Ņemot vērā faktu, ka katru dienu tiek nosūtīti un saņemti vairāk nekā 300 miljardi e -pasta ziņojumu, nav pārsteidzoši, ka cilvēkiem ir izveidojies “e -pasta nogurums”. Tāpēc ir tik svarīgi rakstīt efektīvus e-pasta ziņojumus, kas skaidri un kodolīgi atspoguļo jūsu domu-jūs nevēlaties, lai cilvēki pilnībā neizlasītu jūsu tikšanās uzaicinājuma e-pastu, jo tas ir pārāk garš vai neskaidrs. Neuztraucieties-šajā wikiHow sadaļā tiks aprakstīts viss, kas jums jādara, rakstot e-pasta ziņojumu uz tikšanās uzaicinājumu, piemēram, kā uzrakstīt spēcīgu tēmas rindiņu, ko jums vajadzētu pateikt e-pasta ziņojuma pamattekstā un kā izmantot kalendāra lietotne, lai padarītu lietas vieglākas.
Soļi
1. metode no 3: spēcīgas tēmas rindiņas rakstīšana
1. solis. Uzrakstiet īsu, atbilstošu temata rindiņu ar tikšanās datumu un tēmu
Šīs informācijas iekļaušana nozīmē, ka cilvēki zinās, kad tas notiks un par ko jāapspriež, pat neatverot e -pastu. Piemēram, jūs varētu uzrakstīt “Tikšanās 12/8: jaunas pārskatu sniegšanas vadlīnijas”.
Brīdinājums:
Izlaižot sanāksmes tēmu, iespējams, cilvēki atbildēs, jautājot, vai tas attiecas uz viņu nodaļu vai vai viņu apmeklējums ir obligāts, tāpēc noteikti norādiet tēmu!
2. solis. Lūdziet apstiprinājumu par apmeklējumu tēmas rindā
Ja jums jāzina, kurš ieradīsies uz sanāksmi, lūdziet apstiprinājumu tēmas rindiņā. Tādā veidā viņi zinās, ka viņiem ir jāatbild pēc iespējas ātrāk, pat pirms e -pasta atvēršanas. Jūs varētu uzrakstīt: “Piektdien, 10. un 6. HR sanāksmē, lūdzu, apstipriniet to ASAP.”
Jūs varētu arī uzrakstīt: “Lūdzu, atbildiet: HR sanāksme 10/6.”
3. Paziņojiet viņiem, vai tēmas rindā ir ārkārtas sanāksme
Ja tas ir steidzams vai laika ziņā svarīgs jautājums, kas prasa tūlītēju tikšanos, pievienojiet tematam steidzamības sajūtu. Piemēram, jūs varētu uzrakstīt kaut ko līdzīgu: “Ārkārtas sanāksme pirmdien, 31. maijā: kiberdrošība”.
Ir svarīgi atzīmēt tikšanās tēmu, lai sniegtu viņiem priekšstatu par to, kas viņus sagaida
4. solis. Norādiet, vai apmeklējums ir obligāts vai ieteikts
Ja strādājat lielā uzņēmumā, dažu cilvēku klātbūtne var nebūt nepieciešama katrā sanāksmē. Norādiet attiecīgo nodaļu tēmas rindā vai informējiet saņēmējus, vai viņiem ir jāapmeklē. Piemēram, jūs varētu uzrakstīt: “Obligāta mārketinga sanāksme 10/6.”
Ja sapulce nav nepieciešama, varat uzrakstīt: “Ieteiktā sanāksme 10/6 par efektīvu izpētes taktiku.”
5. solis. Lai izvairītos no neskaidrībām, tēmas rindiņā izmantojiet pilnus vārdus
Saīsinājumi var šķist efektīvi, taču tie nav tik specifiski kā pilni vārdi un var radīt neskaidrības. Piemēram, “SAP” varētu nozīmēt “sistēmas un apstrāde” vai “paraugu ņemšanas un analīzes plāns” atkarībā no tā, kurš ir pazīstams un nav pazīstams ar jūsu valodu.
