojums par aplūkojamo tēmu vai ja tas ir īpaši svarīgs e -pasts, iespējams, ir ieteicams iekļaut noslēguma paldies vai aicinājumu uz darbību. Tomēr īsums ir svarīgs biznesa e -pastos. Ja jūsu e -pasts ir daļa no garas ķēdes, jums, iespējams, nebūs jāiekļauj nekas cits kā tikai būtiskākā informācija.
Piemēram, ja jūs ar savu priekšnieku pabeidzat garu sarunu pa e -pastu par uzdevumu, jums, iespējams, nevajadzēs teikt daudz vairāk kā: “Labi. Es to darīšu piektdien pirms dienas beigām. - M.”
2. daļa no 3: Izrakstīšanās izvēle
1. solis. Izvēlieties pierakstīšanos, kas atbilst jūsu e-pasta tonim
Ja jūsu e -pasta adrese ir oficiāla, parakstieties ar kaut ko līdzīgu “Ar cieņu” vai (vēl oficiālākam pieskārienam) “Ar cieņu”. Mazāk oficiāliem e -pasta ziņojumiem jums var būt labi, izmantojot kaut ko līdzīgu, piemēram, “Rūpēties” vai “Uzmundrinājums”.
Ja esat saņēmis iepriekšējus e-pasta ziņojumus no personas, kurai rakstāt, varat apskatīt viņu parakstīšanos un saskaņot savu toni ar viņu. Piemēram, ja viņi mēdz parakstīties ar kaut ko līdzīgu, “sirsnīgi sveicieni”, jums vajadzētu parakstīties ar līdzīgu formalitāšu līmeni
2. solis. Izmantojiet pierakstīšanos, kas atbilst jūsu mērķim
Tāpat kā noslēguma teikums, arī izrakstīšanās var atspoguļot jūsu e-pasta ziņojuma mērķi. Piemēram, ja jūs iesniedzat vienkāršu pieprasījumu vai īsu pateicību par kaut ko, varat izmantot pierakstīšanos, piemēram, “Liels paldies” vai “Liels paldies”, kam seko jūsu paraksts.
3. Izvairieties no kaut kā pārāk sirsnīga
Ja vien jūs ļoti labi nepazīstat personu, kurai rakstāt, izvairieties no kaut kā pārāk slīpa, neformāla vai sirsnīga. Parasti biznesa e -pastos nevajadzētu izmantot tādas lietas kā “Mīlestība”, “XOXO” vai “Hugs”.
4. solis. Izlaidiet pierakstīšanos īsos vai ķēdes e-pastos
Ja jūsu e-pasts ir daļa no garas ķēdes vai ja jūs mēģināt kaut ko ļoti īsi un ātri sazināties ar kolēģi, iespējams, nav nepieciešams iekļaut pierakstīšanos.
Ja nejūtaties ērti, izlaižot parakstīšanu, vienkārši veiciet vienkāršu pierakstīšanos, piemēram, –Berneja vai –B. īsi, neformāli e -pasta ziņojumi
3. daļa no 3: E -pasta parakstīšana
1. solis. Iekļaujiet savu identifikācijas pamatinformāciju
Parakstā iekļautās informācijas apjoms būs atkarīgs no tā, cik labi jūs pazīstat savu korespondentu un cik bieži esat ar viņu sazinājies.
- Pirmoreiz nosūtītajā e-pastā, iespējams, jāiekļauj vismaz jūsu pilns vārds, amata nosaukums, darba vieta un tālruņa numurs.
- Sazinoties ar kolēģi vai personu, kurai bieži nosūtāt e-pastu, iespējams, pietiek ar parakstu ar savu vārdu vai iniciāli.
2. Saglabājiet savu parakstu īsu
Kopumā vislabāk nav pārblīvēt biznesa e -pastu ar daudz papildu teksta un attēliem. Nepievienojiet e -pasta parakstam neko nevajadzīgu, piemēram, citātus, bezgaumīgu grafiku vai daudz saišu.
Solis 3. Iestatiet automātisko parakstu
Ja nevēlaties katru reizi, nosūtot svarīgu e -pastu, izrakstīt amata nosaukumu un kontaktinformāciju, iespējams, vēlēsities izveidot parakstu, ko jūsu e -pasta klients var automātiski pievienot jūsu ziņojumiem.
Dažas programmas, piemēram, Outlook, ļauj jums izveidot vairākus parakstus, lai jūs varētu izvēlēties vispiemērotāko katram e -pastam
Padomi
-
Jūsu parakstam vajadzētu izskatīties apmēram šādi:
- Ar laba vēlējumiem,
- Džeina Doja, tirgus analītiķe
- MegaCorp
- 214-444-1234
- Lielākajā daļā e -pasta klientu, piemēram, Outlook, ir ļoti viegli iestatīt parakstu, kas tiek automātiski pievienots katram e -pastam.
Brīdinājumi
- Ja iespējams, lūdziet citai personai vēlreiz pārbaudīt jūsu darbu. Pareizu korektūru nevar aizstāt.
- Pirms nosūtīšanas rediģējiet un koriģējiet visus burtus - tas ir, izlasiet pareizo gramatiku un pareizrakstību un noņemiet drukas kļūdas. Mainiet neskaidru valodu, piemēram, vārdus un frāzes, kas ir neskaidras vai kurām ir dubulta nozīme.
- Pareizrakstības pārbaudes izmantošana nav nekļūdīga, jo programmatūra bieži ievietos pareizi uzrakstītu vārdu, bet ne konteksta pareizo. Ja "bankroll" tiek mainīts uz "blank roll", teikuma nozīme patiešām mainās. Jums jāpaļaujas arī uz savām zināšanām par gramatikas smalkumiem, jo programmatūras ieteikumi ne vienmēr ir pareizi.