Tomēr ir pareizi izmantot parastos saīsinājumus, piemēram, “RSVP”, “HR” un “Wed”
2. metode no 3: e -pasta pamatteksta izveide
1. solis. Uzrakstiet īsu, draudzīgu ievadu un īsu piezīmi
Iepazīstināšana ar sevi ir nepieciešama, ja strādājat lielā uzņēmumā vai vēl nepazīstat visus. Šajā īsajā ievadā ir svarīgi arī pieminēt, vai kādi dokumenti vai materiāli ir jāaizpilda un/vai jāņem līdzi uz sanāksmi.
Padariet savu ievadu pievilcīgu vai atbilstošu darbam. Piemēram, “Labdien, komanda, es ar nepacietību gaidu nākamās nedēļas jaunās programmas atklāšanu!”
Padoms:
Atgādiniet saņēmējiem, ja viņiem ir jāizpilda kādi uzdevumi vai jāņem līdzi sapulce. Piemēram, “Atgādinām, lūdzu, paņemiet 4 pārdevēju kontaktu sarakstu drukātas kopijas.”
Solis 2. Uzskaitiet sapulces datumu un laiku savā rindā, lai tā izceļas
Šī ir būtiska informācija, lai cilvēki varētu apmeklēt sanāksmi, tāpēc vēlaties, lai tā būtu skaidra un izceļas no pārējā teksta. Atkāpt 2 rindas virs un zem tā un/vai ievietot treknrakstā.
- Piemērs: “6. oktobris, 10:30 - 11:45”
- Ja sapulce ir tiešsaistē, norādiet laika joslu, lai cilvēki dažādās laika zonās nepalaistu garām nepareizas saziņas dēļ. Piemēram, jūs varētu rakstīt: “6. oktobris, 10:30 - 11:45 (PST)”
Solis 3. Norādiet atrašanās vietu pēc datuma un laika
Izceliet atrašanās vietu tikpat daudz kā datumu un laiku, it īpaši, ja tiekaties jaunā vietā, ja to ir grūti atrast vai ja zināt, ka daži adresāti nav pazīstami ar atrašanās vietu. Virtuālām sanāksmēm (vai nu izmantojot tiešu forumu, vai video tērzēšanu), nodrošiniet saiti uz forumu vai videozvanu, lai ērti piekļūtu.
Sniedzot norādes, esiet pēc iespējas detalizētāks. Piemēram: “Lūdzu, nāciet uz konferenču telpu 592 Timaren ēkā (209 Nix St.). 592. istaba atrodas ēkas 2. līmenī, tāpēc jums ir jākāpj ar liftu no pirmā stāva, jāizkāpj 12. un jāizmanto lifti ēkas dienvidu pusē (pa kreisi), lai dotos augšup. uz 59. stāvu.”
4. solis. Kopīgojiet sanāksmes mērķi
Ļaujiet saņēmējiem zināt, ko sapulce sasniegs. Piedāvājot īsu sanāksmes darba kārtību, viņi varēs atpazīt, kuri uzdevumi ir jāveic iepriekš. Jūs varat vienkārši norādīt tēmu (piemēram, “Kiberdrošības atjauninājums”) vai norādīt laika grafiku:
- 10:30 - 10:45 Kopīgojiet projekta statusa atjauninājumus
- 10:45 - 11:10 Salīdziniet un atlasiet dzīvotspējīgus piedāvājumus
- 11:10 - 11:30 Prāta vētra un atklāšanas mērķi
5. solis. Pārbaudiet savu e -pastu, vai tajā nav gramatisku un faktu kļūdu
Vissvarīgākās korektūras lietas ir tikšanās datums, laiks un vieta, tāpēc pārliecinieties, vai tie ir pareizi! Varat arī koriģēt savu ievadu, darba kārtību vai citas piezīmes, kuras, iespējams, esat iekļāvis, lai pārliecinātos, ka esat aptvēris visus pamatus.
Pirms nosūtīšanas izlasiet savu e -pastu, lai pārliecinātos, ka rakstītais ir skaidrs un kodolīgs
3. metode no 3: Outlook vai integrētas kalendāra lietojumprogrammas izmantošana
Solis 1. Outlook cilnē Sākums noklikšķiniet uz “Jauna sapulce”
Ja jūsu uzņēmums izmanto saziņas datu bāzi ar integrētu kalendāru, piemēram, Outlook, izmantojiet to sapulces iestatīšanai. Parasti tas ir vēlamais kontaktpunkts cilvēkiem, ar kuriem strādājat.
Ja jūsu uzņēmums neizmanto programmu Outlook vai kaut ko tamlīdzīgu, uzaicinājuma nosūtīšanai varat izmantot ar darbu saistīto e-pastu
2. solis Logā “Plānošanas palīgs” izvēlieties laiku un datumu
Pēc jaunas sapulces izveides tiks atvērts kalendāra logs. Noklikšķiniet uz “Plānošanas palīgs” un iezīmējiet pieejamo tikšanās laiku un datumu.
Pārliecinieties, ka tas ir laiks, kad jūs un paredzētie apmeklētāji esat pieejami. Atkarībā no jūsu uzņēmuma lietojumprogrammas, iespējams, jums būs jāpielāgo skatīšanās iestatījumi, lai tiktu rādīts ikviena grafiks (papildus jūsu grafikam)
3. solis. Pievienojiet dalībniekus, ierakstot viņu vārdus vai izmantojot adrešu grāmatu
Noklikšķiniet uz teksta joslas, lai manuāli ievadītu vārdus, vai ritiniet adrešu grāmatu un atlasiet to nosaukumus no saraksta. Izmantojiet funkciju “Plānošanas palīgs”, lai pārbaudītu citu personu pieejamību.
Ja personas nav pieejamas, viņu vārdi tiks parādīti izcelti. Asistents pat parādīs ieteicamos laika intervālus, lai tie atbilstu jums un apmeklētāju grafikiem
4. solis. Iestatiet sapulces sākuma un beigu laiku
Pārliecinieties, vai sanāksmes datums ir datums, kuru izvēlējāties iepriekš, un noklikšķiniet uz kalendāra pogas, lai vajadzības gadījumā veiktu izmaiņas. Pēc tam izmantojiet nolaižamās bultiņas pa labi no laika saraksta, lai izvēlētos pareizo sākuma un beigu laiku.
Beigu laiku pievienošana visvairāk respektē cilvēku laiku, lai viņi zinātu, kas viņus sagaida, un varētu plānot savu braucienu uz darbu vai sapulces norisi
5. solis Ekrāna augšdaļā esošajā cilnē “Sapulce” noklikšķiniet uz “Iecelšana”
Noklikšķinot uz šīs pogas, jūs atgriezīsieties vispārējā tikšanās ekrānā, un jums vajadzētu redzēt ieplānoto ierakstu. Šeit varēsit pievienot tēmu, atrašanās vietu un piezīmes.
Ja tikšanās ekrānā neredzat ieplānoto ierakstu, atgriezieties un atkārtojiet procesu, līdz tas tiek parādīts
6. solis. Esiet konkrēts, ievadot tēmu, atrašanās vietu un piezīmes
Dažos īsos vārdos (piemēram, “Gaidāmā produkta pārbaude”) ļaujiet saņēmējiem uzzināt, kas ir sapulce. Esiet precīzs par atrašanās vietu, norādot norādes, ja tā nav tipiska tikšanās vieta vai ja ir grūti nokļūt. Pievienojiet sapulcei papildu piezīmes (piemēram, jebkuru sagatavošanas darbu).
- Norādiet atrašanās vietas adresi, pat ja domājat, ka viņi to jau zina.
- Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz “sūtīt”.
Padoms:
Izvairieties no pārāk plašām tēmām, piemēram, “prāta vētras”, jo tas cilvēkiem daudz nestāsta par sapulces mērķi. Tā vietā jūs varētu teikt: “prāta vētras pārdevēji jaunam produktam”.
Padomi
- Pārbaudot e -pastu vai ielūgumu, saglabājiet to īsi un konkrēti.
- Izmantojiet draudzīgu, profesionālu rakstīšanas toni.
- Vēlreiz pārbaudiet saņēmēju sarakstu, lai pārliecinātos, ka ir uzaicināti visi, kam ir jābūt.
- Ierakstiet adreses rindā “bcc”, ja vēlaties, lai visas adreses tiktu paslēptas no adresātiem.
Brīdinājumi
- Nesūtiet ielūgumu vai e -pastu bez datuma, laika un atrašanās vietas. Tas, visticamāk, sarūgtinās jūsu uzaicinātos, un jūs saņemsiet virkni atbilžu, lūdzot šo informāciju.
- Nerakstiet ar lielajiem burtiem, tas tiks interpretēts kā kliegšana un ir ļoti neprofesionāls.
